Komfortable Terminberechnung in Word nachrüsten

17. Mai 2012

In vielen Schriftstücken wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen oder ähnlichen Dokumenten müssen Fälligkeits- oder Liefertermine eingesetzt werden. Zur Ermittlung der jeweiligen Termine greifen Sie vermutlich immer auf einen Kalender zurück. In Zukunft können Sie sich das Blättern im Kalender sparen und Word automatisch das korrekte Fälligkeitsdatum berechnen und direkt in ein Dokument einfügen lassen. Die Lösung in diesem Beitrag basiert auf kleinen Makros, die sich auch ohne VBA-Kenntnisse an Ihre individuellen Zwecke anpassen lassen.

Makro für automatische Terminberechnung anlegen

Die automatische Terminberechnung in Word ist einfacher und schneller nachgerüstet, als Sie es sich wahrscheinlich vorstellen können. Bereits ein einzeiliges VBA-Makro in Word macht in Zukunft den Blick in einen Kalender überflüssig.

Und so gehen Sie dazu im Detail vor:

  1. Wählen Sie in Word 2003 und 2002/XP das Menü EXTRAS-MAKRO-MAKROS an. In Word 2010 und 2007 wählen Sie ENTWICKLERTOOLS-CODE-MAKROS an oder drücken Alt + F8.
  2. Stellen Sie sicher, dass in der Liste MAKROS IN der Eintrag »Normal.dot (globale Vorlage)« bzw. in Word 2010/2007 »Normal.dotm (globale Vorlage)« markiert ist, damit das Makro künftig in allen Dokumenten zur Verfügung steht. Anschließend geben Sie in das Feld MAKRONAME
    procFälligkeitBerechnen
    ein und klicken auf ERSTELLEN.
  3. Word wechselt daraufhin automatisch in die VBA-Entwicklungsumgebung, legt das neue Makro mit dem gewünschten Namen an und setzt den Cursor bereits an die Stelle, an der Sie Ihre Befehle ergänzen müssen. In unserem Fall handelt es sich wirklich nur um eine einzige Zeile:
    Selection.InsertAfter Format(Date + 14, "dd.MM.yyyy")
  4. Nachdem Sie diese Zeile eingegeben haben, verlassen Sie die Entwicklungsumgebung über das Menü DATEI-SCHLIEßEN UND ZURÜCK ZU MICROSOFT WORD.
  5. Sie können das Makro nun bereits testen, indem Sie das Menü EXTRAS-MAKRO-MAKROS (Word 2003 und 2002/XP) bzw. ENTWICKLERTOOLS-CODE-MAKROS (Word 2010 und 2007) anwählen oder Alt + F8 drücken, im nachfolgenden Dialogfeld den Eintrag »procFälligkeitBerechnen« markieren und auf AUSFÜHREN klicken. Word berechnet daraufhin, ausgehend vom heutigen Tag, das Datum in 14 Tagen und fügt es an der aktuellen Cursorposition ein.

Komfortabler Makroaufruf per Tastenkombination oder Mausklick

Sollten Sie die neue Berechnen-Funktion immer wieder benötigen, wäre der Aufruf über den Makrodialog natürlich zu umständlich. Je nachdem, ob Sie vorwiegend mit der Maus oder lieber über die Tastatur arbeiten, sollten Sie das Makro daher einem Symbol oder einer Tastenkombination zuweisen. In Word 2010 und 2007 bietet sich zum schnellen Aufruf des Makros ein Symbol in der Schnellzugriffsleiste an.

Mit den folgenden Schritten vereinfachen Sie den Aufruf des Makros:

  1. In Word 2003 und 2002/XP wählen Sie zunächst das Menü EXTRAS-ANPASSEN an. In Word 2010 und 2007 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Multifunktionsleiste und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag MENÜBAND ANPASSEN (Word 2010) bzw. SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN (Word 2007).
  2. Möchten Sie das Makro in Zukunft über eine Tastenkombination starten, klicken Sie an dieser Stelle in Word 2003 und 2002/XP auf die Schaltfläche TASTATUR bzw. in Word 2010/2007 auf die Schaltfläche ANPASSEN im Bereich TASTENKOMBINATIONEN. Andernfalls fahren Sie mit Schritt 5 fort.
  3. Markieren Sie im folgenden Dialogfeld den Eintrag »Makros« in der Liste KATEGORIEN und wählen Sie anschließend »procFälligkeitBerechnen« unter MAKROS aus. Klicken Sie dann in das Feld NEUE TASTENKOMBINATION und betätigen Sie den Shortcut, den Sie in Zukunft für den Aufruf des Makros verwenden möchten. Wichtig dabei ist, dass Sie die Anzeige DERZEIT ZUGEWIESEN AN beachten, damit nicht versehentlich eine Tastenkombination überschrieben wird, die bereits von Word vergeben wurde und die Sie ebenfalls regelmäßig benötigen. Standardmäßig nicht belegt und daher für den Aufruf Ihrer Makros verfügbar ist beispielsweise die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + Y.
  4. Haben Sie eine Tastenkombination gefunden, klicken Sie nacheinander auf ZUORDNEN sowie auf SCHLIEßEN und in Zukunft können Sie das Fälligkeitsdatum (aktuelles Datum + 14 Tage) jederzeit auf Tastendruck an der aktuellen Cursorposition einfügen.
  5. Möchten Sie in Word 2003 und 2002/XP zusätzlich oder anstelle der Tastenkombination lieber ein Symbol zum Start des Makros verwenden, wechseln Sie auf die Registerkarte »Befehle«, markieren den Eintrag »Makros« in der Liste KATEGORIEN und wählen dann das Makro »procFälligkeitBerechnen« unter BEFEHLE aus. Ziehen Sie diesen Eintrag nun bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in den Symbolleisten von Word und lassen Sie die Maustaste los. In Word 2010 und 2007 legen Sie ein Symbol in der Schnellzugriffsleiste an, indem Sie im Auswahlmenü BEFEHLE AUSWÄHLEN den Eintrag »Makros« auswählen. Markieren Sie in der linken Liste das Makro »Normal.NewMacros.procFälligkeitBerechnen« und übertragen Sie es per Mausklick auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN in die rechte Liste aller bisherigen Symbole der Schnellzugriffsleiste.
  6. In Word 2003 und 2002/XP klicken Sie das neue Symbol mit der rechten Maustaste an. Geben Sie im Kontextmenü die gewünschte Beschriftung ein. Nun können Sie das Dialogfeld »Anpassen« über SCHLIEßEN verlassen. Word-2010-/-2007-Anwender markieren das Makro »Normal.NewMacros.procFälligkeitBerechnen« in der rechten Liste und klicken auf die Schaltfläche ÄNDERN. Im folgenden Dialog geben Sie im Textfeld ANZEIGENAME die gewünschte Beschriftung für das Symbol ein und wählen per Mausklick ein passendes Symbol aus. Schließen Sie die Dialoge zweimal mit OK. In Zukunft genügt zum Einfügen des Fälligkeitsdatums das Anklicken des neuen Symbols.

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