Kopf- und Fußzeilen für Dokumentvorlagen vordefinieren

11. Oktober 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Wenn Sie häufig dieselbe Art von Dokumenten verfassen, lohnt es sich, eine entsprechende Dokumentvorlage einzurichten. So haben Sie quasi ein Formular, das Sie nur noch mit Text füllen müssen, und Sie ersparen sich die ständig wiederkehrende Formatierung der verschiedenen Text- und Seitenelemente.

Viele Anwender wissen aber gar nicht, dass Sie in einer Dokumentvorlage auch unterschiedliche Kopf- oder Fußzeilen vordefinieren können, auch wenn die Vorlage aus nur einer Seite besteht.

Nehmen Sie zum Beispiel eine Briefvorlage, bei der Seitenzahlen erst ab Seite 2 angezeigt werden sollen. Dafür müssen Sie keine mehrseitige Dokumentvorlage anlegen, was überdies vollkommen unsinnig wäre, wenn Sie in der Mehrzahl einseitige Briefe schreiben. Es genügt, beim Anlegen der Dokumentvorlage einmal die Kopf- oder Fußzeilen probehalber einzurichten und zu formatieren. Dann können Sie aber problemlos alle überflüssigen Seiten wieder löschen, bevor Sie die Vorlage speichern. Word merkt sich trotzdem die Definition der Kopf-/Fußzeilen. Ein Beispiel:

  1. Beginnen Sie mit einem neuen, leeren Dokument und fügen Sie auf der ersten Seite zum Beispiel Ihre Absenderadresse ein.
  2. Um überhaupt eine eigene Kopf- oder Fußzeile für die zweite und alle Folgeseiten definieren zu können, müssen Sie vorübergehend eine neue Seite einfügen. Das erreichen Sie mit der Tastenkombination STRG+EINGABETASTE.
  3. Bearbeiten Sie dann zum Beispiel die Fußzeile - in Word 2010, 2007, indem Sie EINFÜGEN-KOPF- UND FUSSZEILE-FUSSZEILE-FUSSZEILE BEARBEITEN anwählen. In Word 2003, 2002/XP, 2000 wählen Sie ANSICHT-KOPF- UND FUSSZEILE an und in der entsprechenden Symbolleiste klicken Sie anschließend auf ZWISCHEN KOPF- UND FUSSZEILE WECHSELN.
  4. Damit auf der ersten Seite keine Seitenzahl erscheint, aktivieren Sie die Option ERSTE SEITE ANDERS.
    In Word 2010, 2007 finden Sie sie direkt im Menüband/der Multifunktionsleiste, und zwar in der Gruppe ENTWURF-OPTIONEN.
     In Word 2003, 2002/XP, 2000 klicken Sie in der Kopf-/Fußzeilen-Symbolleiste auf SEITE EINRICHTEN. Im danach angezeigten Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen ERSTE SEITE ANDERS und klicken auf OK.
  5. Nun können Sie die Seitenzahl in die Fußzeile einfügen:
    In Word 2010, 2007 etwa per ENTWURF-KOPF- UND FUSSZEILE-SEITENZAHL-SEITENZAHLEN-EINFACHE ZAHL.
     In Word 2003, 2002/XP, 2000 über das Symbol SEITENZAHL EINFÜGEN in der Kopf-/Fußzeilen-Symbolleiste.
  6. Danach schließen Sie die Fußzeile und kehren zum normalen Dokument zurück.
  7. Löschen Sie die zweite Seite.
  8. Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage.

Wenn Sie später ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlage anlegen, wird zunächst nur eine Seite angezeigt. Und diese Seite enthält keine Seitenzahl. Wenn der Text aber länger als eine Seite wird, zeigt Word ab Seite 2 die Seitenzahlen an - so wie Sie sie vorher definiert hatten. (pbk)

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