So beheben Sie ein Word-Problem beim Serien-Mail-Versand

29. August 2012

Seriendruckdokumente sind häufig die Basis für Serien-Mails, die Sie über Outlook beispielsweise an Kunden schicken möchten. Der Versuch, in solchen Dokumenten individuelle Hyperlinks zu verwenden, scheitert daran, dass die Links als ganz normaler Text ausgegeben werden, obwohl sie in der Datenquelle korrekt als Hyperlink formatiert sind. Der Empfänger der E-Mail kann den Hyperlink also nicht anklicken und die damit verbundene Seite im Browser anzeigen. Word ignoriert bei der Übernahme der Seriendruckfelder aus der Datenquelle jegliche Formatierungen und übernimmt nur den reinen Text aus dem Datenfeld.

Lösen können Sie dieses Problem, indem Sie dafür sorgen, dass die Formatierung als Hyperlink in Word erfolgt. Dazu nutzen Sie eine spezielle Feldfunktion, die folgendermaßen eingerichtet wird:

  1. Legen Sie zunächst das Seriendruckdokument wie gewohnt an.
  2. Stellen Sie über das Menü ANSICHT-SYMBOLLEISTEN-SERIEN- DRUCK sicher, dass die Symbolleiste »Seriendruck« ange- zeigt wird. In Word 2010 und 2007 finden Sie die dementsprechende Steuerung auf dem Register »Sendungen«.
  3. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Hyperlink ausgegeben werden soll, und wählen Sie das Menü EINFÜGEN-FELD an (Word 2003, 2002/XP, 2000) bzw. klicken Sie auf dem Register »Einfügen« in der Gruppe »Text« auf SCHNELLBAUSTEINE-FELD (Word 2010 und 2007).
  4. Im folgenden Dialog markieren Sie in der Liste FELDNAMEN den Eintrag »Hyperlink« und klicken auf OK. Ignorieren Sie die Anzeige »Fehler! Hyperlink-Referenz ungültig.«.
  5. Markieren Sie nun die Fehlermeldung bis einschließlich des Punktes und weisen Sie die Formatvorlage »Hyperlink« (blauer, unterstrichener Text) zu.
  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie HYPERLINK BEARBEITEN an.
  7. Tippen Sie im Feld TEXT ANZEIGEN ALS den Text ein, der anstelle des Hyperlinks angezeigt werden soll, also beispielsweise »Mehr ...« oder »Klicken Sie hier für weitere Informationen ...«.
  8. Tippen Sie im Feld ADRESSE eine beliebige Adresse wie zum Beispiel »http://www.adresse.de« ein und klicken Sie auf OK. Diese Adresse wird später durch den echten Inhalt aus dem Feld der Datenquelle ersetzt.
  9.  Drücken Sie Alt + F9, um die Anzeige von Feldfunktionen einzuschalten. Sie sehen nun in Ihrem Word-Dokument die folgende Feldfunktion:
    { HYPERLINK "http://www.adresse.de"} 
  10.  Markieren Sie den Text zwischen den Anführungszeichen (hier »http://www.adresse.de«) und fügen Sie aus der Datenquelle das Seriendruckfeld ein, das den Hyperlink enthält, also beispielsweise ein Feld »Link« oder »URL«. Die Feldfunktion sieht nun wie folgt aus:
    { HYPERLINK { MERGEFIELD "Link" } \* MERGEFORMAT }
  11. Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige von Feldfunktionen wieder auszuschalten, setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle in die Feldfunktion und drücken Sie F9. 

Word aktualisiert nun die Feldfunktion gemäß den Informationen des aktuellen Datensatzes. Wenn Sie den Mauszeiger einmal über dem Hyperlink stehen lassen, zeigt Word als QuickInfo die jeweilige Hyperlink-Adresse des aktuellen Datensatzes sowie den Hinweis »Strg-Klicken um Link zu folgen« an.

Sie können die Ausgabe des Seriendrucks an Outlook nun starten und werden dort korrekt formatierte, »anklickbare« Hyperlinks in den E-Mails im Postausgang vorfinden.

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