So vereinfachen Ihnen Feldfunktionen die tägliche Arbeit

22. August 2012

Je mehr Sie schreiben, desto höher werden die Ansprüche an Ihre Textverarbeitung. Doch warum fügen Sie beispielsweise das Datum in einem Brief immer wieder per Hand ein? 

Schließlich bietet Ihnen Word hierzu die Tastenkombination Alt + Umschalt + D oder auf der Registerkarte EINFÜGEN in der Gruppe TEXT (Word 2010 und 2007) bzw. im Menü EINFÜGEN (Word 2003, 2002/XP und 2000) den Datumsbefehl, der ein Dialogfeld aufruft, das Ihnen genau diese Arbeit abnimmt. Ähnliches gilt für die Seitennummerierung oder für komplexere Aufgaben wie das Anlegen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses.

Zahlreiche Befehle auf der Registerkarte EINFÜGEN und VERWEISE (Word 2010 und 2007) bzw. im Menü EINFÜGEN (Word 2003, 2002/XP und 2000) dienen dazu, Informationen in den Text einzufügen, die von Situation zu Situation variieren. Und viele davon basieren auf »Feldfunktionen«, auch kurz als »Felder« bezeichnet, die Sie bequem für Ihre eigenen Zwecke nutzen können. Felder fügen System- oder Dokumenteigenschaften in den Text ein, die sich immer wieder aktualisieren lassen.

Dadurch wird Ihnen nicht nur die Arbeit abgenommen, bestimmte Angaben selbst eingeben zu müssen. Sie können mit Feldern auch flexibel und dynamisch auf den aktuellen Dokumentinhalt reagieren, etwa auf Änderungen an den Überschriften, aus denen sich das Inhaltsverzeichnis zusammensetzt.

Wie Sie Feldfunktionen einfügen und bearbeiten

Zum Einfügen von Feldfunktionen steht Ihnen in Word 2010 und 2007 auf der Registerkarte EINFÜGEN, Gruppe TEXT, Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE der Befehl FELD zur Verfügung. In Word 2003, 2002/XP und 2000 kommen Sie über das Menü EINFÜGEN, Befehl FELD zum Ziel. In allen Word-Versionen erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die gewünschte Feldfunktion auswählen und in Ihren Text übernehmen können.

Doch damit nicht genug: Word fügt wie anfangs erwähnt auch beim Aufrufen der ein oder anderen Funktion automatisch eine Feldfunktion ein – ohne dass Sie diese extra auswählen müssen. Wenn Sie z. B. die Tastenkombination Alt + Umschalt + D drücken, erscheint an der aktuellen Cursorposition in Form einer Feldfunktion das Tagesdatum.

Wenn Sie in Ihrem Dokument auf Grundlage der Formatvorlagen »Überschrift 1« bis »Überschrift 9« ein Inhaltsverzeichnis hinzufügen (Word 2010 und 2007: Registerkarte VERWEISE, Gruppe INHALTSVERZEICHNIS, Schaltfläche INHALTSVERZEICHNIS; Word 2003, 2002/XP und 2000: Menü EINFÜGEN, Befehl (REFERENZ)-INDEX UND VERZEICHNISSE) wird auch das Verzeichnis als Feldfunktion eingefügt. Sie nutzen die automatischen Seitenzahlen in der Fußzeile? Auch dann setzt Word eine Feldfunktion ein.

Neben dem menügesteuerten Einfügen von Feldfunktionen können Sie diese auch von Hand eingeben. Hierzu müssen Sie die Tastenkombination Strg + F9 drücken, um eine neue, leere Feldfunktion einzufügen. Das auf diese Weise erhaltene Pärchen geschweifter Klammern (nicht zu verwechseln mit den per AltGr + 7 bzw. AltGr + 0 verfügbaren geschweiften Klammern, die fast gleich aussehen!) kann jetzt mit dem entsprechenden Kommando gefüllt werden.

Welche Kommandos in den Klammern erlaubt sind, können Sie dem Feld-Dialogfeld entnehmen.

Praxisbeispiele für den pannenfreien Einsatz

Nachfolgend eine Übersicht wichtiger Feldfunktionen, die die Arbeit in der Praxis besonders erleichtern:

Date, CreateDate

Mit »{ Date }« fügt Word das Systemdatum Ihres PCs an der aktuellen Cursorposition ein. Mithilfe des Parameters »\@« können Sie das Format festlegen. Die Feldfunktion »{ CreatDate }« fügt das Datum ein, an dem das Dokument erstellt wurde, und ändert sich im Gegensatz zu »{Date}« nachträglich nicht mehr. Nutzen Sie »{ CreatDate }« deshalb in Dokumentvorlagen, auf deren Basis Sie neue Dokumente erstellen. Dann wird in jedem neuen Dokument das Erstelldatum ganz automatisch dauerhaft festgeschrieben. 

StyleRef

Sie möchten in der Kopfzeile dynamisch auf den Inhalt der »Überschrift 1« verweisen, und das ganz automatisch, ohne in jedem Kapitel mit einem Abschnittswechsel und einer neuen Kopfzeile beginnen zu müssen? Die Feldfunktion »{ StyleRef }« schafft Abhilfe: Mit »{ StyleRef »Überschrift 1« \* MERGEFORMAT }« verweisen Sie auf den Inhalt des mit der Formatvorlagen »Überschrift 1« formatierten Textes. Wechselt dieser, wechselt auf der aktuellen Seite auch der Inhalt der Kopfzeile. Kommt die Formatvorlagen »Überschrift 1« auf einer Seite mehrfach zum Einsatz, wird immer die erste Fundstelle in der Kopfzeile angezeigt. Der Zusatz »\* MERGEFORMAT« sorgt dafür, dass nur der Text und nicht die Formatierung aus »Überschrift 1« übernommen wird; der Text wird entsprechend der Kopfzeilenformatvorlage formatiert. 

Page, NumPages

Mithilfe der Feldfunktion »{ Page }« fügen Sie die aktuelle Seitenzahl ein, die Feldfunktion »{ NumPages }« gibt die Anzahl der Seiten des Dokumentes an. So können Sie beispielsweise mit »Seite { Page } von { NumPages }« auf die aktuelle und auf die Gesamtseitenzahl verweisen. Wenn Sie in der Fußzeile der ersten Seite Ihres Dokumentes die (verschachtelte) Feldfunktion »{ IF { NumPages} <> »1« »Seite { Page } von { NumPages }« »«}« platzieren, erscheint der Seitenzahlhinweis nur dann, wenn das Dokument mehr als eine Seite umfasst. 

Ref

Sie benötigen in Ihrem Dokument einen bestimmten Hinweis oder Verweis auf einen Paragrafen mehrfach, möchten diesen aber nur einmal eingeben? Dann verweisen Sie doch einfach auf den einmal erfassten Text. Weisen Sie dem Text eine Textmarke zu (Word 2010 und 2007: Registerkarte EINFÜGEN, Gruppe HYPERLINKS, Schaltfläche TEXTMARKE; Word 2003, 2002/XP und 2000: Menü EINFÜGEN, Befehl TEXTMARKE). Mit der Feldfunktion »{ Ref NameDerTextmarke }« können Sie nun beliebig oft auf den mit der Textmarke gekennzeichneten Text verweisen.

Seq

In Ihrem Dokument benötigen Sie zur Kennzeichnung von Arbeitsschritten eine fortlaufende Nummer, die sich möglichst automatisch verwaltet? Da die Nummern mitten im Text platziert sind, lässt sich die automatische Nummerierung nicht nutzen? Die Feldfunktion »{ Seq NummerierungsName }« schafft Abhilfe. Bei jedem Vorkommen dieser Feldfunktion wird die interne Nummer um eins erhöht. Der Text »Nummerierungs-Name« kann frei gewählt werden und muss lediglich innerhalb der Nummerierung einheitlich bleiben. Und wenn Sie nicht bei eins, sondern bei fünf beginnen möchten, geben Sie beim ersten Vorkommen der Feldfunktion mithilfe des Parameters »\r« den Startwert an: »{ Seq NummerierungsName \r 5 }«.

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