Zahlen in Seriendruckfeldern formatieren

15. Juni 2011
Petra B. Körber Von Petra B. Körber, Word, Office, News & Trends ...

Nicht selten enthalten Serienbriefe Felder, in denen Zahlen ausgegeben werden. So auch das Feld mit der fortlaufenden Nummer aus dem vorigen Tipp. Ebenso gut könnte es sich aber auch um Felder mit Postleitzahlen oder Geldbeträgen handeln. Leider stellt Word die Zahlen nur selten so dar, wie Sie es sich vorstellen.

Bei Postleitzahlen fehlt womöglich eine führende Null oder bei Geldbeträgen fehlt das Währungssymbol oder es werden zu viele Nachkommastellen angezeigt.

Abhilfe schafft ein Formatschalter, den Sie dem Seriendruckfeld hinzufügen. Mit den folgenden Schritten lassen Sie zum Beispiel die fortlaufende Nummer aus dem vorigen Tipp immer vierstellig ausgeben:

  1. Klicken Sie in Ihrem Seriendruck-Dokument mit der rechten Maustaste auf das zu formatierende Seriendruckfeld – in diesem Fall auf das als „Seriendruck-Sequenz-Nr.“ angezeigte Feld.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl FELDFUNKTIONEN EIN/AUS an. Im Beispielfall sehen Sie jetzt die Feldfunktion { MERGESEQ }
  3. Geben Sie direkt vor der schließenden geschweiften Klammer den Schalter für numerische Formate ein: \#
  4. Direkt dahinter geben Sie ein Leerzeichen sowie zwischen doppelten Anführungszeichen den Platzhaltercode für das gewünschte Zahlenformat ein. Für eine vierstellige Zahlenausgabe lautet der Code „0000“. Die gesamte Feldfunktion inklusive Formatschalter muss jetzt also folgendermaßen aussehen: { MERGESEQ \# "0000" }
  5. Klicken Sie noch einmal mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie wieder FELDFUNKTIONEN EIN/AUS an.

Die fortlaufenden Nummern werden nun immer vierstellig ausgegeben – etwa „0001“, „0002“ usw.

Der Platzhalter „0“ steht also für eine feste Ziffernstelle, die immer belegt wird, auch wenn die zu formatierende Zahl weniger Stellen hat. Die folgende Tabelle listet weitere Platzhalter für Zahlenformate auf:

 

PlatzhalterBeschreibung
0

feste Ziffernstelle
wenn unbelegt, erscheint eine 0

#

Ziffer nur bei Bedarf
 wenn unbelegt, bleibt die Stelle leer

.

Tausendertrennzeichen

,

Dezimalkomma

€ $ % usw.

erscheinen wie angegeben als Zahlenzusatz/Währungssymbol

So könnte die Feldfunktion für ein Seriendruckfeld mit Geldbeträgen zum Beispiel wie folgt aussehen:

{ MERGEFIELD Geldbetrag \# "#.##0,00 €" }

Die Beträge würden dann gegebenenfalls mit Tausenderpunkt, aber auf jeden Fall mit zwei Nachkommastellen und dem Euro-Währungssymbol ausgegeben werden. (pbk)

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