Verteilerlisten in Outlook: Erfolgreich anlegen, nutzen und bearbeiten
Definieren Sie einfach eine Verteilerliste, die alle Mail-Adressen beispielsweise Ihrer Arbeitsgruppe enthält – dann müssen Sie in Zukunft nur noch die Verteilerliste ins An-Feld einer Mail eintragen, Outlook ersetzt diese Bezeichnung beim Versand der Mail dann automatisch durch die entsprechenden Mail-Adressen.
Falls Sie die Mail noch an weitere Adressaten senden wollen, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Verteilerliste an.
Achtung: Verteilerlisten lassen sich auch im CC- oder BCC-Feld einer Mail nutzen.
So legen Sie eine neue Verteilerliste an
So erzeugen Sie in Ihrem Outlook einen Verteiler mit einer Gruppe von Kontakten, zum Beispiel mit allen Mitgliedern eines Projektteams oder mit all Ihren Kunden:
1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner/ das Adressbuch von Outlook.
2. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie Datei → Neu → Verteilerliste auf oder drücken STRG+UMSCHALT+L. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register Start auf den Button Neue Kontaktgruppe (das Tastenkürzel funktioniert ebenso).
3. Tragen Sie im Feld „Name“ eine Bezeichnung für die Liste ein, beispielsweise „Kunden“, „Kunde xyz“, „Arbeitsgruppe“; „Projekt x“.
Beachten Sie dabei: Falls es bereits eine Verteilerliste mit diesem Namen im Adressbuch gibt, zeigt Outlook keine Warnung, sondern legt eine zweite gleichnamige Liste an.
4. Klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“(bzw. in Outlook 2010 Mitglieder auswählen → Aus Outlook-Kontakten), um Kontakte aus dem digitalen Adressbuch in die Verteilerliste aufzunehmen. Wählen Sie die Kontakte per Doppelklick aus und schließen Sie den Auswahldialog mit OK. Falls Sie Adressen von Personen hinzufügen wollen, die nicht im Adressbuch stehen, klicken Sie in Outlook bis 2007 Neu hinzufügen und tippen die Adressen ein; in Outlook 2010 klicken Sie auf Mitglieder hinzufügen → Neuer E-Mail-Kontakt. Geben Sie die Daten ein und bestimmen Sie, ob der Kontakt ins Adressbuch aufgenommen werden soll.
5. Sobald Sie alle Adressen eingefügt haben, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
Die Verteilerliste finden Sie nun im Kontakte-Ordner – Sie erkennen sie dort an ihrem Namen und dem Icon mit den zwei stilisierten Köpfen.
So schicken Sie eine Mail an eine Verteilerliste
Sobald der Verteiler steht, senden Sie eine Nachricht wie folgt an sämtliche Adressen aus der Liste:
1. Schreiben Sie eine neue Nachricht inklusive Betreff. Dann klicken Sie auf den Button An. Falls die Adressen nicht ins Feld An eingefügt werden sollen, klicken Sie auf Cc bzw. Bcc (dann sehen die Empfänger die übrigen Adressen nicht).
2. Wählen Sie die Verteilerliste mit einem Doppelklick aus dem Kontakte-Ordner aus und schließen Sie den Dialog mit „OK“.
3. Falls die Nachricht noch an weitere Adressaten gehen soll, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Verteilerliste an.
Erst wenn Sie die E-Mail absenden, ersetzt Outlook den Namen der Verteilerliste durch die darin enthaltenen E-Mail-Adressen.
So bearbeiten und ändern Sie Verteilerlisten
Immer wieder einmal ist es notwendig, eine Verteilerliste um weitere Mail-Adressen zu ergänzen oder bestehende Adressen zu löschen. Zum Bearbeiten einer Verteilerliste gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.
1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner.
2. Klicken Sie doppelt auf den Namen der gewünschten Verteilerliste (Verteilerlisten erkennen Sie an dem Icon, das zwei stilisierte Köpfe zeigt).
3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor: Um Kontakte aus dem Adressbuch hinzuzufügen, klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“, um neue Adressen einzutragen, klicken Sie auf „Neu hinzufügen“. Nicht mehr benötigte Adressen löschen Sie über „Entfernen“.
4. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
Wenn Sie eine der Adressen editieren wollen, öffnen Sie sie im Kontakte-Ordner und bearbeiten den Kontakt. Outlook holt sich die Mail-Adressen aus dem Adressbuch.
Nur wenn es keinen entsprechenden Kontakt gibt, nimmt Outlook die über „Neu hinzufügen“ eingegebene Adresse, die Sie in der Verteilerliste allerdings nicht editieren können.
