Outlook: Telefonliste individuell erstellen und ausdrucken
Das in Outlook vorgegebene Tabellenformat für den Ausdruck von Kontakten ist nicht unbedingt brauchbar: Es enthält neben dem Namen des Kontakts (in zweifacher Ausfertigung) noch den Namen seiner Firma, seine Position und die Abteilung.
Vorlage für eine Telefonliste nutzen
Wer jedoch nur eine Telefonliste der wichtigsten Kontakte für die Geschäftsreise benötigt, kann auf das vordefinierte Format von dem Adressbuch aus Windows 7 und Vista zurückgreifen.
Markieren Sie mit der Maus bei gedrückter STRG- oder UMSCHALT-Taste die gewünschten Kontakte, deren Telefonnummern in der Liste gedruckt werden sollen. Falls Sie eine Telefonliste mit allen Kontakten drucken wollen, markieren Sie sie mit STRG+A.
Klicken Sie einen der markierten Kontakte mit der rechten Maustaste an, und rufen Sie den Befehl „Drucken“ auf.
Stellen Sie sicher, dass „Druckbereich: Auswahl“ eingeschaltet ist.
Wählen Sie als Druckformat „Telefonliste“ aus.
Telefonliste als Druckformat Wählen Sie den Drucker aus, und richten Sie die Druckeinstellungen ein.
Klicken Sie auf „Drucken“, um den Ausdruck zu starten.
Individuelle Telefonliste erstellen und ausdrucken
Wenn Sie dagegen eine erweiterte oder individuelle Telefonliste ausdrucken wollen, müssen Sie eine eigene Ansicht definieren. Analog gehen Sie vor, wenn Sie Tabellen mit anderen Feldern drucken wollen.
Öffnen Sie den Kontakte-Ordner, und rufen Sie den Befehl „Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Ansichten definieren“ auf.
Wählen Sie eine der vordefinierten Ansichten, die als Grundlage für Ihre Liste dienen soll – im Beispiel „Telefonliste“. Klicken Sie auf „Kopieren“.
Die benutzerdefinierten Ansichten verwalten Als Namen geben Sie beispielsweise „Kompakte Telefonliste“ ein. Behalten Sie die Einstellung „Alle Ordner des Typs „Kontakt““ bei, und schließen Sie den Dialog mit „OK“.
Klicken Sie auf „Felder“.
Felder anzeigen Stellen Sie nun im rechten Fenster die Elemente zusammen, die in der Telefonliste erscheinen sollen. Dazu werden Sie eine Reihe von überflüssigen Feldern entfernen müssen. Über die Buttons „Nach oben“ bzw. „Nach unten“ passen Sie die Reihenfolge der Felder an.
Falls Sie in der Liste Elemente benötigen, die unter „Verfügbare Felder“ nicht erscheinen, wählen Sie aus der Drop-Down-Liste darüber „Alle Kontaktfelder“ und anschließend die gewünschten Elemente aus.
Sobald Sie fertig sind, schließen Sie diesen und den vorhergehenden Dialog mit „OK“.
Klicken Sie auf „Ansicht übernehmen“.
Kompakte Telefonliste Zum Drucken der Liste markieren Sie mit der Maus bei gedrückter STRG- oder UMSCHALT-Taste die Kontakte, die die im Ausdruck berücksichtigt werden sollen. Falls Sie alle Kontakte drucken wollen, markieren Sie sie mit STRG+A (vorher klicken Sie auf eins der Icons vor einem Kontaktnamen).
Rufen Sie den Befehl „Datei, Drucken“ auf.
Wählen Sie als Druckformat „Tabellenformat“ aus. Damit nur die ausgewählten Kontakte gedruckt werden, schalten Sie unter „Druckbereich“ die Option „Nur markierte Zeilen“ ein.
Falls Sie die Seiteneinstellungen anpassen wollen, klicken Sie auf „„Seite einrichten“. Geben Sie die Kopf- und Fußzeilen ein, und bestimmen Sie das Papierformat, die Ausrichtung und die Ränder. Kehren Sie in den Drucken-Dialog zurück.
Wählen Sie den Drucker (und falls erforderlich, die Druckereinstellungen), und klicken Sie auf „OK“, um den Ausdruck zu starten.
Wenn Sie später erneut eine kompakte Telefonliste drucken wollen, wählen Sie diese Ansicht über das Drop-Down-Feld „Aktuelle Ansicht“ aus. Dann markieren Sie die gewünschten Kontakte und fahren bei Schritt 10 fort.
