Vorsicht bei der Änderungsverfolgung

10. Oktober 2017
Achim Wagenknecht Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Wer Dokumente mit mehreren Kollegen bearbeitet, schaltet gerne die praktische Änderungsverfolgung ein. Diese kann jedoch unerwünschte Nebenwirkungen haben: Wenn zum Beispiel ein Kommentar keinesfalls nach außen dringen darf - wie kann man ihn wirklich sicher löschen?

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Bei Teamarbeit an Office-Dokumenten spielen meist sowohl Kommentare als auch die Änderungsverfolgung eine wichtige Rolle. Diese schalten Sie ein, indem Sie im Menü "Bearbeiten" auf "Änderungen verfolgen" klicken und "Aufzeichnen" ankreuzen.

Dabei kann sich jedoch ein verzwicktes Problem ergeben: Kommentare lassen sich nämlich bei eingeschalteter Änderungsverfolgung nicht restlos löschen - sie bleiben in früheren Versionen des Dokuments erhalten und lassen sich mit Hilfe der Änderungsfunktion wieder herstellen. Gelöschte Inhalte werden entweder durchgestrichen angezeigt oder ausgeblendet - völlig verschwunden sind sie aber nicht. Kommentare bleiben daher hartnäckig sichtbar.
 
Erst wenn man die Löschung noch einmal ausdrücklich bestätigt, verschwindet der Kommentar tatsächlich. Um das zu tun, rufen Sie den Menübefehl "Bearbeiten / Änderungen verfolgen / Verwalten" auf.
 
Sie erhalten eine Liste der Änderungen. In dieser Liste klicken Sie den gelöschten Kommentar an und klicken dann auf "Akzeptieren". Erst jetzt ist der gelöschte Text wirklich aus dem Dokument verschwunden.

Um das zu überprüfen, können Sie bei längeren Dokumenten die Filterfunktion nutzen. Damit schränken Sie die Liste der Änderungen mit Hilfe des Karteireiters "Filter" ein, so dass zum Beispiel nur Änderungen bestimmter Zeiträume oder Autoren zu sehen sind. Sie können auf die Minute genau festlegen, in welchem Zeitraum eine Änderung erfolgt sein muss. Wenn Sie in diesem Fenster auf "Autor" klicken, klappt eine Liste aller Autoren auf, die an dem Dokument gearbeitet haben. So können Sie zum Beispiel alle Änderungen finden, die der Kollege Walter Müller zwischen dem 5.4 8:32 und dem 6.4. 14:10 gemacht hat.

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