Arbeitszeit genau berechnen: Aktivitäten in Outlook festhalten und in Excel auswerten

19. Februar 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sie rechnen Aufträge oder Projekte nach der geleisteten Arbeitszeit ab? Oder Sie wollen einfach wissen, wie viel Zeit Sie für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden aufgewendet haben?

Dann übernehmen Sie doch die Daten aus Ihrem Outlook-Journal oder dem Kalender nach Excel, um dort damit weiterzurechnen. 

Ob Sie die Daten für die Abrechnung aus dem Kalender oder dem Journal nehmen, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab: Wenn Sie die Zeit, die Sie für einen bestimmten Kunden arbeiten, in Ihrem Kalender durch entsprechende Termineinträge blocken, übernehmen Sie diese Daten aus dem Kalender nach Excel. Wenn Sie stattdessen minutengenau mitprotokollieren lassen wollen, wann und wie lange Sie jeweils für den Kunden tätig waren, ist das Journal besser geeignet. Allerdings müssen Sie dann am Anfang und am Ende der Arbeitssitzung jeweils den journaleigenen Timer ein- bzw. wieder ausschalten.

Zeitaufwand im Journal anzeigen lassen

Das Journal in Outlook lässt sich gut dazu nutzen, mitzuprotokollieren, wie lange Sie an einem Projekt bzw. für einen Kunden gearbeitet haben. In der Standardeinstellung zeigt das Journal die für einen bestimmten Kunden aufgezeichneten Aktivitäten im Kontakt-Dialog zwar an, aber nicht die jeweilige Dauer. Das ändern Sie wie folgt:

  1. Öffnen Sie im Kontakte-Ordner den Kontakt, für den Sie Aufgaben mitprotokollieren lassen.
  2. Bis einschließlich Outlook 2003 öffnen Sie das Register Aktivitäten. In Outlook 2007/2010 dagegen rufen Sie Kontakt → Anzeigen → Aktivitäten auf.
  3. Wenn hier keine Spalte Dauer zu sehen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Betreff oder In Ordner und rufen den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen auf.
  4. Klicken Sie auf Felder.
  5. Unter Verfügbare Felder auswählen aus entscheiden Sie sich für Alle Journalfelder. Dann klicken Sie unter Verfügbare Felder auf Dauer und auf Hinzufügen.
  6. Schließen Sie die Dialoge.

Zeitaufwand für Kunden mitprotokollieren

Wie lange Sie für einen Auftraggeber arbeiten, lassen Sie so von Outlook aufzeichnen:

  1. Öffnen Sie Ihren Kontakte-Ordner und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, für den Sie die geleistete Arbeitszeit aufzeichnen wollen.
  2. Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Neuer Journaleintrag für Kontakt (bis Outlook 2003) bzw. Erstellen → Neuer Journaleintrag für Kontakt (Outlook 2007) bzw. Erstellen → Neuer Journaleintrag (Outlook 2010) auf.
  3. Geben Sie einen kurzen Betreff ein (Outlook schlägt den Kundennamen vor) und wählen Sie einen Eintragstyp aus.
  4. Klicken Sie auf Zeitmessung beginnen bzw. Zeitmessung starten (in Outlook 2007/2010), um den Timer zu starten.
  5. Tun Sie nun das, wofür Sie Ihrem Kunden später eine Rechnung stellen.
  6. Sobald Sie fertig sind, holen Sie den Journaleintrag aus Outlook wieder in den Vordergrund und klicken auf Zeitmessung anhalten (bzw. Zeitgeber anhalten in Outlook 2010).
  7. Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.
  8. Damit Sie die Protokollierung nicht für jede Aufgabe von Hand starten müssen, können Sie Outlook auch anweisen, bestimmte Tätigkeiten, die Sie für einen bestimmten Kontakt durchführen, aufzuzeichnen. Dazu rufen Sie den Befehl Extras → Optionen auf und klicken auf Journaloptionen. Wählen Sie den Kontakt und die Elemente sowie Anwendungsprogramme aus. Schließen Sie die Dialoge.

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