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Welche Tipps und Tricks Sie in Microsoft Outlook kennen sollten

Wir haben alle Infos für Sie!

Microsoft Outlook gehört zu den renommiertesten und effektivsten Kommunikationsprogrammen auf dem Markt der Softwareapplikationen. Neben den allgemein bekannten Funktionen, beispielsweise sie man eine Schriftart oder Farbe ändert, eine Formatierung anpasst, die Rechtschreibprüfung startet oder das Fenster vom Kalender öffnet, gibt es weitere Insidertipps und Tricks, die jeder Nutzer kennen sollte. Diese Tipps und Hinweise versetzen Anwender von Outlook in die Lage, das Optimum aus Outlook herauszuholen, um Outlook schneller und präziser zu bedienen.

Tipps und Tricks für Outlook

Grundsätzlich steht jeder Anwender vor der Frage, ob er auf ein kostenpflichtiges Kommunikationsprogramm wie Microsoft Outlook zurückgreifen soll oder mit kostenfreien Applikationen, beispielsweise mit Microsoft Mail oder Mozilla Thunderbird zufrieden ist. Hat man sich für Microsoft Outlook entschieden, kommt zusätzlich die Frage auf, ob man Outlook oder Office in der 32- oder der 64-Bit-Version kaufen sollte.

Hierbei handelt es sich um eine Grundsatzfrage und darum, wie leistungsfähig der eingesetzte Computer ist. Bei einer 32-Bit-Version kann ein Arbeitsspeicher von im Höchstfall 4 GB installiert werden. Ein 64-Bit-Betriebssystem unterstützt im Gegensatz einen wesentlich höheren Arbeitsspeicher und verfügt damit über eine höhere Leistungsfähigkeit. In der Regel können 8 GB, 16 GB oder mehr Arbeitsspeicher genutzt werden.

Handbücher zu allen Programmen und Funktionen von Outlook und zusätzlich zu allen anderen Softwareapplikationen von Microsoft finden Nutzer im Internet unter folgendem Link: docs.microsoft.com/de-de/.

Outlook schneller starten und die Größe der Datendatei verringern

Die tägliche Arbeit mit Outlook macht Spaß, wenn das Programm schnell und ohne Funktionsausfälle funktioniert. Startet die Softwareapplikation langsam und behäbig, können zu viele oder zu langsame Add-ins schuld daran sein. In diesem Fall ist es wichtig, nicht benötigte Add-Ins zu entfernen, um das System erneut zu beschleunigen.

Große PST oder OST-Dateien können ein System und die Kommunikation mit Microsoft Outlook ebenfalls verlangsamen. Es macht aus diesem Grund Sinn, in regelmäßigen Abständen die Größe der PST-Datei zu untersuchen. In einer PST oder OST-Datei sind alle Informationen und Einstellungen aus Outlook als Eintrag gespeichert. Die Größe der Datei kann verringert werden, indem Ordner oder Dateien mit großem Volumen anderweitig gespeichert oder archiviert werden.

Nach einer größeren Aktionen, in denen Dateien überprüft und gelöscht werden, kann es vorkommen, dass die Datendatei nicht im selben Moment in ihrer Größe schrumpft. Dies ist der Fall, da Outlook nicht umgehend nach einer Löschung von Informationen die Datendatei bereinigt. Die Komprimierung der Datendatei kann alternativ ebenfalls von Hand angestoßen werden. Durch dieses Vorgehen werden notwendige Backups schneller durchgeführt. Darüber hinaus startet Outlook schneller.

Wichtig: Überprüfen Sie fortlaufend den Ordner „Gesendete Objekte.“ Er enthält in vielen Fällen eine Unmenge an Datenmaterial und Anhängen, die nicht zwingend benötigt werden. Möchten Sie Speicherplatz sparen, kann es wirkungsvoll sein, den Ordner „Gelöschte Objekte“ teilweise zu leeren.

Interessant und praxisorientiert kann es ebenso sein, die Zeiten, die Sie mit Outlook arbeiten, festzuhalten und auszuwerten. Nicht ausschließlich für Selbstständige, Freelancer oder Arbeitgeber kann es wichtig sein, zu wissen, wie lange Arbeitsschritte dauern. Privatpersonen profitieren ebenfalls von der Auswertung der Informationen, die mühelos nach Microsoft Excel transferiert werden können.

E-Mails und E-Mail-Verkehr

Es gibt viele Tipps und Tricks, die sich um das Schreiben und Versenden von E-Mails und den allgemeinen E-Mail-Verkehr drehen. Ein wichtiger Hinweis beschäftigt sich mit dem nachträglichen Ergänzen des Betreffs im Posteingang. Bei einer Nachricht im späteren Verlauf den Betreff zu ergänzen kann zielführend sein, um in Zukunft effektiver und schneller nach den Inhalten der E-Mail suchen zu können. Vor allem bei E-Mails, die ohne oder mit einem kurzen Betreff versandt werden, ist es sinnvoll, den Betreff nachträglich abzuändern.

Übersichtlichkeit ist grundsätzlich ein wichtiges Thema in Outlook. Viele Nutzer fragen sich beispielsweise, wie Sie bei vielen Nachrichten die Übersicht behalten und Wichtiges von Unwichtigem trennen können. Eine Möglichkeit besteht darin, die Ansichten in Outlook anzupassen. Ziel jeder Einstellungsänderung sollte es sein, dass der Posteingang überschaubar ist. Effizienz bei der E-Mail-Bearbeitung kann ebenfalls einschließen, den Posteingang automatisch chronologisch zu sortieren. Durch dieses Vorgehen ist es beispielsweise nach einer längeren Urlaubsabwesenheit möglich, dass Outlook die nächste ungelesene E-Mail statt der nächsten gelesenen Nachricht öffnet.

Essenziell kann ebenso die Funktion sein, Nachrichten pro Empfänger darstellen zu lassen oder zusammengehörige E-Mails grundsätzlich gemeinsam anzeigen zu lassen. Im Menü „Ansicht“ finden Sie hierzu die wesentlichen Einstelloptionen.

Insider-Tipp:

Sie haben in Outlook in den Ansichtseinstellungen ebenfalls die Möglichkeit, sich statt der Anzahl der noch ungelesenen Nachrichten im Posteingang anzeigen zu lassen, wie viele Nachrichten der Ordner insgesamt enthält.

E-Mail-Speicher und Internetverbindung verwalten

Möchten Sie eine E-Mail mit einem großen Anhang von mehr als 20 MB über Ihr Outlook versenden, erhalten Sie bei den Standardeinstellungen von Outlook aller Voraussicht nach eine Fehlermeldung. Microsoft Outlook schränkt die Größe der Dateien, die Sie senden können, systemseitig auf 20 MB, bzw. 10 MB bei Exchange-Konten ein. Dieser Grenzwert verhindert, dass Ihr Computer ständig überdimensional große Anlagen hochlädt, die die Grenzwerte für die meisten Internetdienstanbieter überschreiten. Überdurchschnittlich große Anhänge können Sie über OneDrive oder einen anderen Cloud-Anbieter versenden. Vor allem Bilder und Grafiken können viel Platz in Anspruch nehmen. Ab Outlook 2010 haben Sie aus diesem Grund die Alternative, Bilder vor dem Versand per E-Mail zu komprimieren.

Steht Ihnen im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise keine ausreichend schnelle oder ausschließlich eine teure Internetverbindung zur Verfügung, ist es sinnvoll, in Outlook im ersten Schritt ausschließlich die Kopfzeilen der Mails herunterzuladen. In diesem Fall sehen Sie die folgenden Informationen jeder E-Mail:

  • Betreff,
  • Absender,
  • Empfänger,
  • Sendedatum.

Erst wenn Sie eine E-Mail öffnen, wird sie komplett heruntergeladen. Die Einstellungen nehmen Sie in den Optionen von Outlook vor.

Software-Tipp:

Möchten Sie doppelte E-Mails automatisch löschen, kann das Softwareprogramm MoDupRemover interessant und zielführend sein. Es löscht seit den Anfängen von Outlook doppelte Nachrichten systematisch und ist mit der aktuellen Version von Outlook und mit Windows 10 kompatibel.

Videoanleitung - Expertentipp: Wie Sie in Outlook eine persönliche Notiz hinterlegen

Expertentipp „Eigene Notiz“

In manchen Fällen kann es wichtig sein, einer E-Mail persönliche Notizen hinzuzufügen. Outlook bietet diese Möglichkeit für seine Benutzer mit der Funktion „Öffentliche Nachricht.“ Mit dieser Funktion legen Sie eine Nachricht in Ihrem Posteingang oder einem bestimmten Ordner an, ohne sie erst versenden zu müssen. Trotz der irreführenden Bezeichnung „Öffentliche Nachricht“ ist diese Notiz ausschließlich für den Benutzer sichtbar. Sie kann nicht versandt werden, da sie über kein Empfängerfeld verfügt. In Outlook ab 2010 rufen Sie den Befehl „Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen“ auf. In der aktuellen Version von Outlook 365 heißt die Funktion „ In diesem Ordner posten.“ Sie finden die Option im Menüband "Start."

Eigene Notizen oder Nachrichten im Allgemeinen können Sie mit Schnellbausteinen professionalisieren. Ähnlich wie Serienbausteine im Microsoft Word bestehen Schnellbausteine in Outlook aus vorgefertigten Texten oder Textteilen, die in der Registerkarte "Einfügen" in der Kategorie "Text" als Schnellbaustein gespeichert werden können. Prinzipiell können aus jeder E-Mail ein oder mehrere Schnellbausteine erwachsen. 

E-Mails drucken und speichern

Nicht alle Nachrichten sind wichtig und müssen aufbewahrt werden. Manche E-Mails sind gleichzeitig aus beruflicher oder privater Sicht essenziell und sollten archiviert und zusätzlich ausgedruckt werden. Auch wenn Outlook über eine gute, bordeigene Druckfunktion verfügt, werden nicht alle aufwendig gestalteten E-Mails korrekt ausgedruckt. Das funktioniert ohne Mühe über die Ansicht der E-Mail im Browser. Der Ausdruck funktioniert ebenfalls mit in html-formatierten Nachrichten. Im Browser finden Sie zudem spezifische Ansichtseinstellungen, mit denen Sie den Ausdruck vorab betrachten und einstellen können. 

Suchordner

In Outlook finden Sie sowohl systemseitige Suchordern und können darüber hinaus persönliche Suchordner anlegen. Mit Suchordnern können Sie Ihre Mails nach vordefinierten Kritierin sortieren. Bestehende Suchordner finden Sie im Menüband "Ordner." Dort können Sie ebenfalls neue Suchordner anlegen. 

Wichtige Tastenkombinationen und Quicksteps:

  1. Kontextmenü per Tastatur öffnen: Umschalt-Taste + F10-Taste drücken.
  2. Dialogfenster öffnen: STRG + Umschalt-Taste  + Y.
  3. Verschieben von Nachrichten in einen Ordner:  STRG + UMSCHALT + V.
  4. Notiz anlegen (aus jedem Modul): STRG + N oder STRG + UMSCHALT + N.
  5. Mehrere E-Mails auf einmal ausdrucken: STRG-Taste gedrückt halten und die E-Mails nacheinander mit der Maus anklicken.
  6. Ungelesene, unwichtige E-Mails mit einem Klick löschen: STRG + A.
  7. Outlook nur einmal starten: C:\Programme\Microsoft Office\OFFICExx\outlook.exe" /recycle (Für xx geben Sie die Versionsnummer Ihres Outlook an und kopieren Sie den Befehl per Rechtsklick  in die Eingabeaufforderung)

Fazit: Tipps und Tricks zu Outlook aus Effizienzgründen nutzen

Nutzer schätzen an Microsoft Outlook vor allem die Benutzerfreundlichkeit sowie den Funktionsumfang, der neben dem Verfassen und Versenden von E-Mails viele weitere Tools und Funktionen beinhaltet. Die allgemeinen Funktionen von Outlook zu kennen, ist essenziell. Darüber hinaus ist es aus Effizienzgründen vorteilhaft, weitere Tipps und Tricks auszuprobieren und anzuwenden. Mit ihnen ist es möglich, das Optimum aus Microsoft Outlook herauszuholen, jede Aufgabe professionell zu bearbeiten und alle Möglichkeiten zu nutzen, die die Softwareapplikation für private oder geschäftliche Nutzer bietet.