E-Mails als PDF-Dateien speichern

05. Juni 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wollen Sie für die Ablage wichtige E-Mails zusätzlich auch auf der Festplatte ablegen? Dafür eignet sich das PDF-Format gut, weil so nachträgliche Änderungen nicht so leicht möglich sind. Outlook bietet jedoch keine Möglichkeit, PDFs zu speichern. Mit diesem kostenlosen Tool funktioniert es trotzdem.

Sie brauchen nicht unbedingt das kostenpflichtige Programm „Adobe Acrobat“, um aus Outlook heraus PDF-Dateien anzulegen. Die gleiche Funktionalität bietet das kostenlose Programm PDF Creator. Das Tool ist in einer deutschen Fassung erhältlich; es wird seit Jahren stetig weiterentwickelt. Es integriert sich bei der Installation als Drucker in Windows. Auf diese Weise können Sie aus jedem beliebigen Windows-Programm heraus Dokumente als PDF-Datei erzeugen, indem Sie sie „mit PDF Creator drucken“. Der wichtigste Nachteil gegenüber Adobe Acrobat: PDF Creator unterstützt keine Hyperlinks im zu speichernden Dokument – die Hyperlinks auf externe Adressen sind in der PDF-Datei nicht anklickbar.

PDF Creator installieren

Zunächst einmal installieren Sie das Tool:

  1. Öffnen Sie in Ihrem Web-Browser die Adresse http://de.pdfforge.org/download und laden Sie die neueste Version von PDF Creator herunter.
  2. Beenden Sie alle Anwendungen.
  3. Starten Sie die Setup-Datei.
  4. Folgen Sie dem Setup-Assistenten; auf die Experteneinstellungen können Sie dabei verzichten.
  5. Auf der Website, die nach der Installation erscheint, finden Sie das Online-Handbuch und die FAQ-Seiten. Schalten Sie dort über den Button DE die deutschsprachige Version ein.

E-Mail als PDF speichern

So archivieren Sie eine E-Mail im PDF-Format:

  1. Öffnen Sie die E-Mail.
  2. Rufen Sie Datei → Drucken auf.
  3. Wählen Sie als Drucker PDF Creator aus.
  4. Bei einer mehrseitigen E-Mail können Sie angeben, welche Seiten gespeichert werden sollen. Dazu klicken Sie auf Druckoptionen und geben die Seitenzahlen an. Gezielt nur den vorher markierten Abschnitt zu speichern, ist nicht möglich.
  5. Klicken Sie dann auf Drucken.
  6. Geben Sie ins Feld Dokumententitel eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Das kann der Originalbetreff der E-Mail sein, am besten ergänzt um das Datum und den Absendernamen.
  7. PDF Creator speichert intern noch das Erstellungs- und das Änderungsdatum mit der PDF-Datei. Um das aktuelle Datum und die Uhrzeit einzufügen, klicken Sie neben den beiden Feldern auf Jetzt oder Sie geben ein anderes Datum an.
  8. Ebenso können Sie noch ein Thema und/oder Stichwörter eintragen. Diese Angaben sind im Windows-Explorer sichtbar, wenn Sie die PDF-Datei anklicken bzw. die Eigenschaften der Datei aufrufen.
  9. Falls Sie zur Sicherheit nach dem Speichern die PDF-Datei in einem PDF-Leseprogramm öffnen wollen, um zu sehen, ob sie korrekt gespeichert wurde, lassen Sie die Option Öffne Ausgabedatei nach dem Speichern eingeschaltet. Andernfalls deaktivieren Sie sie, um sich den Schritt „PDF-Reader wieder schließen“ zu sparen.

  10. Klicken Sie auf Speichern.
  11. Wählen Sie den Speicherort aus und klicken Sie auf Speichern. Als Dateiname wird der Dokumententitel verwendet. Sie könnten den Namen hier aber noch einmal ändern. Klicken Sie auf Speichern.
  12. Falls Sie die PDF-Datei anzeigen lassen, erscheint nun die Abfrage, ob Sie „PDF Architect“ zum Standardprogramm für die Anzeige von PDF-Dateien machen wollen. Wenn Sie lieber „Adobe Acrobat Reader“ oder ein anderes Tool zum Lesen von PDF-Dateien nutzen wollen, geben Sie an, dass diese Abfrage nicht mehr erscheinen soll, und klicken auf Nein. Andernfalls entscheiden Sie sich für Ja.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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