Kennungen vereinbaren für den Betreff

10. Juni 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Nutzen Sie Kürzel im Betreff, um dem Empfänger gleich zu kommunizieren, dass es sich nur um eine Info-Mail handelt, um eine Anfrage, einen Auftrag, oder Ähnliches.

Konventionen für den Betreff

Nutzen Sie Kürzel im Betreff, um dem Empfänger gleich zu kommunizieren, dass es sich nur um eine Info-Mail handelt, um eine Anfrage, einen Auftrag, oder Ähnliches.

Vereinbaren Sie mit den Personen, mit denen Sie häufiger E-Mails austauschen, Kennungen, mit denen Sie den Betreff beginnen. Mit „[Info]“, „INFO“ oder „FYI“ (als Abkürzung für „for your information“) könnten Sie E-Mails kenntlich machen, mit denen Sie lediglich Informationen übermitteln – die also keine Aktion des Empfängers erfordern.

Mit „[ToDo]“, „TODO“ (oder noch kürzer „2TO“), „AUFGABE“ kennzeichnen Sie E-Mails, die einen Arbeitsauftrag für den Empfänger enthalten.

Wenn Sie und Ihr Team an mehreren Projekten arbeiten, kann es auch sinnvoll sein, den Projektnamen oder ein Kürzel an den Anfang des Betreffs zu schreiben.

Weitere Kennungen könnten sein: „ANFRAGE“, „FRAGE“, „AUFTRAG“, „ORDER“ (oder „BESTELLUNG“).

Die Kennung sollte nach Möglichkeit ganz am Anfang des Betreff stehen. Sie können sie in Großbuchstaben oder gemischt Groß/Klein schreiben oder auch mit eckigen Klammern oder anderen Sonderzeichen herausheben.

Versuchen Sie, kurze Kennungen zu verwenden: Dann haben Sie mehr Platz für die restlichen Informationen im Betreff. Übertreiben Sie es aber nicht mit dem Abkürzen. Wenn der Empfänger nicht weiß, was sich hinter dem Kürzel verbirgt, hat die Kennung ihren Sinn verfehlt.

Vorsicht bei Großschreibung

Für Spamfilter ist viel Großschreibung im Betreff (ebenso wie viele Ausrufezeichen) ein Hinweis darauf, dass es sich um Spam handeln könnte.

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