Kommentarfunktion aus Word in Outlook 2007 und 2010

24. Juni 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Outlook 2007 und 2010 verfügen über einen eigenen Mail-Editor, der eine abgespeckte Fassung von Word ist. Auf diese Weise können auch Nutzer, die kein Word besitzen, auf die Gestaltungsfunktionen zurückgreifen. Allerdings hat es Microsoft versäumt, dem Mail-Editor in Outlook eine Kommentarfunktion wie in Word 2007 bzw. 2010 mitzugeben.

Mit einem kleinen Trick erhalten Sie aber auch in den neuen Outlook-Versionen die Kommentarfunktion – sofern Sie Word 2007 bzw. 2010 auf Ihrem PC installiert haben.

Um solche Kommentare in eine E-Mail einzufügen, gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Outlook 2007 bzw. 2010.
  2. Geben Sie an, dass Sie die E-Mail bearbeiten wollen. In Outlook 2007 klicken Sie auf Andere Aktionen (in der Gruppe Aktionen), in Outlook 2010 auf Aktionen; in beiden Fällen rufen Sie dann den Befehl Nachricht bearbeiten auf.
  3. Falls die E-Mail im Nur-Text-Format angekommen ist bzw. angezeigt wird, wandeln Sie sie ins HTML- oder Rich-Text-Format um. Word-Kommentare lassen sich in Nur-Text-Mails nämlich nicht speichern. Dazu öffnen Sie in Outlook 2007 das Register Optionen bzw. in Outlook 2010 das Register Text formatieren. Schalten Sie dann am besten das HTML-Format ein (das ist platzsparender, wenn die E-Mail Bilder enthält).
  4. Drücken Sie dann STRG+A und anschließend STRG+C, um den gesamten Inhalt der Nachricht zu markieren und in die Zwischenablage zu kopieren. 
  5. Rufen Sie Word 2007 bzw. 2010 auf.
  6. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage mit STRG+V in das leere Word-Dokument ein. 
  7. Fügen Sie nun mit der wordeigenen Funktion Kommentare ein: Dazu klicken Sie in Word auf dem Register Überprüfen auf Neuer Kommentar.
  8. Sobald Sie alle Kommentare eingefügt haben, drücken Sie im Word-Dokument STRG+A und dann STRG+C, um die kommentierte Nachricht wieder in die Zwischenablage zu kopieren. 
  9. Wechseln Sie zurück in das Nachrichtenfenster in Outlook. Drücken Sie hier nochmals STRG+A, um den bisherigen Inhalt der Nachricht zu markieren. 
  10. Dann drücken Sie STRG+V, um den geänderten Nachrichtentext einzufügen und den bisherigen Inhalt der E-Mail damit zu überschreiben. 
  11. Speichern und schließen Sie die geänderte E-Mail.

Die Kommentare, die Sie in Word eingefügt haben, können Sie in Zukunft übrigens auch in Outlook editieren, wenn Sie die E-Mail nochmals bearbeiten. Sie können zusätzlichen Text in einen Kommentar schreiben oder auch Text löschen. Neue Kommentare einzufügen oder komplette Kommentare (inklusive der Sprechblase) löschen, ist allerdings weiterhin nur in Word möglich.

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