So sagt Ihr Outlook-Kalender Besprechungsanfragen automatisch zu bzw. lehnt sie ab

01. Oktober 2017
Martin Vieten Von Martin Vieten, News & Trends, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials, Photoshop Elements, Digital Fotografieren, Multimedia ...

Wenn Sie häufig Besprechungsanfragen erhalten, empfehle ich, die Beantwortung zu automatisieren. So können Sie Anfragen automatisch ablehnen lassen, wenn sich diese mit anderen Terminen in Ihrem Kalender überschneiden. Umgekehrt können Sie Anfragen automatisch akzeptieren lassen, sofern der jeweilige Termin noch frei ist – nachträglich absagen oder verschieben ist immer noch möglich.

In Outlook 2010 bis 2016 hängen Ihre Auswahlmöglichkeiten davon ab, ob Sie mit einem Exchange-Server verbunden sind oder nicht: Ohne Exchange können Sie nur angeben, dass alle Anfragen automatisch beantwortet werden (Absage bei Überschneidung, sonst immer Zusage). Bei Exchange haben Sie mehr Möglichkeiten.

So geht’s in Outlook 2010 bis 2016:

 

  1. Rufen Sie den Befehl Datei – Optionen – E-Mail auf. Schalten Sie im Abschnitt Verlauf die Option Besprechungsanfragen und Antworten auf Besprechungsanfragen sowie Abstimmungen automatisch bearbeiten ein.
  2. Wenn Sie keine Exchange-Anbindung haben, schließen Sie den Optionen-Dialog – damit sind Sie fertig. Andernfalls öffnen Sie das Register Kalender.
  3. Springen Sie ans Ende und klicken Sie in Outlook 2010 auf Ressourcenplanung bzw. in Outlook 2013/2016 auf Automatische Annahme/Ablehnung.
  4. Schalten Sie die Option Besprechungsanfragen, die sich mit vorhandenen Terminen oder Besprechungen überschneiden, automatisch ablehnen ein A.
  5. Wenn an freien Terminen Besprechungen eingetragen werden dürfen, schalten Sie außerdem Automatisch Besprechungsanfragen abnehmen und abgesagte Besprechungen entfernen ein B. Schließen Sie die Dialoge.

So geht’s in Outlook in Outlook 2003/2007:

Öffnen Sie den Dialog aus dem Bild über Extras – Optionen – Kalenderoptionen – Ressourcenplanung. Die Optionen stehen auch dann zur Verfügung, wenn Sie keine Exchange-Anbindung haben.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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