Übersicht im Posteingang schaffen

20. Juli 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

„Wie behalte ich den Überblick über die vielen E-Mails in meinem Posteingang?“ Das ist eine Frage, die sich viele Outlook-Nutzer häufig stellen. Mit dem Einblenden von zusätzlichen Spalten im Posteingang können Sie wichtige Informationen zur Ihren E-Mails hinzufügen und diese anschließend besser sortieren.

Auf einem Widescreen-Monitor mit 20 oder mehr Zoll ist in der Breite reichlich Platz für die vorhandenen Spalten im Posteingang und weitere. Was aber, wenn Sie über ein Notebook mit einem kleinen Display verfügen oder neben dem Outlook-Fenster noch ein weiteres Fenster auf dem Monitor Platz haben soll? Dann schaltet Outlook in die komprimierte Ansicht, in der nur einige wenige Spalten zu sehen sind, und zeigt dafür pro Nachricht zwei Zeilen an. Die wenigsten Nutzer wissen: Sie können für die komprimierte Ansicht festlegen, dass für jede Nachricht mehr als die zwei voreingestellten Zeilen zu sehen sein sollen.

Mehr Zeilen pro Nachricht

So erhöhen Sie für die komprimierte Ansicht die Anzahl der Zeilen pro Nachricht: 

  1. Schalten Sie die Ansicht ein, in der Sie normalerweise arbeiten.
  2. Klicken Sie eine der Spaltenüberschriften mit der rechten Maustaste an.
  3. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Aktuelle Ansicht anpassen auf, in Outlook 2010 den Befehl Ansichtseinstellungen.
  4. In Outlook bis 2007 klicken Sie auf den Button Felder, in Outlook 2010 auf Spalten
  5. Wählen Sie im Feld Maximale Anzahl der Zeilen im komprimierten Modus (bzw. bei älteren Versionen Maximale Anzahl Zeilen im Mehrzeilenlayout) die passende Anzahl an Zeilen aus und schließen Sie die Dialoge.

Übersicht bei mehreren Konten

Wenn Sie in Ihrem Outlook bis Version 2007 mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, landen die Nachrichten alle zusammen im selben Posteingang. Auf diese Weise finden Sie im Posteingang zum Beispiel Ihre privaten neben den geschäftlichen E-Mails. Übersichtlicher ist es dagegen in Outlook 2010: Da wird beim Einrichten der Konten automatisch für jedes Konto ein eigener Persönlicher Ordner mit eigenem Posteingang angelegt.

Um in früheren Outlook-Versionen die E-Mails an die unterschiedlichen Konten optisch voneinander zu trennen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Sie können zum Beispiel die privaten E-Mails gleich beim Empfang in einen eigenen Ordner verschieben lassen. Dazu definieren Sie eine entsprechende Regel.
  • Sie lassen im Posteingang zum Beispiel die privaten E-Mails in einer anderen Farbe anzeigen als die geschäftlichen. Oder Sie definieren für jedes Konto eine eigene Farbe. Dazu nutzen Sie die bedingten Formatierungen in Outlook.
  • Sie fügen im Posteingang eine zusätzliche Spalte ein, in der das jeweilige Konto, an das die E-Mail gerichtet war, aufgeführt wird. Dann können Sie nach dieser Spalte gruppieren, sodass zum Beispiel die geschäftlichen E-Mails vor den privaten angezeigt werden.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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