Ungelesene Nachrichten aus allen Konten anzeigen

05. August 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn Sie in Ihrem Outlook mehrere unterschiedliche Kontoarten nutzen (POP3, IMAP, Exchange, Hotmail) oder mehrere Konten in Outlook 2010 haben, kennen Sie das Problem: Es ist schwierig, die Übersicht über die noch nicht gelesenen Nachrichten zu behalten. So lassen Sie in Outlook 2007 und 2010 sämtliche ungelesenen E-Mails aus allen Konten zusammen anzeigen.

Für jede Kontoart legt Outlook einen eigenen Persönlichen Ordner an – in Outlook 2010 sogar für jedes E-Mail-Konto, sofern Sie das nicht unterbinden. Leider funktionieren die an sich sehr praktischen Suchordner immer nur innerhalb eines Persönlichen Ordners, sodass sie sich nicht für die kontenübergreifende Suche nach ungelesenen Nachrichten eignen. Abhilfe schafft die Sofortsuche aus Outlook 2007 bzw. 2010. Das Praktische daran: Die notwendigen Voreinstellungen müssen Sie nur einmal treffen und die Suche lässt sich schnell wiederholen.

Vorgehen in Outlook 2010

Damit in Outlook 2010 sämtliche (oder ausgewählte) Persönliche Ordner durchsucht werden, müssen Sie einmalig die zu durchsuchenden Ordner festlegen – Outlook merkt sich diese Einstellung dann für die Zukunft: 

  1. Klicken Sie ins Suchfeld oder drücken Sie Strg+E.
  2. Klicken Sie auf Suchtools und dann auf Zu durchsuchende Speicherorte.
  3. Setzen Sie ein Häkchen vor jeden Persönlichen Ordner, der bei der Suche berücksichtigt werden soll.

Die ungelesenen Nachrichten aus allen Konten lassen Sie nun so zusammenstellen:

  1. Drücken Sie das Tastenkürzel Strg+Alt+A oder klicken Sie ins Suchfeld und dann auf den Button Alle E-Mail-Elemente.
  2. Klicken Sie auf dem Register Suchen auf den Button Ungelesen (in unseren Outlook-Installationen ist dieser Button nicht anklickbar) oder tippen Sie ins Suchfeld gelesen:nein (ohne Leerzeichen nach dem Doppelpunkt) ein und drücken Sie Eingabe.

Outlook sucht nun in allen angegebenen Ordnern die ungelesenen Nachrichten und zeigt sie an.

Vorgehen in Outlook 2007

In Outlook 2007 ist es nicht nötig, erst einmal alle Persönlichen Ordner, die berücksichtigt werden sollen, einzubinden. Hier gehen Sie so vor:

  1. Drücken Sie das Tastenkürzel Strg+Alt+A oder rufen Sie den Befehl Extras ⇒ Sofortsuche ⇒ Alle E-Mail-Elemente durchsuchen auf.
  2. Damit unter dem Suchfeld zusätzliche Abfragefelder angezeigt werden, drücken Sie Strg+Alt+W oder rufen den Befehl Extras ⇒ Sofortsuche ⇒ Abfrage-Generator erweitern auf.
  3. Klicken Sie hier auf Kriterien hinzufügen und wählen Sie Gelesen aus.
  4. Klicken Sie in das neu hinzugefügte Suchfeld Gelesen und wählen Sie Nein aus.

Nun filtert Outlook sofort alle E-Mails heraus, die nicht als „gelesen“ markiert sind, und zeigt sie an.

Anstelle der beschriebenen Schritte 2 bis 4 könnten Sie in das Suchfeld neben Alle E-Mail-Elemente auch den Suchbefehl gelesen:falsch eintippen (der Befehl gelesen:nein ist in Outlook 2007 nicht nötig). Allerdings wird dann das Suchfeld Gelesen beim nächsten Suchlauf nicht mehr angezeigt. Das bleibt nur dann dauerhaft eingeblendet, wenn Sie es über den Button Kriterien hinzufügen anzeigen lassen. Das Feld Gelesen hat schlicht und einfach den Vorteil, dass Sie hier mit zwei Mausklicks nach „gelesen“ bzw. „ungelesen“ filtern können und sich das Eintippen von gelesen:falsch sparen.

Suche wiederholen

Sobald Sie später noch einmal alle ungelesenen Nachrichten sehen wollen, gehen Sie entweder wie gerade beschrieben vor oder wiederholen die eben durchgeführte Suche:

  • In Outlook 2010 drücken Sie Strg+Alt+A, klicken auf Zuletzt verwendete Suchvorgänge und wählen gelesen:nein aus.
  • In Outlook 2007 drücken Sie Strg+Alt+A. Dann klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Suchfeld und rufen Zuletzt verwendete Suchvorgänge und anschließend gelesen:nein, gelesen:falsch (bzw. nur gelesen:falsch) auf.

In der Liste zeichnet Outlook die zehn letzten Suchvorgänge auf.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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