Spamfilter einsetzen: So filtern Sie unerwünschte Werbemails, Phishingmails und Spam
Jeder kennt die Situation, wenn eine E-Mail mit unbekanntem Absender und unzählige Werbemails im Postfach eintreffen. Nachrichten mit anzüglichem oder strafbaren Inhalt und Links zu dubiosen Seiten werden ebenfalls gern versandt, um Schaden anzurichten. Auch Phishing-Mails kommen immer häufiger vor. Hier versuchen Absender, durch gefälschte Nachrichten die personenbezogenen Daten von Nutzern abzugreifen. Alle Nachrichten dieser Art können unter dem Oberbegriff Spam oder Spammail zusammengefasst werden.
Weshalb ist es wichtig, Spamfilter im E-Mail-Programm zu nutzen?
Vor dem Hintergrund krimineller Machenschaften, Datenklau sowie Computerviren und Hackerangriffen ist es wichtig und zielführend, Spamfilter zu nutzen. So können Sie gefährliche Nachrichten erkennen und so gut wie möglich ausschließen. Doch selbst wenn Spammails nicht gefährlich sind, können Sie nerven und Ihren Posteingang so stark fluten, dass wichtige Inhalte untergehen.
Spamfilter sind bei den meisten E-Mail-Programmen bereits integriert
Man schätzt, dass mehr als 50 % der täglichen E-Mail-Kommunikation aus derartigen Nachrichten besteht. Um ungewollte Werbebotschaften beim Empfänger automatisch auszufiltern, nutzen Unternehmen und E-Mail-Provider Spamfilter. In den meisten Fällen sind professionelle Filtermechanismen Teil des kostenpflichtigen Angebots der E-Mail-Anbieter während ein einfacher, kostenloser Spamfilter schematisch integriert ist.
Microsoft Outlook oder Thunderbird besitzen ebenfalls einen eingebetteten Spamfilter, der Nachrichten klassifiziert und Inhalte für Benutzer filtert. Amtliche Sicherheitshinweise zu Spam-Mails und zum Umgang mit Spam findet man detailliert auf der Internetpräsenz des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnologie.
Spamfilter – was versteht man technisch darunter?
Als Spamfilter bezeichnet man einen systematisch aufgebauten Logarithmus, der alle Nachrichten im E-Mail-Postfach automatisch scannt und ungewollte E-Mails entfernt. Zu den unerwünschten Nachrichten gehören unter anderem Massen-E-Mails, Nachrichten die Schadsoftware enthalten sowie undifferenzierte Werbung. Seit einiger Zeit sind Filterfunktionen ebenfalls in den aktuellen Internetbrowsern integriert. Filter im Internet übernehmen ähnliche Funktionen wie Spamfilter bei E-Mails:
- Sie unterdrücken das Anzeigen von Werbebannern in Domains,
- entfernen Blogspam aus Blogs oder
- schalten den sogenannten Linkspam aus Wikis aus.
Als Wiki bezeichnet man einfache Content-Management-Systeme, bei denen Texte von allen Nutzern veränderbar sind. Ein bekannter Dienst ist das Informationsnetzwerk Wikipedia. Zusammenfassend haben alle Spamfilter das erklärte Ziel, unerwünschte oder potenziell gefährliche Nachrichten zu enttarnen und auszufiltern. Hierfür nutzen sie verschiedene Methoden.
Wie funktionieren Spamfilter? Blacklist vs. Whitelist
Spamfilter nutzen unterschiedliche Methoden, um eingehende Nachrichten zu clustern und effektiv zu filtern. Das Prinzip von Blacklist und Whitelist ist weitverbreitet. Als Blacklist bezeichnet man eine vom Nutzer eingerichtete und gepflegte Liste, auf der unseriöse E-Mail-Absender mit einem Klick gespeichert werden. Alle Nachrichten dieser Absender werden direkt vom Provider oder vom Mailprogramm in den Ordner Spam-Verdacht umgeleitet.
Neben persönlichen Blacklists nutzen E-Mail-Anbieter öffentliche und nicht-öffentliche Blacklists, auf denen Versender gespeichert sind, die bereits als berüchtigt oder suspekt aufgefallen sind. Das Gegenteil von Blacklists sind die sogenannten Whitelists, auf denen Absender bzw. Absenderadressen klassifiziert werden, die in keinem Fall ausgemustert werden dürfen. Whitelists können ohne Mühe im geschützten Bereich des E-Mail-Postfachs bearbeitet werden. Hier hat man die Wahl, einzelne Adressen oder ganze Domänen-Adressen, wie zum Beispiel „@firma.de“ als gesichert einzustufen und zu verwenden.
Weitere Kriterien mit denen Spamfilter arbeiten
Neben Blacklists und Whitelists nutzen Spamfilter folgende Kriterien:
- Spezifische, regelmäßig in Spam verwendete Schlüsselbegriffe und Wörter in Betreffzeile oder Textkörper,
- eine professionelle Auswertung der Adresse und der Metadaten des Versenders,
- sowie Künstliche Intelligenz (KI), um Spam und seriöse Nachrichten automatisch zu trennen.
Vor allem der Einsatz von künstlicher Intelligenz für Spamfilter wird zunehmend stärker forciert. Lernfähige Spamfilter, die anhand der Nutzung und des Löschverhaltens des Nutzers ermitteln, welche Inhalte lesenswert sind und welche Spam darstellen, sind effektiv und zielführend.
Gleichzeitig benötigt KI Erfahrungswerte von mehr als 1.000 E-Mails, um den Algorithmus an das Nutzerverhalten anzupassen. Nutzt der Spamfilter als Auswertungsgrundlage öffentliches Datenmaterial kann dies im Gegensatz dazu führen, dass erwünschte Nachrichten ausgesiebt werden, wenn ein Großteil der Nutzer diese als unwichtig klassifiziert.
Die Nutzung eines Spamfilters birgt eigentlich nur Vorteile
Jede Methode, die eingesetzt wird, um Spammails mittels Spamfiltern auszusieben, hat Vor- und Nachteile. Grundsätzlich ist der Einsatz eines Spamfilters zu jeder Zeit als positiv zu bewerten. Nutzer sollten in der Anlernphase und darüber hinaus in regelmäßigen Abständen ihren Spamfilter öffnen und die ausgefilterten Nachrichten oberflächlich untersuchen.
Wenn Sie auch selber Mails als Spam markieren, die in Ihrem Eingang landen, oder versehentlich als Spam markierte Mails als „Kein Spam“ markieren, „lernt“ der Spamfilter dazu und kann künftig noch genauer arbeiten.
Dies gilt ebenso beim Einsatz von Microsoft Outlook mit integriertem Junk-E-Mail-Filter. Ein fortgesetztes Prüfen des Ordners „Spam-Verdacht“ garantiert, dass Sie keine wichtige E-Mail verpassen. Im letzten Schritt kann der Inhalt des Spam-Ordners endgültig gelöscht werden.
Tipp: Lassen Sie sich regelmäßig einen Report vom E-Mail-Provider zusenden, welche Nachrichten vom Dienst als Spam markiert und ausgefiltert wurden. Dann haben Sie einen noch besseren Überblick über ihr Postfach und alle eingegangen E-Mails auf dem Server.
So aktivieren Sie den Spamfilter bei Ihrem E-Mail-Anbieter
Ein gewöhnlicher Spamfilter gehört bei den meisten E-Mail-Providern und Unternehmen zum Standard-Repertoire. Er muss nicht gesondert aktiviert werden, sondern siebt automatisch den gröbsten Spam aus.
Ein Großteil er Anbieter bieten im Postfach Einstellungsmöglichkeiten an, um den Spamfilter einzuschalten und die Intensität der Filterung anzupassen.
Zu den am häufigsten genutzten E-Mail-Anbietern gehören GMX und Web.de. Dort können Sie den Spamfilter eigenhändig konfigurieren:
GMX: Beim Anbieter GMX muss der Spamfilter beispielsweise in den erweiterten Einstellungen aktiviert werden. In den Optionen kann ebenfalls bestimmt werden, dass die „GMC Team Anti-Spam-Liste“ und die „Globale Anti-Spam-Liste“ genutzt werden können, um die von GMX und externen Experten erstellten Sperrlisten nutzen zu können.
Web.de: Der Anbieter Web.de bietet in seiner kostenfreien Variante ebenso einen selbstlernenden Algorithmus an, der zusätzlich zur besseren Spam-Erkennung aktiviert werden kann. Dies geschieht im Untermenü: „Einstellungen“ – „Sicherheit“ – „Spam-Erkennung“.
E-Mails via Microsoft Outlook organisieren: Auch hier ist ein Spamfilter ein Muss
Programme wie Microsoft Outlook als Software-Applikation enthalten einen integrierten Junk-E-Mail-Filter. Dieser kann bequem in der Menüleiste von Microsoft Outlook aktiviert werden. Er befindet sich im Menüpunkt „Löschen“ und wird als „durchsichtiger Avatar mit Verbotsschild“ dargestellt.
Nachdem das Icon geklickt wurde, erscheint ein Menü, in dem der Unterpunkt „Junk-E-Mail-Optionen“ gewählt werden muss. Im Kontextmenü kann in der Folge die Intensität der Filterung eingestellt werden.
Spamfilter in neueren Microsoft Outlook-Versionen konfigurieren: So geht`s in 7 Schritten
In den neuesten Outlook-Versionen haben Sie ein ausführliches Menüband zur Verfügung, um Ihren Spamfilter einzurichten. Das gilt für die Versionen von:
- 2019
- 2016
- 2013
- 2010
- Sowie für Outlook in Microsoft 365
Um in diesen Outlook-Versionen Ihren Spamfilter einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Junk-E-Mail“ und wählen Sie dann „Junk-Email-Optionen“ aus.
Anschließend wählen Sie die Stufe Ihres Spamfilters im nächsten Fenster aus: „Niedrig“ oder „Hoch“. Testen Sie über einige Wochen, mit welcher Variante Sie besser fahren. Wählen Sie „Hoch“, wenn im Posteingang doch noch zu viele Spammails eintrudeln. Wählen Sie „Niedrig“, wenn zu viele erwünschte E-Mails im Spam-Ordner landen. Auch können Sie einstellen, nur E-Mails von sicheren Absendern und Empfängern zu erhalten, dafür müssen Sie allerdings eine Liste mit diesen anlegen. Alles was dann nicht auf dieser Liste steht, landet im Spam-Ordner, weshalb sich diese Variante zum Beispiel nicht für Unternehmer eignet, die regelmäßig Nachrichten von Neukunden erhalten.
Unter „Blockierte Absender“ können Sie alle Adressen sehen, die bereits blockiert sind. Mit einem Klick auf „Entfernen“ können Sie die Sperrung aber auch wieder aufheben.
Gehen Sie auf die Registerkarte „International“ unter „Junk-E-Mail-Optionen“ und markieren Sie von vorneherein gewisse Länderdomains, die beliebte Absenderadressen von Spammails sind.
Geht trotz Spamfilter eine E-Mail in Ihrem Posteingang ein, die Sie nicht haben wollen, können Sie diese direkt als „Junk-E-Mail“ über das Outlook-Menüband markieren. Außerdem können Sie den Absender sperren und erhalten künftig alle Mails von diesem Absender direkt in den Spam-Ordner.
Checken Sie regelmäßig Ihren Spam-Ordner „Junk“, ob dort nicht wichtige E-Mails gelandet sind. Schließlich kann es vorkommen, dass der Spamfilter versehentlich normale Mails als „Junk-E-Mail“ einstuft.
Wurde eine E-Mail versehentlich als Junk markiert, können Sie diese aus dem Spam-Ordner in den Eingang verschieben und sie als „Keine Junk-E-Mail“ markieren. Klicken Sie auf „Absender nie sperren“, um den Absender grundsätzlich davor zu bewahren, im Spam-Ordner zu landen.
Spamfilter in Outlook 2007 einrichten: So konfigurieren Sie Ihren „Junk-E-Mail“-Ordner
Damit Outlook 2007 Spam aussortiert und in den Ordner „Junk-E-Mail“ verschiebt, richten Sie den Spamfilter wie folgt ein:
Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ auf.
Klicken Sie auf dem Register „Einstellungen“ auf den Button „Junk-E-Mail“.
Wählen Sie als Schutzstufe entweder „Niedrig“ oder „Hoch“ aus. Wir haben gute Erfahrungen mit der hohen Schutzstufe gemacht. In Kombination mit einer gut gepflegten „Sichere Absender“-Liste sorgt diese Einstellung dafür, dass der allermeiste Müll gleich im Spam-Ordner landet. Allerdings ist es dann notwendig, regelmäßig den Ordner „Junk-E-Mail“ durchzusehen, damit Ihnen nicht versehentlich eine als Spam eingestufte wichtige E-Mail durch die Lappen gehen.
Junk E-Mail-Optionen in Outlook 2007 Besitzer von Outlook 2007 haben noch die Möglichkeit, Hyperlinks in Phishing-Mails zu deaktivieren und sich bei verdächtigen Domänennamen warnen zu lassen. Diese Optionen sollten Sie in jedem Fall einschalten.
Sinnvoll ist es auch, eigene E-Mails mit einem elektronischen Siegel versehen zu lassen, damit diese Nachrichten beim Empfänger als Nicht-Spam eingestuft werden (sofern dieser Outlook 2007 nutzt).
Noch zwei Hinweise:
- Die Option „Nur sichere Absender und Empfänger“ ist nur dann sinnvoll, wenn Sie ausschließlich von einigen ausgewählten Absendern E-Mails erhalten wollen. Für geschäftliche Zwecke ist das ungeeignet – es sei denn, Sie wollen keine neuen Kunden.
- Die Option „Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten … endgültig löschen“ sollten Sie höchstens in Kombination mit der Sicherheitsstufe „Niedrig“ einsetzen. Aber auch dann riskieren Sie, dass E-Mails versehentlich als Spam eingestuft und sofort gelöscht werden.
Weitere Optionen, wie Sie unerwünschte Spam-E-Mails loswerden
Mozilla Thunderbird und die meisten global agierenden Internet-Unternehmen bieten ebenfalls Spamfilter an, die unerwünschte Nachrichten und unseriöse Versender mit unterschiedlichen Methoden ausfiltern.
Experten-Tipp: Mit dem Programm „Spamfighter“ eliminieren Sie bis zu 99 % der Spammails in Microsoft Outlook, Microsoft Exchange und Thunderbird. Es wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt. Sobald neue E-Mails eintreffen, werden sie von der Software überprüft. Wird eine Spammail erkannt, wird sie automatisch in den Spam-Ordner verschoben. Manuelle Löschungen einzelner Anwender werden genutzt, um die Datenbank aller Teilnehmer zu optimieren. Sie können das Programm 30 Tage kostenlos testen.
Eine Alternative zum Spamfighter stellt der kostenlose „Spamihilator“ dar, der nach eigener Aussage bis zu 98 % aller Spammails erkennt und automatisch verschiebt.
Das sind die 10 häufigsten Domain-Endungen von Spammails
Zu den häufigsten Domain-Endungen, die zur Verbreitung von Spam genutzt werden, zählen übrigens diese:
- .work
- .loan
- .gq
- .cf
- .ga
- .ml
- .top
- .click
- .men
- .tk
Fazit zu Spamfiltern und ihrer Anwendung
Mehr als 50 % aller versandten E-Mails weltweit werden als Spam klassifiziert. Einfache Werbemails von unerwünschten Versendern kommen ebenso vor, wie Phishingmails.
Die meisten Spamfilter arbeiten mit sogenannten Blacklists und Whitelists und bedienen sich automatisierten Algorithmen und künstlicher Intelligenz, die verdächtige Absenderadressen oder auffällige Begriffe in Betreffzeile und Textkörper identifizieren. Die Systeme sind lernfähig und prüfen bei den meisten Providern standardmäßig den Posteingang auf Spam.
In den neuen Outlook-Versionen können Sie Ihre E-Mails recht zuverlässig filtern und haben viele Konfigurationsmöglichkeiten für Ihren Junk-E-Mail-Ordner. Auch in der älteren Outlook 2007-Version haben Sie zahlreiche Möglichkeiten und können zum Beispiel noch Hyperlinks in Phishing-Mails zu deaktivieren.
In kostenpflichtigen Postfächern werden professionellere Spamfilter eingesetzt. Alternativ können Applikationen wie Spamfighter oder Spamihilator nützlich sein, um unerwünschte Nachrichten im Postfach auszuschließen. Grundsätzlich ist es essenziell, den Spam-Ordner regelmäßig zu untersuchen, um bedeutende Nachrichten nicht zu verpassen, die versehentlich als Spam klassifiziert wurden. Wer in dieser Weise vorgeht, kann nahezu jede Spammail vom Spamfilter automatisch aussortieren lassen. Dieses Vorgehen erhöht die Sicherheit in der Datenkommunikation spart Anwendern wertvolle Zeit.
