Das Adressbuch sichern und teilen

10. November 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Ob Sie die Kontaktdaten aus Ihrem Outlook regelmäßig sichern wollen oder ob Sie sie aus dem Outlook im Büro auch auf Ihr privates Outlook übernehmen oder einem Kollegen zur Verfügung stellen wollen: Am einfachsten geht das, indem Sie das Adressbuch exportieren.

Wenn Sie ein Backup anlegen oder die exportierten Daten in ein anderes Outlook übernehmen wollen, empfiehlt es sich, die Daten in einer PST-Datei zu speichern. Die PST-Datei können Sie dann mit einem anderen Outlook einfach einlesen.

Falls Sie die Daten an einen Kollegen weitergeben wollen, der kein Outlook besitzt, kann dieser mit einer PST-Datei nichts anfangen. Dann sollten Sie die Adressen entweder ins Format von Excel- oder in das CSV-Format (in Outlook heißt das „kommagetrennte Werte“) exportieren.

Adressbuch komplett exportieren

Dazu gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Datei → Importieren/Exportieren auf. In Outlook 2010 rufen Sie Datei → Öffnen → Importieren auf.
  2. Wählen Sie Exportieren in eine Datei und klicken Sie auf Weiter.
  3. Wählen Sie Persönliche Ordner-Datei (.pst) (bzw. in Outlook 2010 Outlook-Datendatei (.pst)) aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie Kontakte aus und schalten Sie die Option Unterordner einbeziehen ein. Dann klicken Sie auf Weiter.

  5. Wählen Sie über Durchsuchen den Ordner aus, in dem die PST-Datei gespeichert werden soll, und geben Sie einen aussagekräftigen Dateinamen ein, etwa kontakte-backup.pst.
  6. Behalten Sie die Option Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen bei und klicken Sie auf Fertig stellen.
  7. Wenn es sich nicht um hochsensible Daten handelt, wählen Sie Keine Verschlüsselung aus und klicken auf OK. In Outlook 2010 lassen Sie die Kennwortfelder einfach leer und klicken auf OK. Wenn Sie das Backup schützen müssen, wählen Sie Starke Verschlüsselung und geben das Kennwort zweimal ein. Die Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern lassen Sie natürlich deaktiviert, sonst kann jeder, der sich Zugang zu Ihrem PC verschaffen kann, die Datei öffnen, ohne das Kennwort eingeben zu müssen. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Bei der beschriebenen Vorgehensweise werden die im Ordner Vorgeschlagene Kontakte enthaltenen Einträge nicht gesichert. Diese stehen in der Auswahlliste in Schritt 4 ganz am Ende. Sie bei gedrückter STRG-Taste zusammen mit Kontakte zu markieren, ist nicht möglich. Wenn Sie sie sichern wollen, müssen Sie dafür Schritt 1 bis 7 im Anschluss wiederholen. 

Backup wieder importieren

Wenn Sie die Adressen auf dem gleichen oder einem anderen PC (wieder) einlesen wollen, gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Datei → Importieren/Exportieren auf. In Outlook 2010 wählen Sie Datei → Öffnen → Importieren.
  2. Wählen Sie Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und klicken Sie auf Weiter.
  3. Wählen Sie Persönliche Ordner-Datei (.pst) aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie die gesicherte PST-Datei aus.
  5. Falls Sie seit dem Backup einige Kontakte in Ihrem Outlook geändert haben, wählen Sie im Importieren-Dialog Keine Duplikate importieren aus, sonst werden die Änderungen an den Kontakten durch die alten Daten überschrieben. Falls Sie bei Duplikaten selbst entscheiden wollen, welche Fassung Sie im Adressbuch behalten, wählen Sie Erstellen von Duplikaten zulassen aus. Dann müssen Sie nach dem Import das Adressbuch durchsehen und die nicht benötigten Duplikate löschen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Schalten Sie die Option Unterordner einbeziehen ein und wählen Sie die Option Elemente in denselben Ordner importieren in: Persönliche Ordner aus (falls Sie in Outlook 2010 mehrere Persönliche Ordner haben, nehmen Sie den gewünschten).
  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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