Die AutoArchivierung - Standardeinstellungen vs. individuelle Einstellungen

12. April 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Die AutoArchivierung lässt sich individuell konfigurieren. Zunächst einmal legen Sie die Standardeinstellungen fest: Wie oft wird archiviert, wie „alt“ müssen die Daten sein, damit sie archiviert werden, in welcher Datei werden die Da¬ten abgelegt, sollen die alten Daten gelöscht statt archiviert werden? Zusätzlich können Sie für einzelne Outlook-Module, zum Beispiel für die E-Mails oder auch für einzelne Ordner innerhalb des Posteingangs Einstellungen wählen, die von den Standardeinstellungen abweichen.

Standardeinstellungen anpassen

Die Standardeinstellungen für die Archivfunktion legen Sie wie folgt fest:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf und öffnen das Register WEITERE. In Outlook 2010 rufen Sie den Befehl DATEI >> OPTIONEN auf und öffnen das Register ERWEITERT.
  2. In Outlook bis 2007 klicken Sie auf den Button AUTOARCHIVIERUNG, in Outlook 2010 auf EINSTELLUNGEN FÜR AUTOARCHIVIERUNG. Die Archivierungseinstellungen sind für alle Outlook- Module wirksam - sofern Sie sie nicht für einzelne Module oder Ordner ändern.
  3. Schalten Sie die Option AUTOARCHIVIERUNG ALLE X TAGE ein und geben Sie an, in welchem Intervall die Archivierung durchgeführt werden soll.
  4. Wenn Sie es lästig finden, bei jedem Archivierungsvorgang erst einen Dialog bestätigen zu müssen, schalten Sie die Option AUTOARCHIVIERUNG NACH BESTÄTIGUNG BEGINNEN ab.
  5. Falls Sie in Ihrem Outlook E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen, als abgelaufen kennzeichnen und diese nicht archivieren lassen wollen, schalten Sie die Option ABGELAUFENE ELEMENTE LÖSCHEN (nur E-Mail-Ordner) ein.
  6. Schalten Sie in jedem Fall die Option ALTE ELEMENTE ARCHIVIEREN ODER LÖSCHEN ein.
  7. Wenn Sie die Option ARCHIVORDNER IN ORDNERLISTE ANZEIGEN einschalten, öffnet Outlook nach dem Archivieren automatisch die Archivdatei und zeigt sie in der Ordnerliste an. So können Sie zwar weiterhin sofort auf die archivierten Daten zugreifen, müssen dann aber auf den Geschwindigkeitsvorteil durch das Auslagern verzichten.
  8. Im Feld ELEMENTE LÖSCHEN, WENN ÄLTER ALS geben Sie an, wie alt die Daten sein sollen, damit sie ins Archiv verschoben (bzw. komplett gelöscht) werden.
  9. Wenn die Daten ins Archiv ausgelagert werden sollen, schalten Sie die Option ALTE ELEMENTE VERSCHIEBEN NACH ein und wählen über DURCHSUCHEN den gewünschten Ordner aus bzw. geben im Feld neben dem Button den Namen einer neuen Archivdatei an, die Outlook anlegen soll.
  10. Falls Sie stattdessen die alten Daten unwiederbringlich löschen wollen, schalten Sie die Option ALTE ELEMENTE ENDGÜLTIG LÖSCHEN ein. Damit dann gleich alle alten Elemente entfernt werden, klicken Sie auf EINSTELLUNGEN AUF ALLE ORDNER ANWENDEN - aber denken Sie daran, dass das nicht rückgängig zu machen ist.
  11. Schließen Sie die Dialoge.

Individuelle Einstellungen für einzelne Module

Angenommen Sie haben als Standardeinstellung bestimmt, dass die Elemente nach einem Jahr ins Archiv verschoben werden sollen, wollen in Ihrem Terminkalender aber weiterhin die Termine aus früheren Jahren haben. Dann passen Sie die Einstellungen für den Kalender an:

  1. Öffnen Sie den Kalender.
  2. Klicken Sie unter MEINE KALENDER mit der rechten Maustaste auf KALENDER und rufen Sie den Befehl EIGENSCHAFTEN auf. Im Beispiel wird der Kalender nicht archiviert.
  3. Öffnen Sie das Register AUTOARCHIVIERUNG.
  4. Falls der Kalender grundsätzlich nicht archiviert werden soll, schalten Sie die Option ELEMENTE IN DIESEM ORDNER NICHT ARCHIVIEREN ein und fahren mit Schritt 6 fort. Falls Sie andere als die Standardeinstellungen nutzen wollen, schalten Sie die Option FÜR DIESEN ORDNER FOLGENDE EINSTELLUNGEN VERWENDEN ein.
  5. Passen Sie die Einstellungen an, zum Beispiel das Alter der zu archivierenden Elemente, oder geben Sie eine andere Archivdatei an.
  6. Schließen Sie den Dialog.

Individuelle Einstellungen für einzelne Ordner Wenn Sie einzelne Ordner im Posteingang von der Archivierung ausschließen oder erst später archivieren wollen, klicken Sie den jeweiligen Ordner mit der rechten Maustaste an, rufen den Befehl EIGENSCHAFTEN auf und fahren wie im vorhergehenden Abschnitt ab Schritt 3 beschrieben fort. Das funktioniert genauso auch für zusätzlich angelegte Kalender und für Ordner im Aufgabenplaner.

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