Einer E-Mail automatisiert bestimmte Kategorien zuweisen

06. Juli 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit Hilfe von Regeln können Sie den empfangenen E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, die entsprechenden Kategorien zuweisen.

Kategorien regelgesteuert zuweisen

Über Regeln weisen Sie den empfangenen E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, die entsprechenden Kategorien zu.

Wenn Sie Ihre E-Mails (mit Ordnern) und Kategorien verwalten, empfiehlt es sich, den eingehenden E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, gleich die zugehörigen Kategorien zuweisen zu lassen. Dazu nutzen Sie den Regel-Assistenten aus Outlook.

1. Zunächst einmal definieren Sie allerdings die gewünschten Kategorien.

2. Dann starten Sie den Regel-Assistenten über „Extras, Regel-Assistent“ bzw. in Outlook 2007 über „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ bzw. in Outlook 2010 über „Start, Regeln, Regel erstellen“) und geben die Kriterien an, die die E-Mails erfüllen sollen.

3. Im Dialog „Aktion(en) auswählen“ schalten Sie die Aktion „Kategorien der Nachricht löschen“ ein – es sei denn, Sie wollen die vom Absender zugewiesene(n) Kategorie(n) beibehalten.

4. Anschließend schalten Sie im gleichen Dialog die Aktion „diese der Kategorie Kategorie zuordnen“ ein.

5. Klicken Sie im unteren Feld auf „Kategorie“ und wählen Sie die gewünschte Kategorie aus.

6. Fahren Sie dann mit der Definition der Regel fort.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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