Einstellen, wie oft Outlook E-Mails abruft

17. Februar 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Stellen Sie Outlook so ein, dass es E-Mails nur noch jede Stunde abruft – damit Sie ungestört arbeiten können.

Wenn Ihr Job nicht darin besteht, sofort die eingehenden E-Mails zu beantworten (zum Beispiel Bestellungen oder Kundenanfragen zu bearbeiten), ist es nicht nötig, dass Outlook alle 10 Minuten oder noch öfter das Postfach auf dem Server abfragt und die neuen E-Mails herunterlädt. In den allermeisten Fällen reicht es, wenn Outlook einmal pro Stunde E-Mails abruft.

Wenn Sie dringend auf eine bestimmte E-Mail warten, können Sie den E-Mail-Abruf jederzeit durch Drücken der Taste F9 oder über den Button „Senden/Empfangen“ auslösen.

So bestimmen Sie, wie häufig Outlook E-Mails abholt:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ auf.

2. Öffnen Sie das Register „E-Mail-Setup“ und klicken Sie auf „Senden/Empfangen“.

3. Wählen Sie „Alle Konten“ aus und schalten Sie die Option „Diese Gruppe bei der Übermittlung mit einbeziehen“ (unter „Einstellungen für Gruppe 'Alle Konten'“) ein.

4. Schalten Sie außerdem die Option „Automatische Übermittlung alle x Minuten“ ein und geben Sie hier zum Beispiel 30 oder 60 Minuten ein.

5. Falls Sie den Offlinemodus nutzen, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 dafür.

6. Falls Sie nicht für einzelne Konten andere Einstellungen treffen wollen, schließen Sie die Dialoge.

Wenn die E-Mails, die bei einem bestimmten Konto eingehen, öfter abgerufen werden sollen, lassen Sie den Dialog „Übermittlungsgruppen“ (siehe Schritt 6) geöffnet und fahren so fort:

6. Wählen Sie „Alle Konten“ aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

7. Wählen Sie das Konto aus, für das andere Einstellungen gelten sollen, und entfernen Sie dafür das Häkchen vor „Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen“. Schließen Sie den Dialog mit „OK“.

8. Klicken Sie dann auf „Neu“. Geben Sie den Namen des Kontos ein, für das eine Sonderreglung gelten soll, und klicken Sie auf „OK“.

9. Schalten im Dialog, der nun geöffnet wird, die Option „Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen“ ein und klicken Sie auf „OK“.

10. Wählen Sie das Konto aus. Schalten Sie dafür die Option „Automatische Übermittlung alle x Minuten“ ein und geben Sie das gewünschte Intervall ein.

11. Schließen Sie alle Dialoge.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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