Favoriten im Adressbuch: So filtern Sie Ihre Kontakte

27. April 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Kennen Sie das auch: Sie haben eine große Anzahl an Kontakten im Adressbuch, nutzen aber regelmäßig nur einen kleinen Teil dieser Einträge? Zum Beispiel die 20 wichtigsten Kunden oder die Mitarbeiter in einem firmenübergreifenden Projekt. Damit Sie diese nicht immer mühsam heraussuchen müssen, definieren Sie sie doch als Favoriten.

Anders als im Posteingang gibt es im Adressbuch zwar keine Favoritenrubrik, Sie können sich jedoch eine Favoritenansicht einrichten und den Kontakten die Kategorie Favoriten zuweisen. Die Favoritenansicht filtert dann Ihre Kontakte und zeigt nur die Favoriten an.

Beachten Sie allerdings, dass dies nicht für Kontakte funktioniert, die sich in untergeordneten Ordnern im Adressbuch befinden.

Kategorie „Favoriten“ definieren

In Outlook bis Version 2003 ist die Kategorie Favoriten bereits vordefiniert, ab Outlook 2007 müssen Sie sie von Hand einrichten: 

  1. Öffnen Sie das Adressbuch und klicken Sie auf dem Register Start auf Kategorisieren und dann auf Alle Kategorien.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Geben Sie als Bezeichnung Favoriten ein.
  4. Wählen Sie eine passende Farbe aus.
  5. Falls Sie die Kategorie mithilfe eines Tastenkürzels zuweisen wollen, wählen Sie im Feld Tastenkombination eine aus. Zur Verfügung stehen dabei allerdings nur Kombinationen aus Funktionstasten und der Taste Strg.
  6. Schließen Sie den Dialog mit OK.
  7. Entfernen Sie das Häkchen vor der neuen Kategorie (sofern Sie die Kategorie nicht gleich dem aktuellen Kontakt zuweisen wollen) und klicken Sie auf OK

Adressen als Favoriten definieren

Weisen Sie den wichtigen Kontakten die Kategorie Favoriten zu:

  • Im geöffneten Kontakt klicken Sie in Outlook bis 2003 rechts unten auf Kategorien und wählen Favoriten aus. In Outlook ab 2007 klicken Sie im Dialog auf Kategorisieren (in der Gruppe Kategorien) und wählen Favoriten aus.
  • In einer der Listenansichten klicken Sie den Kontakt mit der rechten Maustaste an und rufen Kategorien (Outlook bis 2003) bzw. Kategorisieren auf und wählen Favoriten aus.

Favoritenansicht einrichten

Nun legen Sie eine Ansicht an, in der nur die Favoriten zu sehen sind:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Ansicht ⇒ (Anordnen nach) ⇒ Aktuelle Ansicht ⇒ Ansichten definieren ⇒ Neu auf. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register Ansicht auf Ansicht ändern ⇒ Ansichten verwalten ⇒ Neu.
  2. Geben Sie als Bezeichnung Favoriten ein, wählen Sie als Ansichtentyp Tabelle aus und klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie auf Filtern.
  4. Öffnen Sie das Register Weitere Optionen.
  5. Klicken Sie auf Kategorien.
  6. Setzen Sie ein Häkchen vor Favoriten und schließen Sie den Auswahldialog.
  7. Klicken Sie zweimal auf OK.
  8. Schalten Sie die Option Nur die für diesen Ordner erstellten Ansichten anzeigen ab und schließen Sie den Dialog.

 

Nur Favoriten anzeigen

Sobald Sie nur noch die als Favoriten deklarierten Kontakte sehen wollen, schalten Sie im Adressbuch die Ansicht Favoriten ein.

  • In Outlook bis Version 2007 wählen Sie diese Ansicht am linken Rand unter Aktuelle Ansicht oder aber über das Listenfeld Aktuelle Ansicht in der erweiterten Symbolleiste aus.
  • In Outlook 2010 öffnen Sie das Register Ansicht, klicken auf Ansicht ändern und wählen dann Favoriten aus.

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