So fügen Sie Bilder in Ihre Signatur ein

26. April 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Signaturen werden automatisch ans Ende jeder E-Mail angehängt und enthalten typischerweise Kontaktdaten und die gesetzlich geforderten Pflichtangaben für geschäftliche Korrespondenz. Was liegt näher, als die Signatur auch zum Einfügen des Firmenlogos zu nutzen?

Logo einbinden in Outlook bis Version 2003

In Outlook 2000 bis 2003 ist die Möglichkeit, Bilder in die Signatur einzubinden, gut versteckt. Hier gehen Sie so vor:

  1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL- FORMAT auf und klicken Sie auf SIGNATUREN.
  2. Richten Sie eine neue Signatur ein oder wählen Sie eine vorhandene aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.
  3. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position. Wenn das Logo über bzw. unter dem Signaturtext stehen soll, fügen Sie dafür am besten eine leere Zeile ein. Sie kön¬nen das Logo aber auch links oder rechts neben dem Text anordnen, dann setzen Sie den Cursor an den Anfang bzw. das Ende der Zeile.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an die gewünschte Position und rufen Sie den Befehl BILD EINFÜGEN auf.
  5. Wählen Sie die gewünschte Bilddatei aus.
  6. Wenn das Logo vor oder hinter dem Signaturtext steht, wählen Sie AUSRICHTUNG: BASISZEILE aus. Falls es nicht linksbündig sein soll, können Sie es später noch zentrie¬ren oder rechtsbündig setzen. Falls das Logo neben dem Signaturtext angeordnet werden soll, wählen Sie im Feld AUSRICHTUNG entweder LINKS, RECHTS oder MITTE aus.
  7. Außerdem können Sie einen horizontalen und/oder verti¬kalen ABSTAND zum Text festlegen.
  8. Sobald Sie fertig sind, schließen Sie den Dialog mit OK
  9. Über den Button ABSATZ können Sie nun noch für ein Logo, das in einer eigenen Zeile steht, bestimmen, ob es links- bzw. rechtsbündig oder mittig angeordnet werden soll.
  10. Falls noch nicht geschehen, geben Sie den Text für die Signatur ein und gestalten ihn.
  11. Beenden Sie die Bearbeitung der Signatur und weisen Sie sie dem jeweiligen E-Mail-Konto zu. Schließen Sie alle Dialoge.

Logo einbinden in Outlook 2007/2010

In den neueren Outlook-Versionen gehen Sie so vor:

  1. In Outlook 2007 rufen Sie EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-FORMAT auf; in Outlook 2010 rufen Sie DATEI >> OPTIONEN >> E-MAIL auf. Klicken Sie auf SIGNATUREN.
  2. Richten Sie eine neue Signatur ein oder bearbeiten Sie eine vorhandene.
  3. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position. Wenn das Logo über bzw. unter dem Signaturtext stehen soll, fügen Sie dafür am besten eine leere Zeile ein. Anders als in früheren Versionen können Sie das Logo nicht zum Beispiel komplett rechts vom Text anordnen lassen, son¬dern nur rechts neben der ersten oder letzten Zeile.
  4. Klicken Sie auf das Icon GRAFIK.
  5. Wählen Sie die gewünschte Bilddatei aus.
  6. Über die entsprechenden Buttons können Sie den Absatz mit dem Bild und damit das Bild links- bzw. rechtsbün¬dig oder zentriert anordnen.
  7. Schließen Sie die Bearbeitung der Signatur ab und wei¬sen Sie sie dem dazugehörigen E-Mail-Konto zu.

Zur Bildauswahl

Das Logo muss in allen Outlook-Versionen in Form einer Grafikdatei vorliegen. Dabei unterstützt Outlook die For¬mate BMP, GIF, JPG, PNG und ab Version 2007 auch TIF. Das Einfügen über die Zwischenablage ist nicht möglich. Da Sie das Logo ja mit jeder E-Mail versenden, empfiehlt es sich, ein Format zu nehmen, das die Bilddaten platzspa¬rend speichert. Am besten sind die Formate PNG und GIF geeignet, GIF reicht allerdings nur für Logos, die nicht mehr als 256 Farben aufweisen. Das JPG-Format erlaubt zwar auch eine starke Komprimierung, dabei kann es aber zu un¬schönen Artefakten und Pixeleffekten kommen. Da Sie in der Signatur keine Möglichkeit haben, die Bild¬größe nachträglich anzupassen oder das Bild zu beschneiden, bearbeiten Sie es, sofern erforderlich, in einem Bildbearbei¬tungsprogramm und speichern es in der passenden Größe.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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