So nutzen Sie E-Mail-Signaturen als Informations- und Werbeträger

19. Januar 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Über die Signatur am Ende jeder E-Mail teilen Sie dem Empfänger Ihre Adresse sowie die gesetzlich geforderten Pflichtangaben mit. Außerdem können Sie die Signatur auch nutzen, um Angebote, werbliche Hinweise oder andere Botschaften zu übermitteln.

Eine Signatur einrichten

Eine Signatur richten Sie in Outlook wie folgt ein:

  1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf.
  2. Öffnen Sie das Register E-MAIL-FORMAT und klicken Sie auf SIGNATUREN und dann auf NEU.
  3. Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein. Behal¬ten Sie die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen bei (diese Option gibt es in Outlook 2007 nicht mehr) und klicken Sie auf WEITER.
  4. Geben Sie den Text für die Signatur ein und formatieren Sie ihn. Wenn Sie wollen, fügen Sie auch Ihr Firmenlogo ein.

Beachten Sie, dass der Empfänger die Formatierungen nur zu sehen bekommt, wenn er als E-Mail-Format HTML oder RTF eingestellt hat. Bei E-Mails im Nur-Text-Format ist Fettdruck oder Ähnliches natürlich nicht zu sehen.

Wenn Sie Outlook bis einschließlich Version 2003 besitzen, fahren Sie wie folgt fort:

  1. Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und dann auf OK.
  2. Wählen Sie auf dem Register E-MAIL-FORMAT nun unter Signaturen aus, für welches E-Mail-Konto die neue Signatur verwendet werden soll. Outlook setzt die Signa¬tur dann automatisch am Ende jeder neuen E-Mail bzw. jeder Antwort und Weiterleitung ein, die Sie über dieses Konto versenden.
  3. Schließen Sie den Dialog.


Wenn Sie Outlook 2007 besitzen, fahren Sie stattdessen wie folgt fort:

  1. Klicken Sie auf SPEICHERN.
  2. Wählen Sie rechts oben im Dialog im Feld E-Mail-Konto das Konto aus, für das die neue Signatur automatisch verwendet werden soll.
  3. Darunter wählen Sie für NEUE NACHRICHTEN sowie für ANTWORTEN / WEITERLEITUNGEN den Namen der Signatur aus.
  4. Schließen Sie den Dialog mit OK.


Da Outlook die Signatur in das Nachrichtenfeld kopiert, können Sie sie vor dem Absenden der E-Mail noch verändern - beispielsweise bei einem wichtigen Kunden noch Ihre direkte Telefondurchwahl einfügen, während die normale Signatur die Nummer der Telefonzentrale enthält.

Visitenkarte in Signatur mitsenden

Wenn Sie in Outlook eine digitale Visitenkarte mit Ihren Daten angelegt haben, können Sie diese an Ihre E-Mail- Signatur anhängen. Der Empfänger der Visitenkarte kann die Kontaktdaten mit einem Doppelklick in sein Adressbuch übernehmen.

Dabei wichtig: Outlook bis Version 2003 sendet die Visitenkarte in Form einer vCard-Datei, die auch von anderen E-Mail-Clients neben Outlook gelesen werden kann. Outlook 2007 dagegen nutzt das VCF-Format, das nur mit Outlook 2007 und dem kommenden Outlook 2010 korrekt interpretiert wird.

So fügen Sie in Outlook Ihre Visitenkarte in die Signatur ein:

  1. Falls noch nicht geschehen, legen Sie im Adressbuch einen neuen Eintrag mit Ihren Kontaktdaten an.
  2. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL- FORMAT auf.
  3. Klicken Sie auf den Button SIGNATUREN.
  4. Wenn Sie bereits eine Signatur eingegeben haben, wählen Sie sie im Feld links oben aus. In Outlook bis 2003 müssen Sie nun noch auf Bearbeiten klicken. Falls Sie noch keine Signatur eingegeben haben, tun Sie das über den Button NEU.
  5. In Outlook bis 2003 wählen Sie die vCard im Feld Dieser Signatur diese Visitenkarte (vCard) hinzufügen aus. In Outlook 2007 klicken Sie unter STANDARDSIGNATUR bearbeiten auf VISITENKARTE. Wählen Sie Ihren Kon-takteintrag aus dem Adressbuch aus und klicken Sie auf OK. Die VCF-Datei wird dann automatisch angelegt, und eine Vorschau wird in die Signatur eingefügt.
  6. Schließen Sie alle Dialoge.

RECHTLICHE ANFORDERUNGEN

Seit dem 1. Januar 2007 ist in Deutschland gesetzlich geregelt, welche Angaben im kaufmännischen Schriftverkehr enthalten sein müssen, also auch in E-Mails:

  • der komplette Firmenname, inkl. Geschäftsform
  • der Ort der Niederlassung mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise
  • das zuständige Amtsgericht
  • die Handelsregisternummer
  • die Umsatzsteuer-Ident-Nummer
  • der Name des Geschäftsführers, Inhabers bzw. des Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden

streng genommen auch die Steuernummer (viele Un¬ternehmen geben diese aber nur auf Anfrage heraus, um Missbrauch zu vermeiden)
Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail- Adresse, Web-Adresse, Angabe der Abteilung etc. sind freiwillig. Die Pflichtangaben müssen lt. Gesetz auf dem Bildschirm und auf Ausdrucken „gut lesbar“ sein. Geregelt sind diese Anforderungen im: 

  • Handelsgesetzbuch, HGB, § 37a
  • GmbH-Gesetz (GmbHG), § 35a
  • Aktiengesetz (AktG), § 80

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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