Störungen durch E-Mail-Abruf minimieren

24. November 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn Sie konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, empfiehlt es sich, Störungen aller Art abzustellen bzw. so weit wie möglich zu minimieren. Dazu gehören auch Störungen durch eingehende E-Mails und durch Desktop-Benachrichtigungen beim E-Mail-Empfang.

Einstellen, wie oft Outlook E-Mails holt

In den meisten Fällen ist es nicht nötig, dass Outlook alle zehn Minuten oder noch öfter das Postfach auf dem Server abfragt und die neuen E-Mails herunterlädt. Ausnahme: Sie müssen Bestellungen oder Kundenanfragen beantworten, was sofort geschehen muss. In den allermeisten Fällen reicht es, wenn Outlook einmal pro Stunde oder pro halber Stunde E-Mails abruft.

Und wenn Ihre Arbeit erfordert, dass Sie sich längere Zeit konzentriert einer Aufgabe widmen, empfiehlt es sich, wie auf der vorhergehenden Seite beschrieben, nur zu bestimmten Zeiten E-Mails abzurufen. Dann sollten Sie den automatischen E-Mail-Abruf ganz abschalten.

Falls Sie dringend auf eine bestimmte E-Mail warten, können Sie den E-Mail-Abruf jederzeit durch Drücken der Taste F9 oder über den Button Senden/Empfangen auslösen.

Wenn Sie festlegen wollen, wie häufig Outlook E-Mails abholt, bzw. wenn Sie den automatischen E-Mail-Abruf abschalten wollen, gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Extras → Optionen auf und öffnen das Register E-Mail-Setup. In Outlook 2010 rufen Sie Datei → Optionen auf und öffnen das Register Erweitert.
  2. Klicken Sie auf Senden/Empfangen.
  3. Wählen Sie Alle Konten aus und schalten Sie die Option Diese Gruppe bei der Übermittlung mit einbeziehen (unter Einstellungen für Gruppe „Alle Konten“) ein.
  4. Im Feld darunter schalten Sie entweder die Option Automatische Übermittlung alle X Minuten komplett ab oder Sie schalten Sie ein und geben dahinter die gewünschte Frequenz ein – zum Beispiel 60 Minuten.
  5. Falls Sie den Offline-Modus nutzen, wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 dafür.
  6. Falls Sie nicht für einzelne Konten andere Einstellungen treffen wollen, schließen Sie die Dialoge.
  7. Wenn die E-Mails, die in einem bestimmten Konto eingehen, öfter abgerufen werden sollen, lassen Sie den Dialog Übermittlungsgruppen (siehe Schritt 6) geöffnet und fahren so fort:
  8. Wählen Sie Alle Konten aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  9. Wählen Sie das Konto aus, für das andere Einstellungen gelten sollen, und entfernen Sie dafür das Häkchen vor Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen. Schließen Sie den Dialog mit OK.
  10. Klicken Sie dann auf Neu. Geben Sie den Namen des Kontos ein, für das eine Sonderreglung gelten soll, und klicken Sie auf OK.
  11. Schalten Sie im Dialog, der nun geöffnet wird, die Option Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen ein und klicken Sie auf OK.
  12. Wählen Sie das Konto aus. Schalten Sie dafür die Option Automatische Übermittlung alle X Minuten ein und geben Sie das gewünschte Intervall ein.
  13. Schließen Sie alle Dialoge.

Desktop-Benachrichtigungen abstellen

Wenn Sie automatisch alle paar Minuten E-Mails abrufen, aber nicht laufend über neu eingehende E-Mails informiert werden müssen, empfiehlt es sich, die Desktop-Benachrichtigungsfunktion von Outlook abzuschalten. Dann zeigt Outlook nicht für jede neue E-Mail rechts unten in der Taskleiste für einige Sekunden ein Benachrichtigungsfenster bzw. ein Brief-Icon an und spielt auch keinen Sound ab.

In Outlook bis Version 2007 gehen Sie dafür so vor:

  1. Rufen Sie den Befehl Extras → Optionen auf.
  2. Klicken Sie auf E-Mail-Optionen und dann auf Erweiterte E-Mail-Optionen.
  3. Schalten Sie unter Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang alle vier Optionen ab.
  4. Schließen Sie die Dialoge.

In Outlook 2010 gehen Sie so vor:

  1. Rufen Sie den Befehl Datei → Optionen auf.
  2. Öffnen Sie das Register E-Mail.
  3. Schalten Sie die vier Optionen unter Beim Eintreffen neuer Nachrichten ab und schließen Sie den Dialog.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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