Excel-Dateien versionsübergreifend abspeichern

25. Juli 2010
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wie Sie Dateien für (fast) alle Excel-Versionen lesbar machen

Mit Excel 2007 hat Microsoft ein grundsätzlich neues Datenformat für die Dateien von Excel eingeführt. Excel-Dateien werden als XML-Dateien gespeichert. Eine Datei, die Sie unter dem Namen "Planung" auf Ihrer Festplatte speichern, hat Excel bis einschließlich Version 2003 standardmäßig als "Planung.xls" abgespeichert. Mit den Versionen 2007 und 2010 wird die Datei als "Planung.xlsx" abgelegt. Neben dem XLSX-Format enthält Excel weitere Dateiformate für Makros, Add-Ins usw.

Das neue Datenformat hat zur Folge, dass ältere Excel-Versionen Arbeitsmappen, die mit Excel 2007 oder Excel 2010 gespeichert worden sind, nur noch öffnen können, wenn ein entsprechendes Umwandlungsprogramm ("Konverter") installiert ist. Zwar gibt es diesen Konverter kostenlos im Internet, aber Probleme gibt es häufig trotzdem, weil der Konverter nicht installiert ist oder beim Konvertieren Inhalte aus de Arbeitsmappe verlorengehen.

Das Problem können Sie umgehen, indem Sie Arbeitsmappen direkt in Excel 2007 im alten Dateiformat speichern. Das geht so:

  1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Ihrer Wahl.
  2. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie die Funktion "Speichern unter".
  3. Aktivieren Sie in der Liste "Dateityp" die Einstellung "Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe (*.xls)".
  4. Wählen Sie den Speicherort für die Datei.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".

Excel speichert die Datei nun im Dateiformat XLS ab. Die Arbeitsmappe können Sie anschließend mit Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP und Excel 2003 öffnen. Enthält die Arbeitsmappe Funktionen oder Einstellungen, die erst seit Excel 2007 zur Verfügung stehen, werden diese Elemente in die gespeicherte Datei nicht übernommen. Wenn das der Fall ist, weist Excel Sie mit einem Hinweisfenster auf diesen Umstand hin:

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