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Wie Sie eine Excel Datei speichern und teilen, um mit anderen Personen zusammenzuarbeiten

Wichtige Informationen, die weiterhelfen

Wenn mehrere Arbeitskollegen an einem Projekt oder einer Aufgabe arbeiten, ist es oft notwendig, gemeinsam eine Excel-Arbeitsmappe oder eine Tabelle des Programms Excel zu bearbeiten. Vor der Freigabe ist allerdings darauf zu achten, das richtige Format auszuwählen sowie die Excel-Datei korrekt zu speichern. Weiterhin sollten Nutzer auf die Dateigröße achten und bei Möglichkeit aufteilen. Mitunter reicht jedoch die Veröffentlichung der Daten aus, damit darauf zugegriffen werden kann.

Excel-Datei speichern: So geht’s

Mithilfe der Tastenkombination für Excel "Strg + S" bzw. über "Datei > Speichern" oder "Speichern unter" ist es möglich, die aktuelle Excel-Datei unter einem individuellen Dateinamen zu speichern. Excel bietet neben seinen standardmäßigen Dateitypen .xls und .xlsx das Speichern im OpenDocument- oder PDF-Format.

Ihre Excel-Arbeitsmappen lassen sich gezielt am gewünschten Speicherort abspeichern, indem Sie den Standardspeicherort vorab festlegen. Auch eine Änderung des Speicherorts kann mit wenigen Schritten durchgeführt werden. Mitunter ist es hilfreich, wenn in einer Zelle der Arbeitsmappe der Ordner beziehungsweise der Speicherpfad des Dokuments angezeigt wird. Das ermöglicht diese Tabellenfunktion.

Mit einer Sicherheitskopie die Excel-Datei speichern

Das Anlegen von Sicherheitskopien von wichtigen Excel-Dateien ist ratsam, bevor Änderungen im Dokument vorgenommen werden. Eine Sicherheitskopie lässt sich durch die Verwendung einiger Excel-Funktionen oder durch die Nutzung eines Makros erzeugen. Sie können Ihre Excel-Arbeitsmappe auch so konfigurieren, dass bei jeder Änderung eine Sicherungskopie der vorherigen Arbeitsmappen-Version abgespeichert wird.

Infolge eines Stromausfalls oder eines unbeabsichtigten Schließens einer nicht abgespeicherten Excel-Datei können Daten und wertvolle Arbeitszeit verloren gehen. Daher empfiehlt es sich, die Excel-Funktion "AutoWiederherstellen" zu aktivieren, um eine automatische Datenspeicherung zu veranlassen.

Anleitungsvideo: Microsoft Excel: Datei speichern und mit anderen Benutzern teilen

Excel-Datei teilen: die Möglichkeiten

Möchten Sie die Daten einer Excel-Arbeitsmappe oder ein Dokument mit weiteren Benutzern teilen, dann stehen Ihnen neben den integrierten Freigabe-Funktionen auch weitere Optionen zur Verfügung:

Eine Excel-Datei teilen mit mehr Sicherheit

Einige Funktionen schützen neben den Excel-Daten auch die zur Verfügung gestellten Informationen:

  • Digitale Signaturen lassen sich komfortabel in eine Excel-Datei oder Mappe einbinden, um die Daten-Integrität und Echtheit sicherzustellen. Eine digitale Signatur weist andere Personen darauf hin, dass die Inhalte der Arbeitsmappe oder des Dokuments überprüft und signiert wurden.
  • Bevor eine Excel-Tabelle oder eine Arbeitsmappe in irgendeiner Form an Teamkollegen oder andere Personen weitergegeben wird, sollte sie von persönlichen Daten und Informationen bereinigt werden.
  • Der Schutz der Formeln eines Excel-Tabellenblattes oder einer Mappe verhindert ungewollte Veränderungen, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten.
  • Vor der Weitergabe einer Arbeitsmappe kann es sinnvoll sein, die einzelnen Tabellenblätter in eine neue Excel-Arbeitsmappe zu kopieren und die Formeln durch Werte zu ersetzen.

Das passende Format, um eine Excel-Datei zu teilen

Firmen und Unternehmen nutzen häufig neuere und ältere Versionen von Excel. Es kann mitunter notwendig sein, den Dateityp einer Excel-Datei abzuändern:

Die Größe einer Excel-Arbeitsmappe verkleinern

Eine Excel-Tabelle mit mehreren tausend Zeilen können Sie nicht so einfach freigeben. Bevor Sie eine große Excel-Datei teilen, ist es erforderlich, diese z. B. mithilfe eines Makros zu splitten. Sie können die Dateigröße aber auch mit diesen Tipps deutlich reduzieren. Sie können sowohl bei älteren als auch bei neueren Excel-Versionen ein Bild oder alle Grafiken der Mappe komprimieren und zwischen verschiedenen Auflösungen wählen.

Fazit: Eine Excel-Datei speichern und mit weiteren Anwendern teilen

Wenn andere Personen die Daten einer Excel-Arbeitsmappe benötigen, dann stehen Anwendern mehrere Optionen zur Verfügung. Zunächst sollten Nutzer die Excel-Datei speichern. Dazu stehen verschiedene Dateitypen zur Verfügung. Um eine Excel-Datei zu teilen, sollte vorab ein eindeutiger Dateiname festgelegt werden. Weiterhin kann vor möglichen Änderungen eine Sicherheitskopie, beispielsweise mithilfe von Makros, angefertigt werden. Das Programm Excel erlaubt weiterhin, die Größe der Excel-Dateien zu verkleinern oder die Arbeitsmappe zu splitten, das Dateiformat umzuändern oder eine digitale Signatur einzufügen, bevor Nutzer die Excel-Datei für andere Personen freigeben.

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FAQ

Wie lässt sich eine Excel-Tabelle freigeben?

Öffnen Sie die Arbeitsmappe und klicken Sie danach auf die Überprüfen-Registerkarte. Navigieren Sie über "Änderungen" auf die Freigabe-Option "Benutzer dürfen Bereiche bearbeiten". Wählen Sie im Benutzerberechtigungen-Menü "Neu" aus, bevor Sie anschließend die freigegebene Tabelle definieren.

Durch die Aktivierung der AutoWiederherstellen-Funktion speichert Excel in der Standardeinstellung den gerade geöffneten Arbeitsbereich alle zehn Minuten. Die Sicherungskopie sollte sich im selben Ordner wie die Originaldatei befinden.

Öffnen Sie Ihre Arbeitsmappe. Klicken Sie im Datei-Menü auf "Informationen" und deaktivieren Sie danach im Allgemein-Bereich das Kästchen "Gesperrt".