Mehr als "nur" Tabellenkalkulation - das kann Excel
Was man mit Excel alles machen kann außer Tabellenkalkulation, ist vielen Nutzern nicht bewusst: Sie benutzen oft nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die das Programm eigentlich bietet. Oft reicht dies völlig aus, schließlich sind die Aufgaben im Arbeitsalltag sehr genau definiert. Da man mit Excel allerdings mehr machen kann als Rechnungen durchführen, lohnt sich ein Überblick über weitere Funktionen des Programms.
Was ist Excel und wozu wird das Programm benötigt?
Excel ist vor allem ein Tabellenkalkulationsprogramm, in dem Tabellen erstellt werden können und mit Excel-Zellen sowie Zellbezügen gearbeitet wird. Es kann jedoch weitaus mehr. Unternehmer und Privatpersonen nutzen es, um Informationen zu sammeln, zu ordnen und zu analysieren. Außerdem können sie Berechnungen anstellen und Prognosen mit vorhandenen Daten machen. Mit Excel können Sie zudem Ziele definieren und verfolgen oder Finanzen und Zeiträume im Blick behalten. Somit eignet sich Excel für das Organisieren des Alltags im beruflichen sowie im privaten Kontext.
Welche grundlegenden Möglichkeiten bietet Excel?
Tabellenkalkulation
Da Excel für die Tabellenkalkulation von Microsoft entwickelt worden ist, wird es hauptsächlich zur Eingabe und Verarbeitung von Text- oder Zahlenwerten genutzt. Sie können in der Exceltabelle zum Beispiel
- Werte in Zellen eintragen
- Werte einander zuordnen
- Bezüge herstellen
- Formeln und Funktionen verwenden
Neben numerischen können Sie auch alphanumerische Werte nutzen, welche vielfältige Anwendungen ermöglichen. Wenn Nutzer bestimmte Befehle für anstehende Aufgaben öfter brauchen und verwenden, können Makros erstellt werden. Dazu wird eine Tastenkombination für einen Befehl festgelegt, sodass auf diesen schnell zugegriffen werden kann.
Datenanalyse
Die Daten, die Excel-Anwender in die einzelnen Excelzellen eingeben, können sie mit Funktionen und Formeln analysieren. So können Sie sich zum Beispiel anzeigen lassen wie oft ein bestimmter Wert auftaucht, wie hoch die Werte in Bezug auf bestimmte andere Werte sind und wie sie sich unter festgelegten Bedingungen verändern. Neben Berechnungen ermöglicht Excel also auch die ausführliche Analyse von Text- oder Zahlenwerten.
Diagramme und Grafiken
Liegen Daten und Werte in einer Tabelle mit zahlreichen Spalten und Zeilen vor, ist es hilfreich, dass sie durch Diagramme, Grafiken oder Tabellen übersichtlich und ansprechend dargestellt werden können. So ist das eindeutige Ergebnis, welches aus der Analyse hervorgeht, direkt sichtbar. Microsofts Excel bietet viele verschiedene Möglichkeiten für die grafische Umsetzung:
- Tortendiagramme
- Balkendiagramme
- Liniendiagramme
- Streudiagramme
- Flächendiagramme
- Säulendiagramme
Sie können mit unterschiedlichen Designs arbeiten, Ihre Werte in 2D und in 3D darstellen lassen sowie verschiedene Farbkombinationen ausprobieren. So gelingen übersichtliche Präsentationen, für die Sie noch nicht einmal PowerPoint benötigen– obwohl Sie natürlich auch Diagramme aus Excel in andere Programme von Microsoft Office einfügen können.
Was kann man mit Excel (noch) alles machen?
Buchhaltung erleichtern
Zahlreiche deutsche Unternehmen benutzen kein außergewöhnliches Programm, welches sich auf Buchhaltung spezialisiert. Für sie bietet Excel alle benötigten Funktionen. Zudem sind die Mitarbeiter häufig schon im Umgang mit dem Programm vertraut.
Ob die einfache oder doppelte Buchführung bevorzugt wird oder spezielle Vorlagen benötigt werden: Excel bietet Personen für die Buchhaltung Einnahmen- und Ausgaben-Rechnungen mithilfe von Formeln oder eine grafische Darstellung zum Beispiel in Form einer Exceltabelle. Außerdem ist es möglich, eine Einnahmenüberschussrechnung zu erstellen.
Inventuren managen
Ähnlich nützlich wie für den Bereich der Buchhaltung kann Excel ebenfalls zur Organisation und Erfassung von Inventar benutzt werden. Nutzer können Waren und Zahlen in den Excelzellen auflisten und mit Hilfe der bedingten Formatierung Besonderheiten der Vermögensgegenstände hervorheben. So wird es Excel-Anwendern im alltäglichen Leben ermöglicht, ressourcensparend eine Bestandsaufnahme durchzuführen und Inventurlisten zu erstellen.
Excel-Kalender einrichten
Auch für das Erstellen eines Kalenders bzw. einer Agenda kann Excel nützlich sein. Dafür bietet das Excelprogramm Kalender-Vorlagen mit verschiedenen Layouts an, in denen private oder auch berufliche Termine eingetragen werden können. Das Layout kann an persönliche Bedürfnisse angepasst werden. Zum Beispiel können Excel-Nutzer Wochentage von Sonntag bis Samstag oder von Montag bis Sonntag anzeigen lassen, den Kalender in Hoch- oder Querformat drucken oder ein Schulkalender mit 13 Monaten erstellen.
Öffnen Sie Excel.
Auf der Startseite gehen Sie auf „Weitere Vorlagen“.
Auf der Startseite klicken Sie auf "Weitere Vorlagen" In der Suchleiste können Sie nach Onlineformatvorlagen suchen, indem Sie „Kalender“ eingeben.
Suchen Sie nach Kalendern oder wählen Sie den empfohlenen Suchbegriff "Kalender" Klicken Sie anschließend auf ein gewünschtes Layout und der Kalender öffnet sich in Excel.
Zeitpläne erstellen und Teilziele verfolgen in Excel
Excel bietet Nutzern ebenfalls Vorlagen für Zeitpläne an, in denen verschiedene Phasen der Projektplanung festgehalten werden können oder Ziele und Aufgaben für persönliche Anliegen angelegt werden können. Diese Möglichkeit erleichtert Personen, den Überblick über festgelegte Zeiträume, erledigte Aufgaben und Fortschritte zu behalten.
Häufige Excel-Anwender können beispielsweise auch manuell einen Projektplan erstellen. Durch Funktionen lassen sich so Beginn, Dauer und Ende von Phasen, Vorgängen oder Meilensteinen berechnen.
Zeiterfassung der Mitarbeiter
Vor allem in Betrieben, die mit Gleitzeit arbeiten, ist es wichtig, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter kontinuierlich und übersichtlich zu erfassen. Sie finden online zahlreiche Excel-Vorlagen, in die Sie die Zeiten jedes einzelnen Mitarbeiters eintragen können – die Regelarbeitszeiten sowie die Überstunden oder Stunden, die der- oder diejenige am Wochenende tätig gewesen ist. Monatlich oder nach Bedarf auch wöchentlich werden die Stunden summiert, sodass Sie jederzeit einen guten Überblick haben.
To-do-Listen in Excel für einen besseren Überblick
Möchten Excel-Nutzer den Überblick über Ihre Aufgaben behalten, können sie eine übersichtliche To-do-Liste dafür anlegen. Hier können Aufgaben aufgelistet, farblich formatiert und priorisiert werden. Es ist sogar möglich, ein Kontrollkästchen einzufügen, um erledigte To-Do’s abhaken zu können.
Um ein Kontrollkästchen hinzufügen zu können, benötigen Sie „Entwicklertools“ im Menüband. Bei Excel 2010 und höheren Versionen gehen Sie dazu auf „Datei“ und anschließend auf „Optionen“. Im sich öffnenden Fenster gehen Sie auf „Menüband anpassen“ und aktivieren „Entwicklertools“ durch einen Klick in das Kontrollkästchen. Zuletzt bestätigen Sie mit „OK“.
Hier aktivieren Sie die Entwicklertools In der Registerkarte „Entwicklertools“ klicken Sie auf „Einfügen“. Anschließend finden Sie unter „Formularsteuerelemente“ das Symbol des Kontrollkästchens. Wenn Sie das ausgewählt haben können Sie in eine leere Excelzelle das Kästchen hinzufügen.
Wählen Sie das Kontrollkästchen-Symbol unter den Formularsteuerelemente aus
Adress-Etiketten erstellen
Vor allem in Unternehmen müssen oft große Mengen an Briefen verschickt werden. Um Adress-Etiketten anzufertigen, benötigen Sie sowohl Excel als auch Word – und natürlich die Bögen leerer Etiketten, die Sie bedrucken möchten. Und so gehen Sie vor:
Sie öffnen eine Excel-Datei und benennen die einzelnen Excelspalten: Anrede, Vorname, Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt.
Tragen Sie die Adressen sorgfältig ein und speichern Sie die Datei ab.
Öffnen Sie Word und gehen Sie im Reiter „Sendungen“ auf „Etiketten“.
Unter „Optionen“ wählen Sie den Hersteller Ihrer Etiketten sowie die Art des Labels (diese Informationen sind auf der Verpackung der Etiketten vermerkt).
Nun klicken Sie „Empfänger auswählen“ an und wählen Ihre eigens angelegte Liste unter „Vorhandene Liste auswählen“ aus.
Unter „Seriendruckfeld einfügen“ wählen Sie die Daten aus und kopieren den Inhalt in alle Etikettenfelder.
Mit „Vorschau Ergebnisse“ lassen Sie sich die Etiketten anzeigen.
Sind Sie zufrieden, wählen Sie „Fertigstellen und Zusammenführen“ aus und geben den Befehl „Dokument drucken“.
Sonstige Spielereien mit Excel
Quiz erstellen in Excel
Ob für den Unterricht oder als Abwechslung zwischendurch für Freunde und Familie: Sie können mit Excel ganz einfach einen Single-Choice-Test erstellen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie eine Arbeitsmappe – Sie werden nur die erste Seite davon brauchen.
Geben Sie in Spalte A untereinander alle Fragen ein. Ziehen Sie die Spalte so breit, dass man die Fragen in den einzelnen Excelzellen gut lesen kann.
In den Spalten B bis D geben Sie drei mögliche Antworten ein (oder auch mehr, jede Antwort bekommt jedoch eine eigene Spalte).
Bei drei Optionen lassen Sie die Spalte E für die Antworten der Teilnehmer frei.
In Zeile G geben Sie die Position der richtigen Antwort an, also 1, 2 oder 3.
Nach einem Rechtsklick auf Spalte G wählen Sie „Ausblenden“, damit niemand die richtigen Antworten sehen kann
In der bislang frei gelassenen Excelspalte F geben Sie nun die Formeln zum Berechnen der Antwort ein: =WENN(ISTLEER(E1);““; WENN(E1=G1;“Richtig“;“Falsch“)). Das heißt, dass in der Spalte nichts angezeigt wird, wenn noch keine Antwort in die Antwortspalte E eingetragen wurde. Stimmt die Antwort mit der in der verborgenen Spalte G überein, erscheint ein „Richtig“, stimmt die Antwort nicht überein, erscheint ein „Falsch“.
Ziehen Sie die Formel nach unten, um sie auf alle Zeilen anzuwenden.
Excel-Umfrage erstellen
Eine eher nicht bekannte Excelfunktion ist die Erstellung einer Umfrage mit Excel. Die kann direkt online bearbeitet und freigeschaltet werden, wenn Sie folgenden Schritten nachgehen:
Rufen Sie OneDrive auf und melden Sie sich gegebenenfalls an.
Öffnen Sie Excel, klicken Sie unter „Bearbeiten“ auf „Umfrage“ und wählen Sie „Neue Umfrage erstellen“ aus.
Geben Sie Ihrer Umfrage einen Titel und beschreiben Sie diese kurz.
Jetzt können Sie Ihre Fragen mit Titel und Beschreibung eingeben.
Wählen Sie aus den gegebenen Antwortoptionen aus, was am besten passt. Sie haben die Optionen Text, Absatztext, Anzahl, Auswahl, ja/nein und Datum. Bei „Auswahl“ müssen Sie die Antwortmöglichkeiten angeben, aus denen die Teilnehmer auswählen können. Jede mögliche Antwort tragen Sie dafür in eine neue Excelzeile ein.
Haben Sie alle Fragen formuliert und mit den möglichen Antworten eingegeben, lassen Sie sich eine Vorschau anzeigen.
Sind Sie zufrieden, geben Sie die Umfrage frei. Excel erstellt Ihnen einen Link, den Sie per Mail versenden können. Alternativ lassen Sie sich einen QR-Code generieren, den Sie an Smartphones versenden können.
Fazit: Excel ist ein Programm mit vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten
Excel eignet sich ideal zur Datenanalyse, für Berechnungen in unübersichtlichen Tabellen und zur bildlichen Darstellung von Zahlen durch Diagramme. Doch man kann mit Excel noch viel mehr machen. Das Programm ermöglicht einige unbekannte Funktionen, um den beruflichen sowie privaten Alltag zu organisieren und zu planen. Etwa die Optionen, Pläne mit Vorlagen, Umfragen oder ein Quiz zu erstellen eignen sich besonders für Excel-Nutzer, die mit dem Programm vertraut sind und weiterhin damit arbeiten wollen.
