Ordner, Kennwort, Passwortschutz, Dokumente
© Brain A Jackson - Shutterstock

Excel-Datei mit einem Passwort schützen: So gehen Sie vor

Das sollten Sie beachten

Für gewöhnlich befinden sich auf dem eigenen Computer oder Laptop Dokumente, die sensible und vertrauliche Daten beinhalten. Dazu zählen oft auch Dateien des Programms Excel, die für private oder berufliche Zwecke verwendet werden. Excel bietet seinen Anwendern daher mehrere Optionen an, um eine ganze Datei, eine Arbeitsmappe oder ein einzelnes Arbeitsblatt zu schützen. So kann verhindert werden, dass jeder in ein vertrauliches Excel-Dokument einsehen kann.

Wie kann die ungewollte Bearbeitung einer Excel-Arbeitsmappe verhindert werden?

Sobald mehrere Benutzer auf eine Excel-Datei zugreifen und mit ihr arbeiten, ist es sinnvoll, die Formeln vor dem unbeabsichtigten Löschen zu schützen. Excel-Dokumente können zudem mit einem Kennwort geschützt werden. Dadurch können Personen, die das Passwort nicht kennen, das Dokument nicht mehr öffnen. Ein Excel-Nutzer kann eine Arbeitsmappe auch schreibgeschützt öffnen, um ungewollte Veränderungen zu vermeiden. Ebenso lässt sich eine vorhandene Mappe mit einem Schreibschutz versehen.

Schutz auf Dateiebene, Arbeitsmappenebene und Arbeitsblattebene: Was sind die Unterschiede?

  • Schutzoptionen auf Dateiebene: Hier bietet sich die Möglichkeit an, eine Excel-Datei mit einem Kennwort zu versehen. Die Datei kann nach seiner Sperrung von anderen Benutzern nicht mehr geöffnet oder bearbeitet werden. Auf dieser Ebene lässt sich auch ein Kennwort zum Öffnen und Ändern einer Excel-Datei festlegen. Eine abgeschlossene Version einer Datei lässt sich mit der Bezeichnung „endgültige Version“ kennzeichnen. Danach kann ein Excel-Anwender die Datei nur noch schreibgeschützt öffnen.
  • Schutzoptionen auf Arbeitsmappenebene: Hier kann die Struktur einer Arbeitsmappe durch die Verwendung eines Kennworts geschützt werden. In Folge können Arbeitsblätter der Arbeitsmappe von weiteren Benutzern nicht mehr gelöscht, ausgeblendet, hinzugefügt oder umbenannt werden.
  • Schutzoptionen auf Arbeitsblattebene: Der Arbeitsblattschutz ermöglicht die Einschränkung von Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten, ohne eine komplette Datei mit einem Kennwort zu verschlüsseln. Hier kann festgelegt werden, wie ein Benutzer im jeweiligen Excel-Arbeitsblatt arbeiten kann. Sie bestimmen, ob ein Benutzer lediglich Zeilen hinzufügen oder auch bearbeiten darf.

Worauf sollten Sie bei der Wahl des Kennworts achten?

Komplexe Passwörter erschweren den Zugang zu den geschützten Dateien. Ein sicheres Kennwort ergibt sich durch seine Struktur und Länge. Grundsätzlich sollte es aus mindestens acht bis zehn Zeichen bestehen. Optimalerweise wird eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen genutzt. Dabei sollten Umlaute und regionalspezifische Zeichen vermieden werden.

Anleitungsvideo: Excel-Dateien mit Passwort schützen – so schützen Sie Ihre Daten!

Schritt-für-Schritt: Excel-Datei mit Passwort schützen

Sie möchten eine Excel-Datei durch die Nutzung eines Passworts für andere Benutzer unzugänglich machen? Dann nutzen Sie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei, welche geschützt werden soll.

  2. Gehen Sie zur Schaltfläche "Datei".

  3. Klicken Sie dort auf "Speichern unter" und wählen Sie sich den Speicherort aus.

  4. Geben Sie der Datei im neuen Dialogfenster einen Namen, unter dem sie nachfolgend abgespeichert werden soll.

    Datei in Excel benennen und abspeichern
  5. Gehen Sie nach dem Speichern links zu "Informationen" und klicken Sie dann auf "Arbeitsmappe schützen".

    Die Excel-Arbeitsmappe mit einem Passwort schützen
  6. Im neuen Fenster können Sie im dafür vorgesehenen Feld ein Kennwort zum Öffnen und ein Kennwort zum Ändern der Datei vergeben.

    Excel-Dokument mit einem Kennwort versdchlüsseln
  7. Bestätigen Sie die Eingabe der Passwörter mit "OK".

  8. Wiederholen Sie nochmals die Eingabe Ihrer Kennwörter. Bestätigen Sie ihre Eingabe danach erneut mit "OK".

  9. Drücken Sie nun auf den Button "Speichern", damit die Excel-Datei am erwählten Speicherort abgespeichert wird.

Welche Schutzebene eignet sich für welche Situation?

  • Der Schutz auf Dateiebene empfiehlt sich für die Steuerung der Zugriffsebene für die Benutzer eines Excel-Dokuments. Sie können eine Excel-Datei verschlüsseln, ohne das eine andere Person die Datei öffnen kann. Mit der Angabe und Weitergabe des Passworts zum Ändern können Sie auch weiteren Benutzern das Bearbeiten der Datei gestatten.
  • Wenn Sie den Schutz auf der Ebene der Arbeitsmappe verwenden, dann können Sie steuern, wie weitere Benutzer mit den Arbeitsblättern in dieser Struktur arbeiten können. Stellen Sie sich vor, eine Ihrer Arbeitsmappen beinhaltet eine Reihe von Arbeitsblättern. Jedes Ihrer Teammitglieder ist für die Daten seines eigenen Arbeitsblatts zuständig. Jedem im Team soll es nun möglich sein, Daten in sein eigenes Arbeitsblatt hinzuzufügen. Das Verändern, Verschieben oder Hinzufügen von weiteren oder neuen Arbeitsblättern soll für sie allerdings nicht durchführbar sein.
  • Durch den Schutz auf Arbeitsblattebene können Sie steuern, was ein Excel-Nutzer in einem bestimmten Arbeitsblatt durchführen kann. Sie können einem Kollegen die Möglichkeit gewähren, Daten in ein Arbeitsblatt zu schreiben und diese abzuspeichern. Die Löschung von Zeilen und Spalten darf er jedoch nicht vornehmen.

Fazit: Excel-Datei mit Passwort schützen lohnt sich

Excel bieten Ihnen sehr unterschiedliche Möglichkeiten an, um eine Datei zu schützen. So können Excel-Anwender die Excel-Datei, die gesamte Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt vor Änderungen schützen bzw. die Zugriffsrechte Dritter kontrollieren und beschränken. Die Excel-Datei lässt sich leicht mit einem Kennwort schützen, dass in den Excel-Optionen festgelegt werden kann.

FAQ

Wie kann ich mir die nicht gesperrten Zellen einer Excel-Tabelle anzeigen lassen?

Durch die Nutzung der Formel =Nicht(ZELLE(„Schutz“;A1)) über die bedingte Formatierung können Sie sich die nicht gesperrten Zellen in einem markierten Bereich der Tabelle aufrufen.

Öffnen Sie zunächst die Datei und wählen Sie "Datei" > "Informationen" aus. Gehen Sie zu "Dokument schützen" und wählen Sie dort "Als abgeschlossen kennzeichnen" aus. Bestätigen Sie danach Ihre Eingabe mit "OK".

Öffnen Sie die Excel-Datei, bei der Sie ein Kennwort hinterlegt haben. Wählen Sie nun "Datei" > "Informationen" aus. Gehen Sie dann zu "Dokument schützen" > "Mit Kennwort verschlüsseln". Löschen Sie das gesetzte Kennwort und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK".