Größe von Excel-Arbeitsmappen verringern, indem Sie überflüssige Daten löschen

19. Oktober 2012
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

So verringern Sie die Dateigröße von Excel-Dateien und löschen überflüssige Inhalte

So finden Sie Formatierungen in leeren Zellen

So finden Sie Formatierungen in leeren Zellen

Dateigrößen spielen in Zeiten immer größerer Speichermedien und schneller Verbindungen nicht mehr die Rolle wie noch vor ein paar Jahren. Trotzdem sollten Sie Ihre Dateien möglichst klein halten. Dann sind sie nicht nur schneller abgespeichert und verschickt, sondern sie arbeiten auch schneller.

Wenn Sie Excel-Tabellen über einen längeren Zeitraum bearbeiten und immer wieder ergänzen, bekommen diese schnell eine Größe, die das Arbeiten damit enorm einschränken kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Dateigröße einer Kalkulation zu reduzieren. Die wichtigsten stellen wir Ihnen hier vor. Erstellen Sie vor der Durchführung zunächst eine Sicherheitskopie Ihrer Arbeitsmappe, damit Sie keine Daten verlieren, wenn etwas schiefgehen sollte.

Überflüssige Zellen entfernen

Grundsätzlich fließen lediglich die tatsächlich genutzten Zellen in die Dateigröße ein. Wenn Sie Zellbereiche zum Beispiel für temporäre Berechnungen einmal genutzt haben, werden sie weiterhin als genutzt angesehen. Das gilt auch dann, wenn Sie die Inhalte gelöscht haben.

Für die Überprüfung, welchen Bereich Excel als genutzt ansieht, verwenden Sie die Tastenkombination STRG ENDE. Damit springt Excel in die rechte untere Ecke des genutzten Bereichs.

Sollte die rechte untere Ecke weit unter oder/und rechts neben den tatsächlich genutzten Zellen liegen, müssen Sie die überflüssigen Zeilen bzw. Spalten löschen. Dazu markieren Sie die Zeilen und entfernen sie mit der Tastenkombination STRG MINUS. Das wiederholen Sie dann für die Spalten.

Wiederholen Sie die beschriebenen Schritte für alle Tabellenblätter der betroffenen Arbeitsmappe. Nach dem Löschen schließen Sie die Mappe, speichern dabei die Änderungen und öffnen sie wieder. Mit STRG ENDE überprüfen Sie den Erfolg der Löschung.

Unnötige Formatierungen löschen

Ein weiterer Grund für extreme Dateigrößen können Formatierungen in leeren Zellen sein. Zum Entfernen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie mit STRG G in allen Excel-Versionen die Dialogbox GEHE ZU.
  2. Klicken Sie auf INHALTE.
  3. Daraufhin erscheint eine weitere Dialogbox. Markieren Sie die Option LEERZELLEN.
     
    So finden Sie Formatierungen in leeren Zellen
     
  4. Bestätigen Sie Ihre Festlegung das mit OK.

Damit sind alle leeren Zellen markiert. Sie können diese Zellen nun problemlos vollständig löschen, um so auch überflüssige Formatierungen oder anderes zu entfernen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. In Excel ab Version 2007 aktivieren Sie das Register START und klicken in der Gruppe BEARBEITEN auf LÖSCHEN und dann auf ALLE LÖSCHEN.
  2. Wenn Sie Version bis einschließlich Version Excel 2003 verwenden, rufen Sie im Menü BEARBEITEN den Befehl LÖSCHEN und im verzweigenden Menü das Kommando ALLES auf.

Nach dem Löschen schließen Sie die Mappe, speichern dabei die Änderungen und öffnen sie wieder.

Makros exportieren und importieren

Ein dritter Grund für große Tabellen können die enthaltenen Makros sein. Nicht benötigte sollten Sie entfernen, alle anderen exportieren und anschließend wieder importieren. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Rufen Sie mit der Tastenkombination ALT F11 den Visual Basic Editor auf. Darin finden Sie den Projekt Explorer wie in der folgenden Abbildung zu sehen:

So sieht der Projekt Explorer in Excel aus

Die Makro-Module klicken Sie nacheinander mit der rechten Maustaste an und wählen den Befehl ENTFERNEN. Die Exportabfrage bestätigen Sie mit OK.

Wenn alle Makros entfernt und exportiert sind, kehren Sie zu Excel zurück, schließen die Datei, speichern dabei die Änderungen und öffnen sie wieder.

Rufen Sie dann wieder über ALT F11 den Visual Basic Editor auf. Markieren Sie im Projekt Explorer das Projekt der aktuellen Mappe. Im Menü DATEI rufen Sie den Befehl DATEI IMPORTIEREN auf und importieren nacheinander alle benötigten Makros.

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