Nachnamen sicher abkürzen

18. Januar 2017
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Nicht nur aus Gründen des Datenschutzes kann es sinnvoll sein, die Namen von Kunden oder Mitarbeitern abzukürzen. Durch das Abkürzen können Sie z. B. auch die Anonymität bei firmeninternen Listen oder Nachrichten wahren.

Um innerhalb eines Namens aus Vor- und Nachname nur den Nachnamen abzukürzen, benötigen Sie eine spezielle Formel in der Sie die fünf Tabellenfunktionen LINKS, FINDEN, WECHSELN, RECHTS und LÄNGE einsetzen:  

=LINKS(NamAbk;FINDEN(“#“;WECHSELN(NamAbk; “ “;“#“;LÄNGE(NamAbk)-LÄNGE(WECHSELN (NamAbk;“ “;““)))))&LINKS(RECHTS(NamAbk; LÄNGE(A4)-FINDEN(“#“;WECHSELN(NamAbk;“ “;“#“;LÄNGE(NamAbk)-LÄNGE(WECHSELN (NamAbk;“ “;““)))));1)&“.“

Sie übergeben der Formel mit NamAbk nur ein Argument: den Namen, dessen letzten Bestandteil Sie abkürzen möchten. Die Formel gibt alles vor dem letzten Freizeichen unverändert aus und fügt vom letzten Wort (in der Regel dem Nachnamen) nur den ersten Buchstaben gefolgt von einem Punkt hinzu.

In der abgebildeten Teilnehmerliste kürzt die folgende Formel in Zelle B4 den Nachnamen aus Zelle A4 ab:

=LINKS(A4;FINDEN(“#“;WECHSELN(A4;“ “; “#“;LÄNGE(A4)-LÄNGE(WECHSELN(A4;““; ““)))))&LINKS(RECHTS(A4;LÄNGE(A4)-FINDEN (“#“;WECHSELN(A4;“ “;“#“;LÄNGE(A4)-LÄNGE (WECHSELN(A4;“ “;““)))));1)&“.“

Auf die folgende Art und Weise kombiniert die Formel verschiedene Excel-Funktionen, um zum Ergebnis zu kommen:

  • Über die WECHSELN-Funktion mit dem Leertext ersetzen Sie alle Leerzeichen durch Leertexte.
  • Indem Sie von diesen Namen ohne Leerzeichen die Länge ermitteln und von der unveränderten Länge der Namen abziehen, erhalten Sie die Anzahl der Leerzeichen und somit der Worte im Namen.
  • Über die WECHSELN-Funktion mit dem #-Zeichen ersetzen Sie das letzte Leerzeichen im Namen durch ein #-Zeichen.
  • Die erste LINKS-Funktion ermittelt den Teil des Namens bis zu diesem #-Zeichen.
  • Die RECHTS-Funktion ermittelt den Nachnamen ab diesem #-Zeichen.
  • Davon gibt die zweite LINKS-Funktion den ersten Buchstaben aus.

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