Excel-Beispiele: Tipps und Tricks für die Verwendung von Formeln und Funktionen anhand von Beispielrechnungen

Excel bietet unzählige Formeln und Excel-Funktionen unterschiedlicher Kategorien, mit denen Zahlen miteinander berechnet werden können. Um den Überblick zu behalten, ist es hilfreich, sich mit Beispielrechnungen für spezifische Aufgabenstellungen auseinanderzusetzen. Spezifische Excel-Beispiele können die komplexe Aneinanderreihung und Anwendung von Funktionen visualisieren und Excel-Nutzern somit wertvolle Lösungen bieten.

Mithilfe von Matrixformeln bzw. Arrayformeln lassen sich komplexe Berechnungen durchführen, die die üblichen Funktionen und Formeln in Excel nicht ermöglichen. In Excel-Beispielen ist es so umsetzbar, dass die Anzahl von Wörtern innerhalb einer Zelle gezählt, Zahlenwerte unter bestimmten Bedingungen summiert, oder jeder xte Wert in einem Bereich addiert werden kann. Durch die Kombination verschiedener Funktionen zu einer Matrixformel existieren zum einen Arrayformeln, die mehrere Berechnungen durchführen und ein Ergebnis liefern. Zum anderen gibt es Formeln, die mehrere Ergebnisse ausgeben. Eine Matrixformel erkennen Excel-Nutzer anhand der geschweiften Klammern {}.

Die folgenden Anwendungsbeispiele bieten sich besonders bei einer umfangreicheren Tabellenliste in einer Arbeitsmappe an, die viele Datenwerte enthält. Die aufgeführten Excel-Beispiele und Anleitungen erleichtern Benutzern das Bewältigen von alltäglichen Aufgaben, die häufig sowohl im beruflichen als auch privaten Bereich erledigt werden müssen.

Mithilfe einer Matrixformel lassen sich Zellinhalte schnell und effizient ermitteln, da sie mehrere Funktionen enthält und parallel berechnet. Nützlich wird die Formel dann, wenn beispielsweise die Anzahl unterschiedlicher Inhalte in einer Spalte ermittelt werden müssen. Dabei sind leere Zellen kein Problem, da sie ignoriert werden können. Andere Excel-Beispiele erlauben sogar, Zellwerte bestimmter Zeilen zur Summenbildung auszulassen. Hier können Werte in jeder zweiten Zeile summiert oder in jeder xten Zeile miteinander addiert werden.

Ähnlich funktioniert eine weitere Matrixformel, wenn in der gesamten Excel-Liste die Anzahl der unterschiedlichen Zellinhalte herausgefunden werden soll. Weiterhin ist es Nutzern möglich, nur die Zellinhalte zu zählen, die unter einer bestimmten Bedingung auftreten. Genauso können bestimmte Ziffern oder Ziffernfolgen, die in einer Datengruppe vorkommen, in der Suche beschränkt und gezählt werden. Die Suche nach bestimmten Werten kann auch so eingegrenzt werden, dass das Programm nur die Anzahl gerader Zahlen innerhalb des gewünschten Datenbereichs ausgibt. Die Matrixformel lässt sich ebenfalls auf die Anzahl ungerader Zahlen anpassen. Zuletzt ermöglicht die Aneinanderreihung verschiedener Funktionen das Zählen von Wörtern in einem Excel-Bereich einer Arbeitsmappe, falls der Datensatz Texte enthält.

Da in der Datenauswertung bestimmte Werte miteinander verglichen oder auf Verfügbarkeit geprüft werden müssen, kann die Verwendung einer Matrixformel bei einer unübersichtlichen Menge Abhilfe verschaffen. Mit einigen Excel-Beispielen lässt sich daher prüfen, ob es sich bei den vorhandenen Daten um Text- oder Zahlenwerte handelt. Andere Formeln können Nutzer anwenden, wenn sie zwei Spalten in einer Arbeitsmappe miteinander vergleichen wollen. So können sie beispielsweise testen, ob zwei Zellbereiche übereinstimmen bzw. zwei Spalten identisch sind. Hier sind zwei verschiedene Kombinationen zu einer Matrixfunktion möglich. Mithilfe einer Spezialfunktion wie die Matrixformel und der Möglichkeit, Zellen auf Übereinstimmung zu überprüfen, können Excel-Nutzer ihre Daten also durch eine Auswertungstabelle schnell auswerten.

Es kann vorkommen, dass in einigen Datenmengen eines Tabellenblatts bestimmte Inhalte ausgeschlossen werden sollen. Hier ermöglicht das Programm seinen Anwendern verschiedene Matrixformeln, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Einige Excel-Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie bei Textdaten vorangestellte Ziffern ignorieren können oder diese bis zum letzten Leerzeichen auslesen lassen können. Auch im Bereich Konferenzplanung kann es in angelegten Teilnehmerlisten zu einer Unmenge an Textdaten kommen. Hier bietet es sich an, Texteinträge auf die ersten drei Wörter zu reduzieren oder Vornamen abzukürzen.

Matrixformeln können in einigen Excel-Beispielen ebenfalls dazu genutzt werden, die Spaltennummer bestimmter Datenwerte abzufragen und in einer zusätzlichen Zeile auszugeben. Das spart vor allem bei einer immensen Menge an Daten Zeit. Weiterhin kann im Tabellenblatt in einer anderen leeren Zeile auf eine Spaltenüberschrift verwiesen werden. Die Information wird dann in der gewünschten Zelle angezeigt. Falls Nutzer Informationen einer Zelle trennen und in einer anderen Spalte ausgeben möchten, können Kombinationen aus verschiedenen Funktionen ebenfalls nützlich sein. Mithilfe einer Matrixformel lassen sich zum Beispiel:

• alle Zeichen einer Zelle in einzelnen Zeilen auflisten
• Ziffernreihenfolgen umdrehen oder
• der Zellinhalt der letzten befüllten Zelle ausgeben.

Natürlich gibt es zur Lösung bestimmter Aufgaben Beispielrechnungen, die keiner Verwendung von Matrixformeln bedarf. Für die Excel-Beispiele wird lediglich eine Funktion genutzt, die wie eine Matrixformel funktioniert, zum Beispiel SVERWEIS. Es ist aber auch hier die Kombination weniger Funktionen möglich, um ein sicheres Ergebnis zu erhalten. Nutzen Sie Funktionen, um zum Beispiel

• eine prozentuale Auswertung der Daten vorzunehmen,
• Bruttobeträge in der Tabelle zu berechnen,
• die Differenz zwischen der ersten und letzten Zelle fortlaufend am Beispiel des Benzinverbrauchs und Kilometerstands zu berechnen,
• Datumswerte mit Schrägstrich darstellen statt mit Punkten,
• Ranglisten zu erstellen, auch bei identischen Werten,
• mögliche Projekttage eines Monats herauszufiltern und automatisch farblich hervorzuheben,
• generell gewünschte nächstkleinere oder nächstgrößere Werte in unsortierten Listen zur Organisation von Kapazitäten zu finden,
• das Vorkommen eines bestimmten Textes in einer Zelle mit mehreren Wörtern zu prüfen,
• Daten bestehend aus Text und Zahlen aufzuteilen und einen Teil in einer neuen Spalte zu extrahieren,
• mithilfe von GANZZAHL eine Zahl auf Teilbeträge zu zerlegen,
• gewünschte Werte, Ergebnisse oder Elemente in neuen Zellen auszugeben und aufzulisten, wie der letzte Wert einer Spalte oder Monatstage eines Zeitraums,
• einen spezifischen Wert auszugeben, wenn Ihnen die Spalte und Zeilennummer bekannt sind

Die meisten hier aufgeführten Excel-Beispiele, die auf eine bestimmte Aufgabenstellung angewendet wurden, können mithilfe einer Matrixformel berechnet werden. Auch wenn der Aufbau dieser Formel komplizierter als eine standardmäßige Funktion ist, bietet die Anwendung sichere und genaue Ergebnisse, Zeitersparnis und eine große Effizienz. Außerdem können die Excel-Beispiele von Einsteigern für ihr spezifisches Anwendungsgebiet übernommen und leicht angepasst werden.