Wie Sie Texteinträge auf die ersten drei Wörter reduzieren

27. September 2016
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wenn Sie Textinhalte in Excel ablegen, können die Inhalte oft sehr groß werden. Denken Sie an Teilnehmerlisten oder an andere Aufstellungen. Über eine spezielle Formel kürzen Sie diese Inhalte ab, indem Sie nur die ersten drei Wörter separieren.

Die ersten drei Wörter aus einer Zelle reichen oft aus, um den Inhalt der Zelle abzuschätzen. Um die ersten drei Wörter aus einer Zelle zu isolieren, setzen Sie die folgende Formel ein: 

=LINKS(TextInhalt;FINDEN(“^”;WECHSELN (GLÄTTEN(TextInhalt)&ʺ ʺ;ʺ ʺ;ʺ^ʺ;3))-1)

Mit TextInhalt übergeben Sie den Text, dessen erste drei Wörter Sie ermitteln möchten. Die Formel geht davon aus, dass die einzelnen Wörter des Textes durch Leerzeichen voneinander getrennt sind. Falls der übergebene Text nicht mindestens drei Wörter aufweist, liefert die Formel einen Fehlerwert. Als Ergebnis liefert die Formel die ersten drei Zeichenketten, die jeweils durch ein Leerzeichen voneinander getrennt sind.

In der abgebildeten Arbeitsmappe liefert die folgende Formel in Zelle B4 die ersten drei Wörter von Zelle A4:

=LINKS(A4;FINDEN(ʺ^ʺ;WECHSELN (GLÄTTEN(A4)&ʺ ʺ;ʺ ʺ;ʺ^ʺ;3))-1)

Die Zelle liefert als Ergebnis den Text „Blatt Lasnig Thon“.

Falls die Wörter in Ihren Mappen durch ein anderes Zeichen als ein Leerzeichen voneinander getrennt sind, ersetzen Sie die beiden in Anführungsstrichen stehenden Leerzeichen durch das entsprechende Trennzeichen.

Die Formel entfernt aus dem übergebenen Text über GLÄTTEN überflüssige Leerzeichen. Über den Operator „&“ wird an das Ende des Inhalts ein Leerzeichen gesetzt. Das hat zur Folge, dass auch das letzte Wort auf ein Leerzeichen folgt. Mit WECHSELN ersetzen Sie im Text alle Leerzeichen durch „^“. Die Funktion FINDEN findet die Position des dritten Leerzeichens im Text. Über LINKS separieren Sie den Inhalt bis zu dieser Position, also bis einschließlich zum dritten Wort.

Zeilenumbruch in Zellen einfügen

Wenn Sie längere Inhalte in Excel in eine Zelle eingeben, dann werden diese auf mehrere Zeilen verteilt, wenn Sie die Zelle mit Zeilenumbruch formatieren. Dazu markieren Sie die Zellen, rufen über Strg+1 das Dialogfenster Zellen formatieren auf und schalten im Register Ausrichtung die Option Zeilenumbruch ein. Excel bricht die Zeilen automatisch um. Sie können aber auch manuelle Zeilenumbrüche in Zellen einbinden:

  1. Klicken Sie die Zelle an, in die Sie einen manuellen Zeilenumbruch einbinden möchten.
  2. Bewegen Sie den Eingabezeiger in der Bearbeitungszeile an die Position, an der Sie den Zeilenumbruch einfügen möchten.
  3. Betätigen Sie die Tastenkombination Alt+Enter, um den Zeilenumbruch einzufügen.
  4. Betätigen Sie Enter, um die Eingabe zu bestätigen.

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