Excel-Vorlage für ein Kassenbuch: So behalten Sie den Überblick
Als ein Bestandteil der Buchhaltung dokumentiert das Kassenbuch alle Einnahmen und Ausgaben, die in Form von Bargeldzahlungen geschehen. Auf diese Weise gewinnen Unternehmen wie auch Privatpersonen zunächst einen genauen Überblick über den eigenen Kassenbestand. Kostenlose Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch erleichtern das Verwalten und Berechnen der Kassenberichte.
Kassenbuch: wichtige Fakten auf einen Blick
Diese Art der Buchhaltung ist für manche Wirtschaftsakteure verpflichtend, da diese ihre Informationen anschließend an das Finanzamt übermitteln müssen. Davon betroffen sind Unternehmer, die bereits zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet sind. Als Ausnahmen gelten jedoch Freiberufler und Kleingewerbe, welche stattdessen eine EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) anfertigen, sowie alle Kaufmänner und -frauen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind.
Jedes Kassenbuch beinhaltet dieselben Pflichtfelder. Diese umfassen:
- das Datum der Buchung
- eine eindeutige Belegnummer (z.B. die Rechnungsnummer)
- einen erklärenden Buchungstext (Was wurde bezahlt?)
- den Nettobetrag der Buchung als Einnahme bzw. Ausgabe in der zugehörigen Währung
- den Umsatzsteuersatz in Prozent
- die Umsatzsteuer als Betrag
- sowie den Saldo, also den Endbetrag der Kasse
Buchhaltung schriftlich führen: Excel-Vorlagen für das Kassenbuch
Die gewissenhafte Eintragung des Kassenbestands kann mitunter sehr aufwendig sein, weshalb es attraktiv ist, die Kassenbuchführung zu digitalisieren. Nicht selbstständige Privatpersonen können dies bedenkenlos tun. Unternehmen müssen jedoch beachten, dass die Kassenbuchführung nur schriftlich oder mit einer dafür zugelassenen Software wie von orgaMax oder Datev möglich ist.
Eine Möglichkeit, seinen Kassenbestand im Überblick zu haben, bieten Excel-Vorlagen. Das Kassenbuch kann dokumentierte Werte mithilfe von integrierten Excel-Funktionen automatisch berechnen und darüber hinaus auch grafisch wiedergeben. Die Ergebnisse können dann in das schriftliche Kassenbuch übertragen werden. Sollte doch einmal ein Fehler geschehen, ist es wichtig, dass dieser nicht einfach durchgestrichen wird. Stattdessen ist die Korrektur in einer folgenden Zeile zu vermerken.
In 4 Schritten: eine eigene Excel-Vorlage zum Kassenbuch erstellen
Falls Microsoft keine passende Excel-Vorlage für Ihr Kassenbuch zur Verfügung stellt, können Anwender entweder eine Vorlage anpassen oder einfach selbst erstellen. Dafür bedarf es grundsätzlich nicht mehr als der zuvor aufgeführten Pflichtfelder. Darüber hinaus können auch individuelle Besonderheiten und Präferenzen eingebracht werden.
Tragen Sie zunächst, falls nötig, den Namen des Unternehmens, den Monat und das dazugehörige Jahr in leere Zellen ein. Halten Sie außerdem dem Anfangsbestand fest.
Anschließend geben Sie folgende Spaltenüberschriften in weitere leere Zellen ein: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahmen bzw. Ausgaben, Mehrwertsteuer in Prozent sowie Betrag und den Saldo.
Zuletzt fügen Sie Formeln ein, die Ihren Kassenbestand mit jedem neuen Eintrag automatisch berechnen. Nutzen Sie folgende Formeln für die Berechnung
- Saldo: =SUMME(Einnahmen+Ausgaben)
- fortwährend mit neuen Saldi rechnen: =SUMME(alter Saldo+Einnahmen+Ausgaben)
Über "Start > Bedingte Formatierung" haben Sie die Möglichkeit, positive und negative Werte sowie niedrige und hohe Summen farblich hervorzuheben. Nutzen Sie dazu Regeln zum Hervorheben von Zahlenwerten oder Symbolsätze.
Mithilfe der zweiten Formel aktualisiert automatisch den aktuellen Saldo, wenn Sie neue Einnahmen und Ausgaben eintragen. Am Ende einer Abrechnungsperiode können Sie dann den entstandenen Saldo ablesen und die Ergebnisse für weitere Zwecke verwenden.
Tipp: Der Übersicht halber bietet es sich an, die geschehenen Ausgaben von Beginn an als negative Werte einzutragen.
Monatlichen Kassenstand grafisch darstellen
Ein weiterer Vorteil an der Verwendung von Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch liegt darin, dass Sie jederzeit praktische Excel-Tools wie Grafiken heranziehen können. Das Excelprogramm bietet eine Auswahl an Diagrammen, mit denen Sie Ihre Finanzen grafisch darstellen lassen können.
Markieren Sie die Zahlenwerte Ihres Kassenbuchs.
Navigieren Sie entweder über den Reiter "Einfügen > Diagramme" und wählen Sie ein Säulen-, Linien-, Kreis- oder Punktdiagramm aus, um Ihre Einnahmen und Ausgaben zu visualisieren. Oder Sie nutzen die Schnellauswahl von Excel und klicken über "Einfügen > Diagramme" auf "Empfohlene Diagramme". Daraufhin stellt Ihnen Excel Ihre Einnahmen und Ausgaben sowie Ihren letztendlichen Saldo übersichtlich in einer Grafik dar.
Tipps für die Kassenbuchführung
Ein gutes Kassenbuch sollte nicht nur automatisiert, sondern auch flexibel funktionieren. Daher können Sie die Tabelle, in der Ihr Kassenbuch enthalten ist, ebenfalls erweitern. So können beispielsweise eine chronologische Nummerierung der Buchungen und Angaben zum Transaktionspartner (Wer hat bezahlt bzw. an wen wurde gezahlt?) eine zusätzliche Transparenz in den Finanzen schaffen.
Wenn Sie Ihren Bargeldfluss regelmäßig über Monate und Jahre hinweg protokollieren, dann können sie ebenfalls von der Angabe eines monatlichen Anfangsbestands profitieren. Dazu brauchen Sie lediglich Ihren Bargeldbestand zu Beginn einer Rechnungsperiode einzutragen. An deren Ende fügen Sie nur noch den letztendlichen Saldo hinzu, um den Anfangsbestand der nächsten Periode bzw. des nächsten Monats zu bestimmen. Auf diese Weise haben Sie ihre Mittel stets im Blick.
Excel-Vorlagen für das Kassenbuch kostenlos für das Verwalten von Finanzen nutzen
Excel bietet zwar keine reine Alternative zu einem schriftlichen Kassenbuch, allerdings kann die Software genutzt werden, um die eigentliche Buchführung zu vereinfachen. Die Erstellung einer solchen Tabelle gestaltet sich simpel und kann ganz nach den persönlichen Vorstellungen geschehen. Gleichzeitig erlauben die in Excel enthaltenen Formeln und Funktionen, dass Nutzer ihren Bargeldfluss automatisch berechnen lassen können. Dieser hilfreiche Umstand kann Fehlern vorbeugen. Weiterhin können Nutzer auch grafische Tools verwenden, um ihre Finanzen visuell darstellen zu können. Mit dieser Komponente können die eingetragenen Werte nicht nur übersichtlicher, sondern auch in ihren jeweiligen Verhältnissen betrachtet werden.
FAQs
Wie führe ich ein Kassenbuch in Excel?
Kassenbücher müssen chronologisch aufgeführt und alle Buchungen einzeln eingetragen werden. Nutzen Sie die entsprechenden Zeilen der Kalkulationstabelle, um Beträge in der richtigen Reihenfolge aufzulisten.
Welcher Unterschied besteht zwischen dem Haushaltsbuch und dem Kassenbuch?
Beim Haushaltsbuch werden nur die Einnahmen und Ausgaben vermerkt, während beim Kassenbuch zusätzlich steuerliche und buchhalterische Angaben getätigt werden.
Wie sieht die Buchführung bei mehreren Kassen aus?
Bei mehreren Kassen fungiert eine von diesen als Hauptkasse, während alle weiteren als Nebenkassen gelten. Die Hauptkasse ist wie ein akkurates Kassenbuch zu führen. Am Ende des Arbeitstags werden die Transaktionen der Nebenkassen ordnungsgemäß in das Kassenbuch der Hauptkasse eingetragen.
