Automatische Sicherheitskopie einer Excel-Arbeitsmappe

23. Oktober 2009
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wie Sie immer eine Sicherheitskopie der aktuellen Excel-Arbeitsmappe ablegen

Sie möchten dafür sorgen, dass beim Schließen einer Excel-Arbeitsmappe automatisch eine Sicherheitskopie der Datei an einem bestimmten Pfad abgespeichert wird? Per Makro ist das kein Problem. Zur Unterscheidung werden die Dateinamen nach dem folgenden Muster abgespeichert:

Jahr-Monat-Tag-Dateiname

Wenn also Ihre Datei beispielsweise Planung.xls heißt, wird die Sicherheitskopie beispielsweise abgespeichert als:

2009-10-24-Planung.xls

Durch diese Namensgebung ist es ganz einfach, die Dateiliste chronologisch zu sortieren, weil die chronologische Reihenfolge automatisch auch die alphabetische ist. Setzen Sie das folgende Makro ein, um die Sicherheitskopie anzulegen:

Sub auto_close()
Dim Altname As String, Neuname As String, Pfad As String
Pfad = "C:\Daten"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
If Right$(Pfad, 1) <> "\" Then Pfad = Pfad + "\"
Neuname = Pfad & Format(Now, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename:=Neuname
Workbooks.Open (Altname)
ThisWorkbook.Close
End Sub

Legen Sie Ihren Pfad in der Variablen Pfad fest. An dieser Position werden die Sicherheitskopien gespeichert. Falls Sie möchten, dass die Sicherheitskopien immer im gleichen Verzeichnis gespeichert werden, aus dem heraus Sie die Arbeitsmappe auch geöffnet haben, ersetzen Sie das Kommando Pfad = "C:\Daten" durch folgende Zeile:

Pfad = ActiveWorkbook.Path

Das Makro arbeitet nach der folgenden Methode:

  1. Aktuelle Mappe speichern
  2. Neuen Dateinamen anhand des aktuellen Datums erzeugen
  3. Arbeitsmappe unter neuem Namen an neuem Pfad speichern
  4. Ursprüngliche Arbeitsmappe wieder öffnen
  5. Sicherheitskopie der Mappe schließen

Kopieren Sie das Makro in jede Arbeitsmappe, die Sie automatisch sichern möchten. Die Sicherheitskopien werden immer dann angelegt, wenn Sie die entsprechende Arbeitsmappe schließen.

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