Etiketten gestalten und drucken mit Microsoft Word und Excel

29. September 2017

Egal, ob Sie Briefe verschicken oder die Regale in Ihrem Lager neu beschriften möchten: die Nutzung von Etiketten ist in vielerlei Hinsicht sinnvoll.

 

Microsoft bietet Ihnen hier im Rahmen der Programme „Word“ und „Excel“ die Möglichkeit, Ihren Etikettendruck so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die durchzuführenden Schritte im Detail vor.

Der erste Schritt: die Etikettengestaltung mit Excel

Eine Adress- bzw. Datentabelle als Basis

Wer Etiketten drucken möchte, muss Excel zunächst „verraten“, mit welchen Daten es arbeiten muss. Sie benötigen im ersten Schritt also eine Tabelle, in die Sie alle Informationen, die später aufgedruckt werden sollen, eingeben.

  1. Hierzu öffnen Sie zunächst das Programm und beginnen mit dem Anlegen eines neuen Dokuments bzw. einer neuen Mappe.
  2. Klicken Sie mit dem Cursor in die erste Zeile und tippen Sie die jeweiligen Kategoriebezeichnungen ein, mit denen Sie arbeiten möchten.
  3. Danach können Sie die entsprechenden Informationen in den Zeilen darunter eingeben.



  4. Speichern Sie ab und schließen Sie das Programm.

Der Wechsel nach Word

Erstellen Sie Ihre Etiketten im Seriendruck

Sie haben alle für die Etiketten relevanten Daten in Excel eingegeben? Wunderbar! Dann ist es nun an der Zeit, eine neue Datei in Word zu öffnen und mit dem Seriendruck Ihrer Etiketten zu starten.

Hier gehen Sie wie folgt vor…:

  1. Wählen Sie in den Reitern oben den Bereich der „Sendungen“ aus.



  2. An der linken Seite finden Sie den Button „Etiketten“. Klicken Sie diesen ebenfalls an und wählen Sie dann „Umschläge und Etiketten“.



  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“, um danach im dafür vorgesehenen Dropdown-Bereich, den jeweils genutzten Etikettenhersteller anzugeben. Besonders wichtig ist hier auch die Etiketten Nummer, so dass das Endergebnis dann auch zu Ihrem Druck und der Größe passt. Sollten Sie sich hier unsicher sein, finden Sie alle relevanten Informationen hierzu auf der Verpackung der jeweils genutzten Etiketten. Haben Sie die korrekten Angaben gefunden und vorgenommen, bestätigen Sie diese durch „OK“.
  4. Nun ist es an der Zeit, Ihr eigenes Dokument anzulegen. Haben Sie den Hersteller und die Etikettenart bestätigt, und im Dialogfeld den Button „Neues Dokument“ ausgewählt, sehen Sie im nächsten Schritt die Einteilung Ihrer Seite.



  5. Klicken Sie nun ganz oben auf „Sendungen“ und wählen Sie nun den Bereich „Empfänger auswählen“. Da Sie ja im ersten Schritt in Excel schon Ihre Empfänger (und deren Daten) eingegeben haben, können Sie hier nun die Auswahl „Vorhandene Liste verwenden“ treffen.



  6. Nun haben Sie direkt im Anschluss die Möglichkeit, Ihre zuvor angelegte Excel-Datei zu nutzen und die entsprechenden Daten einfügen zu lassen.



  7. Besonders wichtig ist es an dieser Stelle, dass Sie sich vergewissern, dass das Häkchen ganz unten im Bereich „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ gesetzt wurde. Hiermit sind die jeweiligen Kategoriebeschreibungen, wie beispielsweise „Name“, „Vorname“ usw. gemeint.
  8. Klicken Sie nun auf den Bereich „Seriendruckfeld einfügen“ wird Ihnen eine Liste mit all Ihren Kategoriebeschreibungen angezeigt.



  9. Mit Hilfe eines Klicks können Sie alle Angaben, die Sie im Zuge Ihrer Etiketten benötigen, einfach und unkompliziert auswählen.
  10. Wird Ihnen dann das Muster Ihres ersten Etiketts angezeigt, können Sie dieses nach Belieben anordnen. Wichtig ist hier beispielsweise, dass Sie auf das Setzen der entsprechenden Leerzeichen achten.



  11. Wie das Endergebnis dann im Detail aussieht, können Sie sich jederzeit über den Bereich „Vorschau Ergebnisse“ anzeigen lassen.
  12. Ist alles in Ordnung, klicken Sie oben auf „Fertig stellen und zusammenführen“, so dass die Platzhalter durch die entsprechenden Angaben aus der Tabelle übernommen werden.
  13. Legen Sie die Etikettenaufkleber in Ihren Drucker ein und starten Sie den Druck.

 

PS: Wenn Sie möchten, können Sie das Design der jeweiligen Etiketten natürlich auch noch weiter anpassen und diesen damit einen individuellen Touch verleihen. Hierzu nutzen Sie einfach die bekannten Funktionen aus der Word Leiste.



 

Quellen & Links

 

 

 

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