SVERWEIS, Funktion, Suchmatrix, Excel
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XVERWEIS - Was kann Excels "neuer SVERWEIS"?

Das müssen Sie über den XVERWEIS wissen

Mit dem XVERWEIS bietet Microsoft seinen Excel-Nutzern eine neue Möglichkeit, Tabellen schnell und einfach zu durchsuchen und Daten auszuwerten. Diese Funktion war zunächst nur für Teilnehmer in der Testphase zugänglich, doch ist seit Anfang des Jahres auch für die Microsoft 365 Versionen Windows und Mac verfügbar.

In seinem Kern ist der XVERWEIS eine komfortablere Version des SVERWEIS sowie des WVERWEIS, welche um zusätzliche praktische Anwendungen ergänzt wurde. Seine Aufgabe liegt daher ebenfalls im Durchsuchen von Tabellen, unterscheidet sich aber bereits schon hier von den bisherigen Verweisen. So ist das Filtern von Inhalten nicht länger an einen vorgeschriebenen Verlauf gebunden, sondern kann nun auch von rechts nach links, oben nach unten und umgekehrt eingeleitet werden. Diese Neuerung bietet den großen Vorteil, dass Excel-Tabellen nun nach eigenem Ermessen gestaltet werden können und nicht länger an technische Vorgaben gebunden sind. Dank neuer Parameter sind darüber hinaus noch weitere Optionen verfügbar geworden, die bislang verwehrt geblieben sind. Die Brauchbarkeit erstreckt sich dabei von kleinen Details bis hin zu nennenswerten Erleichterungen in der Anwendung. Die letztendliche Wirkung des XVERWEIS hängt ganz von den verwendeten Parametern ab.

Die einfachen Parameter beim XVERWEIS

Die einfache Verwendung des XVERWEIS erfordert nur drei Parameter. Diese sind:

  • Suchkriterium
  • Suchmatrix
  • Rückgabematrix

Die neugewonnene Freiheit ist zunächst auf die Trennung von Such- und Rückgabematrix zurückzuführen. Während der SVERWEIS wie auch der WVERWEIS noch vom Nutzer verlangten, die gesamte Matrix für den Suchvorgang auszuwählen, gestattet ihm der XVERWEIS eine Trennung von bekanntem und gesuchtem Wert. Das bedeutet, dass eine Suchspalte bzw. nun auch Suchzeile als die benötigte Matrix definiert wird, in der sich das gewählte Suchkriterium befindet, während eine andere zum Rückgabebereich des gewünschten Ergebnisses wird. Die neue Formel gestaltet sich wie folgt:

=XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix)

Ist beispielsweise das monatliche Gehalt von Herrn Wagner aus einer Excel-Tabelle für Mitarbeiter zu entnehmen, dann sind dafür zwei Spalten wichtig: Die erste, die jegliche Mitarbeiter namentlich auflistet und eine weitere, in der das Gehalt der Mitarbeiter eingetragen steht. Weil das Suchkriterium ein Name ist, wird die dazugehörige Suchspalte als Matrix ausgewählt. Das zurückzugebende Ergebnis ist hingegen das Gehalt, weshalb die hier zugehörige Spalte zur Rückgabematrix gemacht wird.

Aus diesem Beispiel geht hervor, dass die neue Formel die bisherige Bezeichnung eines spezifischen Spaltenindex innerhalb einer einzigen großen Matrix überflüssig macht. Das erspart zusätzliche Detailarbeit und beugt unnötigen Fehlern vor.

Ist allerdings nicht bekannt, ob der gesuchte Mitarbeiter „Wagner“ oder doch „Wegner“ heißt, dann kann die neue Ergänzung des Suchkriteriums Abhilfe schaffen. Durch das Einsetzen eines Sternchens (*) können eine beliebige Anzahl an unbekannten Zeichen ausgelassen werden. In diesem Fall bietet es sich an, das Suchkriterium schnell zu „*gner“ zu ändern, um an das gewünschte Ziel zu gelangen. Ist die Tabelle jedoch mit vielen ähnlichen Namen gefüllt, sodass dadurch ungewollt die Kollegin Frau Stegner ausgegeben wird, weil ihr Name ebenfalls die gesuchte Kombination an Buchstaben enthält, dann lässt sich die Suche noch weiter verfeinern. Dafür kommt das Fragezeichen (?) ins Spiel, da es dem Nutzer gestattet, nur ein einzelnes Zeichen zu ersetzen. Das Suchkriterium wird folglich mit „W?gner“ gefüllt.

Aber was passiert, wenn ausgerechnet nach einem Sternchen oder Fragezeichen gesucht werden muss? Für diesen Fall verfügt der XVERWEIS über eine zusätzliche Tilde (~), mit welcher deutlich gemacht wird, dass nicht die Funktion des Suchkriteriums gemeint ist, sondern der Inhalt der Suchmatrix. Folglich erlaubt die doppelte Tilde als Suchkriterium (~~) auch die Suche nach der einfachen Tilde in der Suchmatrix (~).

Die vollständigen Parameter

Darüber hinaus bietet der XVERWEIS noch weitere Funktionen, die ins Spiel kommen, sobald je nach Belieben auf diese weiteren drei Parameter zurückgegriffen wird:

  • Wenn_nicht_gefunden
  • Vergleichsmodus
  • Suchmodus

„Wenn_nicht_gefunden“

Neben den drei Parametern Suchkriterium, Suchmatrix und Rückgabematrix fährt der neue XVERWEIS mit nochmals drei weiteren Parametern auf, die dem Nutzer viele Vorteile bieten. Ein solcher ist „Wenn_nicht_gefunden“, der als eine integrierte Wennfehler Funktion wirkt. 

Mithilfe dieser Funktion gestattet es der XVERWEIS, ein häufiges Problem der bisherigen Verweise zu umgehen: Konnte ein gesuchtes Ergebnis nicht gefunden werden, dann wurde bislang nur ein kryptischer Fehlerwert („#NV“) angezeigt. Dank des neuen Parameters ist es nun möglich, diesen Fehler zu benennen und damit leichter einstufen zu lassen, indem der platzhaltende Parameter mit einem selbst gewählten und in Anführungszeichen gesetzten Wort ersetzt wird. Anstelle des automatischen Fehlerwerts kann Excel so anzeigen, dass ein Ergebnis „nicht gefunden“ wurde, oder dass ein „Eingabefehler“ vorliegt. Unter Berücksichtigung aller Informationen sieht die Formel des XVERWEIS mittlerweile so aus:

 =XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;Wenn_nicht_gefunden)

Vergleichsmodus

Ein weiterer Parameter ist der Vergleichsmodus, der dafür da ist, den Spielraum in der Wertefindung bei Bedarf zu vergrößern. Ursprünglich kannte der SVERWEIS und der WVERWEIS nur Treffer oder Fehler. Der XVERWEIS kann jedoch flexibel reagieren und bei einem nicht vorhandenen Ergebnis alternativ einen möglichst nah dran liegenden Wert heranziehen, um den Nutzer nicht einfach einen Fehler aufzuführen, sondern stattdessen eine Alternative zu empfehlen. Ist beispielsweise eine Rechnung in Höhe von 1.500€ gesucht, die allerdings nicht gefunden werden konnte, dann kann für den Parameter Vergleichsmodus der Wert -1 eingesetzt werden, um stattdessen das nächstkleinere Ergebnis angezeigt zu bekommen. Eventuell stellt sich dadurch heraus, dass die Rechnung von Vornherein bei nur 1.450€ lag. Diese Information war mit den vorherigen Verweisen erst über Zwischenschritte herauszufinden. Umgekehrt kann der Wert 1 verwendet werden, um das nächstgrößere Ergebnis zu erhalten.

Diese Funktion ist also besonders dann nützlich, wenn ein Wert nur ungefähr bekannt ist. So kann ein Rahmen eingegrenzt werden, um das benötigte Ergebnis trotz allem leichter zu finden. Darüber hinaus müssen die Inhalte der Tabelle nicht länger wie beim SVERWEIS aufsteigend sortiert sein, denn der XVERWEIS ist auch ohne die Hilfe des Benutzers in der Lage, den nächsten sinnvollen Wert zu finden.  Auch das gewährt zusätzliche Freiheit in der Individualisierung von Tabellen.

Sind diese Neuerungen jedoch nicht von Nöten, dann kann einfach der Wert 0 eingesetzt werden, um weiterhin wie gewohnt nur exakte Ergebnisse zu erhalten. Mit dem allgemeinen Platzhalter wird die Formel somit wie folgt erweitert:

=XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;Wenn_nicht_gefunden;Vergleichsmodus)

Suchmodus

Der letzte Parameter zeigt erneut die einfachste und vielleicht markanteste Verbesserung zum SVERWEIS auf, da er die Richtung des Suchverlaufs erstmals einstellbar macht. Mit dem eingesetzten Wert 1 kann von oben nach unten nach Treffern gesucht werden, während mit dem Wert -1 alles verkehrt herum verläuft. Weiterhin kann mit dem Wert 2 eine aufsteigende Binärsuche und mit dem Wert -2 eine absteigende Binärsuche eingeleitet werden.

Obwohl dieser Parameter zunächst nicht besonders beeindruckend erscheint, kann er sich in der Kombination mit dem erweiterten Suchkriterium regelmäßig positiv bemerkbar machen. Denn enthält eine Suchmatrix das gesuchte Kriterium gleich doppelt (beispielsweise zwei Mitarbeiter mit dem identischen Nachnamen), dann wird standardmäßig derjenige Rückgabewert herausgegeben, der chronologisch an früherer Stelle steht. Wird die Richtung des Suchverlaufs allerdings umgedreht, dann tritt der gegenteilige Effekt ein und der bislang verdeckte Wert wird sichtbar. Dieser Parameter ist allerdings auch dann praktisch, wenn er zur zwischenzeitlichen Kontrolle eingesetzt wird. Denn ergibt die Suche von oben nach unten ein anderes Ergebnis als die Suche von unten nach oben, kann das bedeuten, dass eventuell ein Anwendungsfehler geschehen ist, der jetzt frühzeitig korrigiert werden kann. Unter Berücksichtigung dieses Hinweises sieht die finale Formel des XVERWEIS also so aus:

=XVERWEIS(Suchkriterium;Suchmatrix;Rückgabematrix;Wenn_nicht_gefunden;Vergleichsmodus; Suchmodus)

Lohnt sich der Umstieg von SVERWEIS zu XVERWEIS?

Es bleibt abschließend zu sagen, dass Microsoft mit der Einführung des XVERWEIS seinen Excel-Nutzern eine neue Möglichkeit des Suchens und Analysierens zur Verfügung gestellt hat, die sowohl verschiedene Zwecke erfüllen kann als auch einfach in ihrer Anwendung ist. Auf diese Weise werden jegliche Wünsche von schneller Suche bis hin zu spezifischen Anforderungen an die Ausgabe erfüllt. Der XVERWEIS ist anderen Verweisen somit klar voraus, da er selbst in den Funktionen, die er von diesem übernommen hat, deutliche Vorzüge bietet. Das wird daran ersichtlich, dass hierbei zwei Verweis-Funktionen zusammengeführt werden und unter anderem um einen integrierten Wennfehler ergänzt werden. 

Wer bislang mit dem SVERWEIS bzw. dem WVERWEIS restlos zufrieden war und darüber hinaus auch kein Interesse daran hegt, sich eine neue Formel anzugewöhnen, der kann guten Gewissens beim Altbewährten verbleiben. Für alle anderen, die ihre Vorgehensweise dynamischer und unkomplizierter gestalten wollen, ist der XVERWEIS hingegen eine willkommene Neuerung. Die neuen Optionen sind mit Sicherheit so zu modifizieren und zu kombinieren, dass die nächste Excel-Verwendung sichtbar komfortabler wird.