Excel
Microsoft Excel sortiert Daten standardmäßig in Zeilen. Das bedeutet, dass die erste Zeile einer Tabelle die Reihenfolge aller anderen Zeilen bis zur letzten bestimmt. Das Sortieren von Spalten in Microsoft Excel ist in Ausnahmefällen nötig, beispielsweise wenn eine Liste von Namen alphabetisch sortiert werden soll. Für das Sortieren in Spalten bietet Excel Ihnen keine spezifische Schaltfläche in einer der Registerkarten an. Allerdings kann das Sortieren in Spalten durch Menübefehle in fünf einfachen Schritten vorgenommen werden.
Das Sortieren in Spalten, kann ebenso wie bei Zeilen sowohl auf Zahlen und ebenso auf Text angewendet werden und liefert dann Ergebnisse, wenn eindeutig definiert ist, welche Werte als Schlüsselfelder dienen und wie sie sortiert werden sollen. Im folgenden Praxisbeispiel sehen Sie, wie Sie die fünf benutzerfreundlichen Schritte in Microsoft Excel anwenden, um Text und Daten in Spalten zu sortieren.
Wie kann man in Excel in Spalten sortieren?
Im Beispiel haben wir eine einfache Tabelle aufgebaut. Sie soll die Arbeitstage von vier Mitarbeitern eines Unternehmens im letzten Kalenderjahr darstellen.
Die Tabelle soll in der Folge nach Spalten sortiert werden, sodass die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alphabetisch sortiert sind. Zum Sortieren der Spalten gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich B1 bis E13.
2. Navigieren Sie ab Excel Version 2007 zur Registerkarte DATEN zum Menüpunkt SORTIEREN UND FILTERN. Rufen Sie in Excel bis einschließlich Version 2003 den Befehl DATEN - SORTIEREN auf.
3. Nach einem Klick auf die Schaltfläche SORTIEREN öffnet sich das Optionsmenü, in dem Sie Ihre individuellen Sortiereinstellungen vornehmen können. Zum Sortieren nach Spalten wechseln Sie in den Auswahlpunkt OPTIONEN.
4. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox klicken Sie unter dem Auswahlpunkt AUSRICHTUNG auf SPALTEN SORTIEREN. Bestätigen Sie die Sortieroption über die Schaltfläche OK.
5. Daraufhin wird erneut die Dialogbox SORTIEREN eingeblendet. In den Listenfeldern SORTIEREN stehen Ihnen nach dem Umschalten auf “Spalten sortieren” nicht mehr die Spalten, sondern die Zeilen der Tabelle zur Auswahl zur Verfügung. Wählen Sie in den Listen die Zeile(n) aus, nach denen Ihre Tabelle spaltenweise sortiert werden soll. In der Folge legen Sie fest, ob die Spalten auf- oder absteigend sortiert werden sollen. In unserem Beispiel nutzen wir die Zeile 1 als Bezug.
Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox nach den beschriebenen Einstellungen:
Ihre Sortiereinstellungen bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Excel sortiert Ihre Tabelle daraufhin in der gewünschten Form, indem die Software die Spalten zu den Namen in der Zeile 1 alphabetisch von A bis Z sortiert, sodass die Mitarbeiterin Jennifer an erster Stelle steht.
Zusammenfassend ist es in Microsoft Excel möglich, neben dem üblichen Sortieren nach Zeilen ebenso nach Spalten zu clustern. Dies kann zum Beispiel zielführend sein, wenn man eine umfangreiche Mitarbeitertabelle mit Daten alphabetisch sortieren muss.
Grundsätzlich kann die Sortierreihenfolge hierbei benutzerfreundlich im Menübereich SORTIEREN angepasst werden. Neben der Standardeinstellung „A bis Z“ kann ebenfalls umgekehrt oder benutzerdefiniert nach Spalten sortiert werden.
Durch das Anpassen des Sortierkriteriums und die Möglichkeit, mit der Sortierfunktion in Microsoft Excel sowohl nach Zeilen und ebenso nach Spalten sortieren zu können, halten Excel-User alle Optionen in der Hand, um ihre Excel-Tabellen individuell darzustellen und professionell zu sortieren.
