Zellen, Formeln, Werte, Regeln
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So funktioniert in Excel die bedingte Formatierung mit Formeln

Diese Formeln sind dabei nützlich

Excel ist bekannt für die Vielzahl an Funktionen, die das Tabellenkalkulations-Tool mitbringt. Eine der praktischsten Funktionen sind bedingte Formatierungen. Mit Formeln werden diese bedingten Formatierungen dann noch flexibler im Einsatz. Damit geht zudem eine höhere Flexibilität im Workflow einher. Denn mit ihrer Hilfe können Zellen durch Formatierungsregeln und Bedingungen formatiert werden. Die Hervorhebung wird dabei im Regelfall mit einer Farbe oder Datenbalken realisiert.

Wann lohnt sich die bedingte Formatierung mit Formeln?

In Excel ist es oft schwierig, den Überblick über die Zeile, Spalte, Tabelle oder den Zellwert mit bestimmten Datensätzen zu halten. Mit der bedingten Formatierung hingegen ist es recht einfach, die nötigen Zahlen stets im Fokus zu haben. Denn mit ihr werden über die Formeln definierte Excel-Werte farblich hervorgehoben. Des Weiteren sind sie optimal, um nicht nur herauszufinden, ob sich Werte über- oder unterschreiten, sondern ebenfalls, ob sich Duplikate im Datensatz befinden. Hilfreich ist das etwa bei Produktlisten oder Adressdatensätzen.

Bedingte Formatierung mit einer Formel: Diese 3 Dinge sind möglich

Im Allgemeinen lässt sich der Hauptanwendungsbereich der Verwendung von bedingten Formatierungen auf drei Kernaspekte herunterbrechen.

1. Kontrolle der Daten auf Unregelmäßigkeiten

Hierbei werden Regeln und Bedingungen definiert, mit denen sämtliche oder einzelne Zellen geprüft werden. Werden diese erfüllt, wird die Formatierung getriggert. Somit können etwa bestimmte Daten auf ihre Grenzwerte hin geprüft werden.

2. Visualisieren von Daten

Hier kann eine bedingte Formatierung spezielle Werte in den relativen Bezug zueinander setzen. Somit werden Zahlen schnell ersichtlich, die bestimmte Vorgaben im Vergleich zu anderen nicht erfüllen.

3. Filtern von eindeutigen oder doppelten Werten

Mit dieser Formatierung lassen sich eindeutige Werte beispielsweise filtern, indem die doppelten Werte ausgeblendet werden. Ebenso ist es infolgedessen möglich, die Duplikate zu löschen.

Bedingte Formatierung mit Formeln: Neue Regel erstellen

Um eine neue Regel bzw. Formatierungsregel mit einer Formel für die bedingte Formatierung zu erstellen, gilt es, die entsprechenden Zellen oder den Bereich zu markieren.

  1. Navigieren Sie nach dem Markieren zu der Registerkarte "Start".

  2. Klicken Sie nun auf "Bedingte Formatierung" und dann auf "Neue Regel".

    Eine neue Regel als bedingte Formatierung in Excel erstellen
  3. Wählen Sie "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden", um die bedingte Formatierung mit einer eigenen Formel vorzunehmen.

    Bedingte Formatierung mit eigener Formel
  4. Geben Sie in dem unteren Feld Ihre Formel ein und stellen Sie das Format ein.

    Formel und Format einstellen
  5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK".

Diese Formeln können Sie für die bedingte Formatierung benutzen

Formeln arbeiten logisch nach dem System „Wahr“ oder „Falsch“. Das bedeutet, wenn eine Formel den Zellwert als wahr befindet, wird die Formatierung bei dem Regeltyp angewandt. Wenn das Ergebnis als falsch gewertet wird, wird die Zelle nicht formatiert. Der Vorteil ist, dass bestehende Regeln angepasst und erweitert werden können und auch eine Kombination aus mehreren Funktionen verwendet werden kann.

Trifft es zu, dass eine der Umsatzzahlen unter 30.000 liegt, dann wird die Formatierung angewandt. Gleichermaßen verfahren Sie mit einem Größer-Zeichen.

Über den Punkt "Regel bearbeiten" kann eine vorher definierte Formel dementsprechend angepasst werden, wenn etwa die Gegenüberstellung erst ab einem bestimmten Grenzwert stattfinden soll. Um eine Änderung durchzuführen, muss abermals der zweite Zellbereich markiert werden.

Damit könnte etwa eine Bedingung „Erledigt“ oder „Offen“ im Ergebnis mit einer Farbe, die über den Punkt „Formatieren“ definiert wird, angezeigt werden. Zur Verdeutlichung können zudem Pfeile in Excel-Listen automatisch erzeugt werden.

Bedingte Formatierung mit Formeln erlauben eine umfassende Übersicht der Daten

Die bedingte Formatierung lässt sich nicht nur auf Basis von Zellwerten umsetzen, sondern auch mithilfe von Formeln. So lassen sich als eine der Möglichkeiten der bedingten Formatierung Datensätze in der Excel-Tabelle schnell hervorheben und Auffälligkeiten präziser erfassen. Hierzu können einfache Formeln verwendet oder komplexe Funktionen kombiniert werden.

FAQ

Wozu wird die bedingte Formatierung mit Formeln verwendet?

Mit dieser Funktion können Daten zielgerichtet analysiert oder Trends optisch hervorgehoben werden. Hierzu sind Zellen auf der Basis spezieller Bedingungen formatiert.

Nachdem Sie den zu formatierenden Bereich markiert haben, wählen Sie über den Tab "Start" die "Bedingte Formatierung" und im Anschluss "Neue Regel" aus.

Zuerst muss die Zelle angeklickt werden, in die die Formel eingefügt werden soll. Beginnenden mit dem Gleichheitszeichen (=) werden dahinter Konstante und Operatoren aufgereiht. Über die Eingabetaste wir die Formel bestätigt.