So können Sie Ihre Excel-Listen sortieren und filtern

Eine organisierte Excel-Liste sorgt für eine schnelle Übersicht großer Datensätze. Excel bietet daher zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Daten in einem Tabellenblatt sinnvoll zu strukturieren und darzustellen. Je nachdem ob Sie berufliche oder persönliche Termine, Telefonnummern oder gar die Lieblingsstädte sortieren möchten - wenn Sie sich mit den Befehlen und Funktionen vertraut machen, erleichtert dies die Arbeit mit Excel maßgeblich.

Für besonders effizientes Arbeiten sind Excel-Listen unumgänglich. Diese sollten so gut wie möglich sortiert und übersichtlich sein, damit alle Daten auf einen Blick erfasst werden können. Sinnvoll ist es zum Beispiel, Spaltenüberschriften für eine genaue Einteilung einzufügen. Außerdem können Sie

• die vorliegenden Daten für eine schnellere Auswertung strukturieren,
• die aktuelle Reihenfolge von Excel-Daten erkennen und entscheiden, ob Sie diese ändern möchten,
• die automatische Gliederung in Excel einstellen,
• die Filter, nach denen Sie die Listen sortieren, auch über die Tastatur steuern,
• die Ergebnisse spezieller Filter in ein anderes Datenblatt übertragen,
• Kontrollkästchen einfügen.

Je nach Bedarf können Sie mit kurzen Befehlen oder Filterfunktionen, die passende Sortierung vornehmen: Bringen Sie Datensätze in die Reihenfolge, die für die anstehende Aufgabe am sinnvollsten ist. Dafür können Sie auch aus verschiedenen vorgegebenen Kriterien auswählen: Die alphabetische Reihenfolge in einem Zellbereich, auf- sowie absteigende Zahlenreihen oder Daten sind hierbei nur der Anfang. Sie können zum Beispiel auch neue Daten über eine Datenmaske eingeben, anstatt direkt in der Liste zu arbeiten.

Grundsätzlich werden Listen nach Zeilen sortiert. Für manche Aufgaben ist es aber sinnvoller, die Daten nach Spalten zu sortieren. Mit nur wenigen Eingaben können Sie den Befehl in Ihrem Tabellenblatt ausführen. Beachten Sie hierbei jedoch, dass diese Einstellung auch einige Nachteile mit sich bringt.

Excel erkennt selbstständig, wenn in einer Zelle ein Datumswert steht. Sie können daher die Liste auf- oder absteigend nach Datum sortieren lassen. Eine weitere Möglichkeit der Sortierung mithilfe des Datums ist die nach Monaten und Tagen. Zudem können Sie die Inhalte nach einem bestimmten Datum filtern lassen. Je nachdem, wofür Sie die Liste nutzen, haben Sie so immer die passende Reihenfolge im Blick.

Haben Sie in Ihrer Liste verschiedene Zellen in unterschiedlichen Farben markiert, können Sie diese nach der Hintergrundfarbe sortieren lassen. Haben Sie eine Liste nach Städten oder Gegenden aufgeführt? Dann kann Excel diese auch nach Regionen zusammenfassen. Zusammengehörige Zellen werden so übersichtlich dargestellt.

Zahlen in einer Tabelle sortieren und filtern

Gehören zu den Inhalten Ihrer Tabelle auch Zahlen, können Sie diese mit Zahlenfilter entweder nach Höhe ihres Werts anzeigen und sortieren oder ausblenden lassen. Oft kommt es jedoch vor, dass die Zahlen nicht alleine stehen. Bei einer Kombination aus Zahlen und Text müssen Sie daher mit anderen Funktionen arbeiten. Möchten Sie ein individuelles Telefonbuch erstellen, können Sie auch eine Liste mit Telefonnummern sortieren und filtern lassen.

Datenverteilung nach dem Buchstabenprinzip

In vielen Unternehmen werden Aufgaben nach Buchstabengruppen verteilt – etwa A bis K, J bis Q und so weiter. Auch dafür gibt es spezielle Filter, die die Zuordnung der jeweiligen Inhalte der Zellen vereinfacht. So sieht jedes Team automatisch, welche Aufgabe ihm zugeordnet ist und es kann nichts übersehen werden.

Filter sind ein hilfreiches Tool, wenn Sie Ihre Excel-Listen sortieren und filtern möchten. Manchmal beschränken sie jedoch oder werden nicht mehr benötigt. Daher ist es unkompliziert, mit einer bestimmten Filterfunktion alle gesetzten Filter in einer Tabelle zurückzusetzen. Sind Sie unsicher, ob Sie wirklich alle Filter löschen möchten? Dann können Sie sich die einzelnen Kriterien anschauen und danach entscheiden, ob und welche Sie löschen möchten. Falls Sie wiederum sehr lange Listen haben, kann es sein, dass der Autofilter ihre komplette Darstellung verhindert. Unter diesen Umständen sollten Sie die Darstellungsgrenze umgehen.

Die vielfältigen Filterfunktionen und Befehle in Excel sorgen dafür, dass Sie Datensätze in Tabellen bzw. Listen optimal strukturieren können. Mit einer sinnvollen Reihenfolge verliert der Nutzer nicht den Überblick über verschiedene Werte und kann kontrollieren, ob alle Daten erfasst wurden. Die organisierten Listen helfen also dabei, Arbeitsschritte in Excel zu beschleunigen. Es ist also sinnvoll, die verschiedenen Funktionen und Zahlenfilter für das Sortieren von Excel-Listen zu benutzen.