Excel-Grenze bei der Darstellung von Einträgen als Autofilter in Listen umgehen
Wenn Sie in einer sehr umfangreichen Liste einen AutoFilter einsetzen wollen, stoßen Sie schnell an die Grenzen der Möglichkeiten. Diese zeigen sich darin, dass in einer AutoFilter-Liste nicht alle Einträge der entsprechenden Spalte angezeigt werden.
Die folgende Abbildung zeigt dieses Phänomen an einer Beispieltabelle, in der pro Spalte 30.000 Einträge vorhanden sind, wobei in der Filter-Dropdown-Liste nicht alle angezeigt werden:
Dieses Problem hängt damit zusammen, dass in der AutoFilter-Dropdown-Liste die Einträge nur bis zu einer Obergrenze dargestellt werden können. Das sind in Excel bis Version 2003 maximal 1.000 verschiedene Kriterien, in Excel ab Version 2007 maximal 10.000 verschiedene Kriterien.
Die Anzahl der Zeilen in einer Liste spielt dabei keine Rolle, sondern nur die Anzahl der verschiedenen Kriterien. Verarbeiten kann der AutoFilter grundsätzlich mehr Kriterien, die Beschränkung liegt nur in der Anzeige.
So umgehen Sie die Autofilter-Grenze
Umgehen könnten Sie das beschriebene Problem mit einem Spezialfilter oder einem benutzerdefinierten AutoFilter, in den Sie das nicht angezeigte Kriterium manuell eingeben.
In umfangreichen Listen, die häufig nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden müssen, bietet es sich jedoch an, mittels einer Hilfsspalte eine Vorfilterung vorzunehmen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Legen Sie neben Ihrer Liste eine Hilfsspalte an.
- In der Beispieltabelle ist das die Spalte D. Wenn die ersten Inhalte Ihrer Liste in der zweiten Zeile stehen und die Liste nach den Inhalten der Spalte B gefiltert werden sollen, tragen Sie in die Zelle D2 die folgende Formel ein:
=LINKS(B2;1)
Mit dieser Formel ermitteln Sie das erste Zeichen der Zelle B2, das für die Vorfilterung verwendet werden soll. - Diese Formel kopieren Sie in die darunter liegenden Zellen der Spalte D, in der Beispieltabelle bis zur letzten Zeile 30000. Die folgende Abbildung zeigt die Hilfsspalte in der Beispieltabelle:
- Falls noch nicht geschehen, versehen Sie Ihre Liste nun über das Menü DATEN und dem Befehl bzw. die Schaltfläche FILTER - AUTOFILTER (Excel bis einschließlich Version 2003) oder FIOLTERN (Excel ab Version 2007) mit den Listenfeldern für die automatische Filterung.
Für die Filterung wählen Sie nun in der Hilfsspalte den Anfangsbuchstaben des Zeichensatzes, nach dem Sie filtern wollen. Die folgende Abbildung zeigt das an der Beispieltabelle:
Nach der Auswahl des Anfangsbuchstabens werden nur noch die Listeninhalte angezeigt, die mit dem gewählten Zeichen beginnen:
In dieser nach der Hilfsspalte gefilterten Liste können Sie nun den AutoFilter auf die Spalte B anwenden und aus der Liste, die nun alle Inhalte mit dem gewünschten Anfangsbuchstaben enthält, den entsprechenden Inhalt auswählen:
Für den Fall, dass der beschriebene Vorfilter mit dem ersten Zeichen nicht ausreicht, können Sie in der Hilfsspalte auch die beiden ersten Zeichen anzeigen lassen. Die dazu benötigte Formel sieht für die zweite Zeile folgendermaßen aus:
=LINKS(B2;2)
Die beschriebene Methode des Vorfilterns können Sie nicht nur auf Textinhalte, sondern auch auf beliebige Zahlenfolgen, beispielsweise Postleitzahlen, anwenden.
