Die Konvertierung von Daten für Sortierzwecke
Die Konvertierung von Daten für Sortierzwecke

Listen mit Excel-Datumswerten nach Monaten und Tagen sortieren

So sortieren Sie Excel-Daten nach Monaten und Tagen und lassen Jahresangaben unberücksichtigt

Excel sortiert Datumsangaben grundsätzlich wie folgt. Zuerst wird nach dem Jahr, anschließend nach dem Monat und zuletzt nach der Tagesangabe sortiert.

In den meisten Fällen ist diese Sortierreihenfolge auch sinnvoll. Manchmal wird aber auch eine Sortierung ohne Jahresangaben benötigt. Ein klassisches Beispiel ist eine Geburtstagsliste. Hier soll üblicherweise die Jahresangabe außen vor bleiben und nur nach Tag und Monat sortiert werden.

So sortieren Sie Ihre Excel-Liste nach Tag und Monat

Das Problem bei dieser Aufgabenstellung besteht also darin, dass Excel bei der Sortierung von Datumsangaben immer auch das Jahr berücksichtigt. Der 31.12.2009 steht also vor 1.8.2010. Daher benötigen Sie eine Hilfsspalte, in der Sie die Datumswerte entsprechend zerlegen.

Wenn Sie die Tabelle nach Monaten und Tagen in der Form einer Geburtstagsliste ohne Berücksichtigung der Jahre sortieren wollen und das erste Datum in der Zelle A2 steht, verwenden Sie in der Hilfsspalte die folgende Formel:

=TEXT(A2;"MM.TT.")

Diese Formel kopieren Sie dann in der Hilfsspalte ausreichend weit nach unten. Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle:

Die Konvertierung von Daten für Sortierzwecke

Diese Hilfsspalte verwenden Sie anschließend im Dialogfenster DATEN - SORTIEREN. Wenn Sie die Sortierung erst nach Tagen und dann nach Monaten ausführen möchten, sieht die Formel folgendermaßen aus:

=TEXT(A2;"TT.MM.")

Beachten Sie, dass beide Formeln Text liefern, mit dem Sie nicht rechnen können. Bei Analysen müssen Sie sich also auf die Zellen mit den ursprünglichen Datumswerten beziehen.

Sollte diese Formel nicht klappen, können Sie auch anders vorgehen:

Dazu benötigen Sie ebenfalls eine zusätzliche Hilfsspalte, in der Sie das Sortierkriterium manuell zusammensetzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Erfassen Sie in Zelle C4 die folgende Formel:
    =MONAT(B4)+TAG(B4)/100
    Diese Formel verbindet Monat und Tag zum gewünschten Sortierkriterium.
  2. Kopieren Sie die Formel bis zur Zelle C23 nach unten.
  3. Markieren Sie nun den Bereich A3:C23.
  4. Rufen Sie über das Menü Daten | Sortieren und Filtern | Sortieren das gleichnamige Dialogfenster auf.
  5. Wählen Sie im Feld Sortieren nach den Eintrag Sortierspalte.
  6. Im Feld Sortieren nach legen Sie bitte die Option Werte fest.

Und im Feld Reihenfolge ist der Eintrag Nach Größe (aufsteigend) auszuwählen (siehe Abbildung).

Wenn Sie nun das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen, wird die Geburtstagsliste nach der Hilfsspalte C aufsteigend sortiert. Das Ergebnis sehen Sie in der folgenden Abbildung:

Hinweis zur Formel für die Sortierreihenfolge:

Mithilfe der Funktion MONAT() wird der Monat aus dem Datumswert ausgelesen.

Die Funktion TAG() ermittelt analog die Tagesangabe aus dem Datumswert.

Indem Sie den Tageswert durch 100 dividieren, wird sicher- gestellt, dass die Monatsangabe als primäres Sortierkriterium verwendet wird. Die Tagesangabe kann damit nie größer als 1 werden und demnach den kleinste Monatswert 1 auch nicht beeinflussen. Damit nimmt die Tagesangabe für die Sortierlogik eine entsprechend nachrangige Stellung ein.

Wie Sie in Excel-Tabellen nach einem Datum, Jahr oder einem Zeitraum filtern

Wenn Sie eine gefilterte Liste einsetzen, können Sie über die Filter nur die Daten einblenden, die Sie darstellen möchten. Aber wie filtern Sie nach einem bestimmten Datum oder nach einem Datumsbereich?

So filtern Sie nach einem einzelnen Datum in Excel

Die folgende Abbildung zeigt eine Liste mit historischen Bestellzahlen, die Sie filtern möchten:

Die AutoFilter sind in der Liste bereits eingestellt. In Spalte C der Liste sind Datumswerte zu den Datensätzen enthalten. Um die Liste so zu filtern, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die auf das Datum in Zelle D1 fallen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie den Filter in Spalte C an.
  2. Excel bis Version 2003: Wählen Sie aus der Filterliste den Eintrag BENUTZERDEFINIERT. Verwenden Sie Einstellung ENTSPRICHT aus der ersten Liste.
  3. Excel ab Version 2007: Wählen Sie aus der Filterliste den Eintrag ZAHLENFILTER - IST GLEICH.
  4. In allen Excel-Versionen geben Sie in das Eingabefeld dahinter das gewünschte Datum ein.
  5. Bestätigen Sie die Auswahl über die OK-Schaltfläche.

Excel wenden den gewünschten Filter sofort an. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:

So filtern Sie in Excel-Listen nach einem Jahr

Wenn Sie in einer Liste Datumsangaben aufgeführt haben, ist eine Filterung nach Jahren nicht ohne Weiteres möglich. Der benutzerdefinierte Filter „enthält 2011“ wird nämlich kein Datum aus dem Jahr 2011 finden.

Das liegt daran, dass Excel Datumswerte als fortlaufende Werte ab dem 1.1.1900 interpretiert und nur über die Formatierung in der uns vertrauten Form darstellt.

Trotzdem können Sie Ihre Listen auch nach bestimmten Jahren filtern. Sie müssen dazu allerdings eine zusätzliche Spalte einbinden, in der Sie die Jahre aus den Datumsangaben extrahieren. In der abgebildeten Arbeitsmappe sehen Sie eine Liste, die nach dem Jahr 2011 gefiltert ist.

Um diese Filterung anhand des Jahres 2011 vorzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Binden Sie die neue Spalte „Jahr“ ein, indem Sie in Zelle D3 den Text „Jahr“ eingeben.
  2.  Geben Sie die folgende Formel in Zelle D4 ein, um das Jahr der ersten Zeile der Liste zu berechnen:
    =JAHR(A4) 
  3. Kopieren Sie die Formel in alle Zeilen der Liste, um alle Jahre zu ermitteln.
  4. Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an.
  5. Schalten Sie über den Befehl „Daten – Filter – AutoFilter“ die AutoFilter für die Liste ein.
  6. Wählen Sie über das AutoFilter-Symbol der neuen Spalte „Jahr“ den Eintrag „2011“.

Beim Einsatz von Excel 2007 oder Excel 2010 finden Sie den Befehl zum Einbinden der AutoFilter unter „Filtern“ im Register „Daten“ der Multifunktionsleiste.

Beim Einsatz von Excel 2007 oder Excel 2010 finden Sie den Befehl zum Einbinden der AutoFilter unter „Filtern“ im Register „Daten“ der Multifunktionsleiste.

So filtern Sie nach einem Datumsbereich

Egal, ob es das Datum der Auftragserteilung oder der Auftragserledigung ist, das Filtern bestimmter Datumsbereiche ist für eine professionelle Ressourcenplanung unumgänglich.

Durch das Filtern Ihrer Daten können Sie auf einen Blick erkennen, wie viele Aufträge oder Aufgaben in einen bestimmten Zeitraum fallen.

In der abgebildeten Tabelle möchten Sie den Zeitraum vom 26.11.2011 bis 29.11.2011 filtern.

Über die AutoFilter erledigen Sie das mit den folgenden Schritten:

  1. Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an.
  2. Excel 2010 und 2007: Wählen Sie in der Multifunktionsleiste aus dem Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern den Befehl Filtern.
    Excel 2003: Aktivieren Sie den Menübefehl Daten Filter AutoFilter.
  3. Klicken Sie das AutoFilter-Icon rechts neben dem Spaltentitel Datum an.
  4. Wählen Sie den Befehl Datumsfilter Zwischen.
    Wählen Sie den Eintrag Benutzerdefiniert.
  5. Geben Sie die beiden Daten 26.11.2011 und 29.11.2011 ein.
    Wählen Sie in der ersten Auswahlliste ist nach oder gleich und geben Sie daneben 26.11.2011 ein. In der zweiten Liste wählen Sie ist vor oder gleich und geben daneben 29.11.2011 ein. Verwenden Sie dabei die Option Und
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Liste entsprechend zu filtern.

Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, die genau auf den Zeitraum eingegrenzt ist, den Sie betrachten möchten.  In der Liste werden nur die Datensätze dargestellt, die in den Zeitraum vom 26.11.2011 bis zum 29.11.2011 fallen. Um die Filterkriterien auf einen anderen Datumsbereich umzustellen, rufen Sie das Kommando AutoFilter erneut auf und legen neue Datumswerte für die Untergrenze und die Obergrenze fest.