Excel: Datumswerte automatisch nach Monaten und Tagen sortieren
Excel sortiert Datumsangaben grundsätzlich so: Zuerst wird nach dem Jahr, anschließend nach dem Monat und zuletzt nach der Tagesangabe sortiert. In den meisten Fällen ist diese Sortierreihenfolge auch sinnvoll. Manchmal wird aber auch eine Sortierung ohne Jahresangaben benötigt. Ein klassisches Beispiel ist eine Geburtstagsliste. Hier soll üblicherweise die Jahresangabe außen vor bleiben und nur nach Tag und Monat sortiert werden.
Mit dieser Formel sortieren Sie Ihre Excel-Liste chronologisch
Wenn Sie die Tabelle nach Monaten und Tagen in der Form einer Geburtstagsliste ohne Berücksichtigung der Jahre sortieren wollen und das erste Datum in der Zelle A2 steht, verwenden Sie in der Hilfsspalte die folgende Formel:
=TEXT(A2;“MM.TT.“)
Die Formel wenden Sie wie folgt an:
Legen Sie eine Hilfsspalte an, in der Sie sich die Ergebnisse anzeigen lassen möchten (im Beispiel „Formel“).
Klicken Sie auf die erste Zelle der Hilfsspalte.
Tippen oder fügen Sie in das Funktionsfeld (fx) die Formel: =TEXT(A2;“MM.TT.“) ein.
Stellen Sie sicher, dass die Funktion sich auf die richtige Zelle mit den korrekten Daten bezieht (im Beispiel steht das Datum in Zelle B2).
Drücken Sie auf Enter oder betätigen Sie den kleinen grünen Haken und fertig!
Diese Formel kopieren Sie dann in der Hilfsspalte ausreichend weit nach unten.
Die folgende Abbildung zeigt den Einsatz dieser Formel in einer Beispieltabelle (Datumswert steht hier in Zelle B2):
Diese Hilfsspalte verwenden Sie anschließend im Dialogfenster „Daten“. Wählen Sie dann „Sortieren“ um die gewünschte Reihenfolge einzustellen.
Wenn Sie die Sortierung erst nach Tagen und dann nach Monaten ausführen möchten, sieht die Formel folgendermaßen aus:
=TEXT(A2;“TT.MM.“)
Achtung! Formel liefert in Excel Text statt Zahlen
Beachten Sie, dass beide Formeln Text liefern, mit dem Sie nicht rechnen können. Bei Analysen müssen Sie sich also auf die Zellen mit den ursprünglichen Datumswerten beziehen.
Warum entstehen diese Probleme überhaupt bei der Sortierung von Daten in Excel?
Das Problem bei dieser Aufgabenstellung besteht darin, dass Excel bei der Sortierung von Datumsangaben immer auch das Jahr berücksichtigt. Der 31.12.2009 steht also vor 1.8.2010. Daher benötigen Sie eine Hilfsspalte, in der Sie die Datumswerte entsprechend zerlegen.
Ein anderes Vorgehen hilft bei Problemen beim Sortieren in Excel
Sollte Sie mit dieser Formel und dem anschließenden Sortieren Probleme haben, gibt es noch eine andere Vorgehensweise. Dazu benötigen Sie ebenfalls eine zusätzliche Hilfsspalte, in der Sie das Sortierkriterium manuell zusammensetzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Erfassen Sie in Zelle C4 die folgende Formel:
=MONAT(B4)+TAG(B4)/100
Diese Formel verbindet Monat und Tag zum gewünschten Sortierkriterium.
Die Formel wird in der Sortierspalte angewendet. Kopieren Sie die Formel bis zur Zelle C13 nach unten.
Die Formel wird nun in allen gewünschten Zellen angewendet. Markieren Sie nun den Bereich A3:C13.
Der gewünschte Bereich muss markiert werden. Rufen Sie über das Menü „Daten“ unter „Sortieren und Filtern“ den Punkt „Sortieren“ und damit das gleichnamige Dialogfenster auf.
Über das Dialogfenster können Ihre Daten sortiert werden. Wählen Sie im Feld „Sortieren nach“ den Eintrag „Sortierspalte“.
Im Feld „Sortieren nach“ legen Sie bitte die Option „Zellwerte“ fest.
Im Feld „Reihenfolge“ ist der Eintrag „Nach Größe (aufsteigend)“ auszuwählen (siehe Abbildung).
Die Daten werden nun nach aufsteigender Größe sortiert. Wenn Sie nun das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ bestätigen, wird die Geburtstagsliste nach der Hilfsspalte C aufsteigend sortiert. Das Ergebnis sehen Sie in der folgenden Abbildung:
Nach Monaten und Tagen sortierte Liste.
Hinweis für Excel Profis zur Formel für die Sortierreihenfolge
Mithilfe der Funktion MONAT() wird der Monat aus dem Datumswert ausgelesen.
Die Funktion TAG() ermittelt analog die Tagesangabe aus dem Datumswert.
Indem Sie den Tageswert durch 100 dividieren, wird sichergestellt, dass die Monatsangabe als primäres Sortierkriterium verwendet wird. Die Tagesangabe kann damit nie größer als 1 werden und demnach den kleinste Monatswert 1 auch nicht beeinflussen. Damit nimmt die Tagesangabe für die Sortierlogik eine entsprechend nachrangige Stellung ein.
Wenn Sie eine gefilterte Liste einsetzen, können Sie über die Filter nur die Daten einblenden, die Sie darstellen möchten. Aber wie filtern Sie nach einem bestimmten Datum oder nach einem Datumsbereich?
So filtern Sie nach einem einzelnen Datum in Excel
Die folgende Abbildung zeigt eine Liste mit historischen Bestellzahlen, die Sie filtern möchten:
Die Auto Filter sind in der Liste bereits eingestellt (Die kleinen grauen Pfeile). In Spalte C der Liste sind Datumswerte zu den Datensätzen enthalten. Um die Liste so zu filtern, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die auf das Datum in Zelle D1 fallen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Einzelnes Datum aus Tabelle filtern
Klicken Sie den Filter in Spalte C an (kleiner Pfeil, der nach unten zeigt).
Excel bis Version 2003: Wählen Sie aus der Filterliste den Eintrag „Benutzerdefiniert“. Verwenden Sie Einstellung „Entspricht“ aus der ersten Liste.
Excel ab Version 2007: Wählen Sie aus der Filterliste unter „Datumsfilter“ den Eintrag „Ist gleich“.
Der Datumsfilter "Ist gleich" wird ausgewählt. In allen Excel-Versionen geben Sie hinter das Eingabefeld „entspricht“ das gewünschte Datum ein (im Beispiel der 13.05.2009).
Im benutzerdefinierten AutoFilter geben Sie das gewünschte Datum ein. Bestätigen Sie die Auswahl über die OK-Schaltfläche.
Excel wenden den gewünschten Filter sofort an. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:
Es werden nur noch die Daten mit dem gewünschten Datum angezeigt.
So filtern Sie in Excel-Listen nach einem Jahr
Wenn Sie in einer Liste Datumsangaben aufgeführt haben, ist eine Filterung nach Jahren nicht ohne weiteres möglich. Der benutzerdefinierte Filter „enthält 2011“ wird nämlich kein Datum aus dem Jahr 2011 finden. Das liegt daran, dass Excel Datumswerte als fortlaufende Werte ab dem 1.1.1900 interpretiert und nur über die Formatierung in der uns vertrauten Form darstellt.
Kleiner Kniff um in Excel trotzdem nach Jahreszahlen zu filtern
Trotzdem können Sie Ihre Listen auch nach bestimmten Jahren filtern. Sie müssen dazu allerdings eine zusätzliche Spalte einbinden, in der Sie die Jahre aus den Datumsangaben extrahieren. In der abgebildeten Arbeitsmappe sehen Sie eine Liste, die nach dem Jahr 2011 gefiltert ist:
Um diese Filterung anhand des Jahres 2011 vorzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
Binden Sie die neue Spalte „Jahr“ ein, indem Sie in Zelle D3 den Text „Jahr“ eingeben.
Geben Sie die folgende Formel in Zelle D4 ein, um das Jahr der ersten Zeile der Liste zu berechnen:
=JAHR(A4)
Die Formel JAHR wird in die gewünschten Zellen eingetragen. Kopieren Sie die Formel in alle Zeilen der Liste, um alle Jahre zu ermitteln.
Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an.
Schalten Sie über den Befehl „Filtern“ im Bereich „Daten“ die Auto Filter für die Liste ein (kleine Pfeile).
Die Filterfunktion aktivieren Wählen Sie über das Auto Filter-Symbol der neuen Spalte „Jahr“ den Eintrag „2011“ und klicken Sie auf „Ok“.
Über die Filterfunktion das gewünschte Jahr auswählen.
Beim Einsatz von Excel-Versionen vor 2007 finden Sie den Befehl zum Einbinden der Auto Filter unter „Daten“ und „Filter“.
So sortieren und filtern Sie in Excel ein Datum „von bis“
Egal ob es das Datum der Auftragserteilung oder der Auftragserledigung ist, das Filtern bestimmter Datumsbereiche ist für eine professionelle Ressourcenplanung unumgänglich. Durch das Filtern Ihrer Daten können Sie auf einen Blick erkennen, wie viele Aufträge oder Aufgaben in einen bestimmten Zeitraum fallen.
Beispiel: In Excel Tabelle nach einem bestimmten Datum filtern
Sie wollen nun zum Beispiel in der abgebildeten Tabelle den Zeitraum vom 30.11.2020 bis 05.12.2020 filtern.
Über die Auto Filter Funktion erledigen Sie das mit den folgenden Schritten:
Klicken Sie eine beliebige Zelle der Liste an.
Wählen Sie in der Multifunktionsleiste aus dem Register „Daten“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ den Befehl „Filtern“ aus.
(Excel Version 2003: Aktivieren Sie den Menübefehl Daten > Filter > Auto Filter)
Aktivieren Sie den Autofilter in er Menüleiste Es erscheint das Auto Filter Icon rechts neben dem Spaltentitel (Kleiner Pfeil). Klicken sie auf das Icon neben „Datum“.
Die Filterfunktion wurde aktiviert Wählen Sie im erscheinenden Menü den Befehl „Datumsfilter“ und im Anschluss die Funktion „Zwischen…“.
Datumsfilter "Zwischen" wählen Wählen Sie in der ersten Auswahlliste „ist nach oder gleich“ und geben Sie daneben „30.11.2020“ ein. In der zweiten Liste wählen Sie „ist vor oder gleich“ und geben daneben 05.12.2020 ein. Verwenden Sie dabei die Option „Und“.
Definieren Sie den Datumsbereich, der gefiltert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um die Liste entsprechend zu filtern.
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste, die genau auf den Zeitraum vom 30.11.2020 und dem 05.12.2020 eingegrenzt ist. Alle Datensätze, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden ausgeblendet. Um die Filterkriterien auf einen anderen Datumsbereich umzustellen, rufen Sie das Kommando Auto Filter erneut auf. Legen Sie im Anschluss neue Datumswerte für die Untergrenze und die Obergrenze fest.
Excel zeigt nur die Datensätze des ausgewählten Zeitraumes an.
Die Screenshots wurden mit Excel Version 2016 aufgenommen.
FAQ
Wie kann ich eine Geburtstagsliste in Excel sortieren?
Nutzen Sie hierzu einfach eine Hilfsspalte, die Sie zusätzlich einführen. In dieser Hilfsspalte können Sie sich das Datum ohne Jahreszahl anzeigen lassen. Im Anschluss können Sie dann über die Sortierfunktion die Geburtstage genau der Reihenfolge nach sortieren lassen.
In Excel nach Zahlen sortieren funktioniert nicht. Was kann ich tun?
Wenn alle Möglichkeiten nach Zahlen zu sortieren nicht funktionieren, liegt das Problem manchmal an Tabellenvorlagen die im Hintergrund aktiv sind. Versuchen Sie zunächst, schrittweise alle Formatierungen der betroffenen Zellen zu löschen. Oft findet sich hier das Problem. Wenn das nicht klappt, kopieren Sie einfach die gesamte Tabelle und fügen diese über die Einfüge Funktion „Werte und Quellenformatierung“ in eine neues Tabellenblatt.
Excel erkennt das Datum nicht. Was ist die Lösung?
Manchmal stellt sich Excel quer und will ein eingegebenes Datum einfach nicht als solches erkennen und darstellen. Wenn nichts mehr hilft, erzeugen Sie eine neue Spalte neben der alten. Klicken sie rechts auf die neue Spalte und wählen Sie „Zellen formatieren…“. Im Menü, das sich öffnet, wählen Sie „Datum“ aus und klicken auf „Ok“. Markieren und kopieren Sie nun die alte Spalte, die nicht funktioniert hat, und fügen Sie die kopierten Werte über die Einfüge Funktion „Werte (W)“ in die neue Spalte ein. Im Anschluss löschen Sie die alte Spalte.
