Quicktipps zu E-Mails

10. März 2017
Monika Rohn (Herausgeberin) Von Monika Rohn (Herausgeberin), Office, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials ...

Natürlich wissen Sie, wie Sie schnell eine neue E-Mail anlegen. Trotzdem kann die erste Methode, die wir Ihnen gleich vorstellen, hilfreich sein. Und die zweite Methode, mit der Sie gleich den Inhalt der Zwischenablage in die neue E-Mail einfügen, ist extrem praktisch.

Neue E-Mail öffnen 

Mit einem Doppelklick auf eine freie Stelle in einem Ordner oder im Posteingang öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie eine neue E-Mail schreiben können.

Das funktioniert allerdings nur auf freien Stellen unterhalb der E-Mail-Liste – sonst öffnet Outlook die E-Mail, neben die Sie geklickt haben. Sie können jedoch die E-Mail-Liste ausblenden, indem Sie in Outlook bis Version 2007 auf das Plus-Icon neben der Spalte, nach der gerade gruppiert wird, klicken. In Outlook 2010 minimieren Sie die Liste durch einen Klick auf das schwarze Dreieck neben der gruppierten Spalte.

Inhalt der Zwischenablage versenden

Sie haben in Outlook oder in einem anderen Programm etwas geschrieben und wollen diesen Text als E-Mail (oder als Teil einer E-Mail) versenden?

  1. Markieren Sie den Textabschnitt und kopieren Sie ihn mit Strg+C in die Zwischenablage.
  2. Wechseln Sie nach Outlook (egal, welches Modul gerade geöffnet ist).
  3. Drücken Sie Umschalt+Einfg – schon öffnet Outlook ein neues E-Mail-Fenster und kopiert den Inhalt der Zwischenablage hinein.

Falls kein E-Mail-Fenster erscheint, klicken Sie irgendein Element im Outlook-Fenster an (das kann auch ein Termin oder ein Kontakt sein) und drücken noch mal Umschalt+Einfg.

Einladungen annehmen bzw. ablehnen

Sie haben eine Besprechungsanfrage erhalten? Wenn Sie sie annehmen wollen, wählen Sie sie im Posteingang aus und drücken Alt+C („c“ für „aCcept“, übersetzt: „akzeptieren“). Wenn Sie sie ablehnen wollen, wählen Sie sie aus und drücken Alt+D („D“ für „decline“, auf Deutsch „ablehnen“).

Letzte Suche wiederholen

Sicher wissen Sie, dass Sie in einer längeren E-Mail mit Bearbeiten ⇒ Suchen (bis Outlook 2003) bzw. Nachricht ⇒ Suchen bzw. mit dem Tastenkürzel F4 nach einer Zeichenkette suchen können. Solange Sie den Suchdialog geöffnet haben, können Sie mit dem Button Weitersuchen zur jeweils nächsten Fundstelle springen.

Wenn Sie den Dialog aber wieder geschlossen haben, drücken Sie die Tastenkombination Umschalt+F4 – schon springt Outlook zur nächsten Fundstelle, ohne erst den Dialog zu öffnen.

Sobald Sie an der letzten Fundstelle angelangt sind, zeigt Outlook eine entsprechende Meldung an.

Schnell sortieren und suchen

Sie wollen alle E-Mails aus dem aktuellen Ordner anzeigen lassen, die von einem bestimmten Absender stammen? In Outlook bis Version 2007 gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in das Suchfeld bzw. drücken Sie Strg+E, um den Cursor in das Suchfeld zu setzen.
  2. Tippen Sie die ersten Buchstaben des Absendernamens ein. Outlook filtert nun alle E-Mails aus, die im Absender, im Betreff bzw. im Nachrichtentext den eingegebenen Suchtext enthalten.
  3. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Von, damit die E-Mails von diesem Absender zusammen angezeigt werden.

In Outlook 2010 gibt es eine schnellere Variante (aber leider erst ab dieser Version):

  1. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Von, um nach dieser Spalte sortieren zu lassen. Auf diese Weise werden alle E-Mails jedes Absenders untereinander angezeigt.
  2. Geben Sie die ersten Buchstaben ein, mit denen der Absendernamen beginnt. Damit springen Sie zur ersten E-Mail dieses Absenders.

Adresse vervollständigen lassen

Normalerweise schlägt Outlook bereits verwendete E-Mail-Adressen vor, sobald Sie ein, zwei Buchstaben ins An-Feld eingegeben haben. Dabei durchsucht Outlook die Liste der bereits früher eingegebenen E-Mail-Adressen (die AutoVervollständigen-Liste). Falls das nicht passiert, können Sie nach der Eingabe mit Strg+K nach passenden Einträgen im Adressbuch suchen lassen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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