So sorgen Sie in Outlook dafür, dass Ihnen nichts Wichtiges durch die Lappen geht

26. April 2018
Martin Vieten Von Martin Vieten, News & Trends, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials, Photoshop Elements, Digital Fotografieren, Multimedia ...

Auch bei einem wasserdichten Planungssystem kann man immer mal etwas übersehen: Termine, Fristen oder die Erledigung einer Aufgabe. Outlook bietet eine ganze Reihe von Funktionen, die Ihnen dabei helfen, wichtige Dinge nicht aus den Augen zu verlieren und rechtzeitig zum Beispiel an Termine oder die Vorbereitung dafür zu denken.

Nutzen Sie Erinnerungen

Damit Sie auch wirklich an einen Termin oder an die Erledigung einer Aufgabe denken und sie nicht im täglichen Trubel vergessen, können Sie sich von Outlook daran erinnern lassen. Outlook zeigt dazu ein Fenster mit dem Hinweis auf den Termin/die Aufgabe an und lässt zudem ein akustisches Signal erklingen.

Dazu wählen Sie bei Terminen im Feld Erinnerung den gewünschten Vorlauf aus A. Im Beispiel erscheint drei Tage vor dem Termin eine Benachrichtigung. Bei Aufgaben und Nachverfolgungen (siehe nächster Abschnitt) setzen Sie ein Häkchen im Feld Erinnerung und wählen das Datum sowie die Uhrzeit, zu der die Benachrichtigung erscheinen soll.

Outlook bietet außerdem die Möglichkeit, automatisch für jeden Termin oder jede Aufgabe eine Erinnerung einzuschalten. Nutzen Sie dazu den Befehl Datei – Optionen – Kalender bzw. Aufgaben. Dann erscheint die Erinnerung für Aufgaben am Fälligkeitstag zu einer festen Uhrzeit. Ich persönlich nde das allerdings nicht sinnvoll, weil dann bei Terminen ein fester Erinnerungsvorlauf voreingestellt ist, der für mich in den meisten Fällen nicht passt.

Nutzen Sie die Nachverfolgungs-Funktion für Wiedervorlagen

Wenn Sie an ein Telefonat oder die Antwort auf eine E-Mail denken wollen, können Sie dafür eine Aufgabe (mit oder ohne Erinnerung) anlegen. Oder Sie nutzen die praktische Wiedervorlagefunktion: Hier tragen Sie eine Aufgabe in den Aufgabenplaner ein und verknüpfen mit ihr die Kontaktdaten bzw. die E-Mail, auf die Sie antworten wollen. Am schnellsten geht das, wenn Sie den Kontakt bzw. die E-Mail auswählen, den Befehl Start – Zur Nachverfolgung aufrufen, Benutzerdefiniert auswählen, ein Fälligkeitsdatum eintragen und auf Wunsch auch eine Erinnerung festlegen B. Im Menü Zur Nachverfolgung stehen außerdem vordefinierte Fälligkeitsdaten wie Heute, Morgen etc. zur Auswahl. Es wird jedoch keine Erinnerung angezeigt. Dazu müssten Sie nach der Auswahl noch Start – Zur Nachverfolgung – Erinnerung hinzufügen aufrufen.

Nutzen Sie Ordner oder Suchordner

Ordner sind ein weiteres Outlook-Element, das sich gut dazu A eignet, wichtige Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren, z. B. ein „To-Do“-Ordner, in den Sie alle E-Mails verschieben, die noch eine Aktion erfordern. Im Unterschied zur Nachverfolgung wird für sie kein Fälligkeitstermin festgelegt. Sie müssen also selbst daran denken, im Ordner nachzuschauen und die noch offenen E-Mails zu beantworten. Das bietet sich an, wenn Sie sich ohnehin feste Zeiten zur Beantwortung von E- Mails reserviert haben. Sobald Sie die E-Mail beantwortet haben, verschieben Sie sie in den Ordner, in dem Sie sie archivieren wollen.

Sehr praktisch ist auch der bereits in Outlook vordefinierte Suchordner Zur Nachverfolgung, den Sie am Ende der Ordnerliste finden. Wenn Sie diesen Ordner öffnen, sucht Outlook blitzschnell alle E-Mails zusammen, die Sie zur Nachverfolgung markiert haben, und zeigt sie an. So haben Sie sofort einen Überblick, ähnlich wie in dem gerade beschriebenen To-Do-Ordner. Ein Unterschied ist, dass der Suchordner die zur Nachverfolgung markierten E-Mails aus dem gesamten Posteingang und den darin enthaltenen Ordnern zusammensucht, also auch E-Mails anzeigt, die Sie schon in dem jeweiligen Kundenordner abgelegt haben.

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